還記得剛出社會時，每次遇到例行的報告，都像是一場硬仗。明明是嘔心瀝血熬夜做出來的，卻被老闆在台上嫌到一文不值，提出的問題也都無法回答，當下心理除了感到洩氣外，也搞不懂自己到底做錯了什麼？
對於例行性報告，通常會有既定的報告模式及流程，不管格式好或不好都是大家習慣的，很多新夥伴可能會想說我的方式比較好，就直接用自己的方式去做。
這個想法本身並沒有錯，但如果報告流程變動太大或是無法快速讓老闆進入狀況，就很容易就會被飆，所以會建議循序漸進，先用小部分的優化測試老闆接受程度，再慢慢掌握老闆的接受度逐步調整會比較好。
2. 報告不是拍連續劇，先講結論再補充細節。
我自己一開始也是轉不過來，報告方式都是「這週我們進行了多項任務，首先從A開始，然後進行了B+C，接著又做了C與D，最後遇到了一些困難，然後C變成C-，D後續決定停止」，但結果長官還是聽得霧颯颯， 直問你重點到底在哪裡？
現在我會「成果＋問題＋對策」的格式說明，「這週專案已完成七成，目前進度領先排程三天。但在測試階段遇到系統延遲，目前已請IT協助優化，預計週五恢復正常。」
除非老闆想要再聽延遲問題說明，不然就會結束報告。不用擔心報告時間太短，老闆會決定自己想聽什麼。
3. 能用表跟圖就不要硬寫字
在工廠工作，照片、圖示、流程圖，就是最好的翻譯， 所以我習慣用照片+示意圖去做報告，透過照片展示後只要加幾個字描述或是標註，就能夠簡單呈現自己的想法，除了報告製作時間也能縮短，內容也更豐富。一張圖代替三百字，讓主管一看就懂。
4. 報告強調你是如何解決問題
我以前會在報告中強調專案未完成，是因為自己遇到種種困難，然後才會變成延誤，然後期待老闆會摸摸頭說你辛苦了。但時間久了老闆感覺看到我就跟看到失敗畫上等號，對於未來發展並沒有幫助。
大家都會累，也都會卡關。但重要的是「遇到問題、但還是想辦法搞定」的人，後來就要求自己，報告可以呈現困難但要有正向結果，這樣老闆反而能夠了解到這些成功，不是舉手可得。而是經過很多的努力克服挑戰才達成。
5. 準備補充資料，才能不被問倒。
因為每位長官重視的點不同，所以很難用基本報告就準備到位，針對準備幾張補充細節資料，可以讓長官發問時馬上進行回覆，也能夠讓長官眼睛一亮。
最後做個總結，如何讓自己能夠快速做出一份有邏輯有重點的報告，其實並不是只有在報告時才在思考，平常發Mail時、成員溝通時、工作規劃時就都可以把這些思維加入進去，才能夠更有效的進行刻意練習，報告只是正常輸出罷了。
重點回顧：
1. 瞭解老闆慣用格式，溝通效率才不落拍
2. 結論先講，細節補充，抓住黃金30秒
3. 善用圖像化資料，讓主管一看就懂
4. 報告要講你怎麼解決問題，不是自己有多苦
5. 提前準備Q&A資料，讓你的應對更從容
再完美的報告資料，沒有進行預講或是Q&A演練，實際上場還是可能會卡頓延遲，所以不要因為疏忽演練，將90分的報告內容講成70分，這是非常可惜的。
