1/會議上的常見困境：決策模糊不清，缺乏明確執行方向
分享一個真實案例：在一次重要的產品會議中，團隊討論要推出一項新功能。雖然表面上大家都點頭同意，但每個人臉上都寫著猶豫和遲疑。最後，會議在一片敷衍的握手和「好」聲中結束了。 令人遺憾但不意外的是，整整一週過去後，這項功能毫無進展。原因很簡單：沒有人確切知道該由誰負責執行，更沒有人敢於站出來做最後的決策拍板。這種情況在專案管理中非常普遍，但其實是可以避免的。
2/破解專案推進困境的關鍵：認識 RACI 責任矩陣
在尋找解決方案的過程中，我接觸到了 RACI 這套專業的責任分工模型。這個模型不僅能夠釐清每個人的角色，更能確保專案順利推進。RACI 是一個精心設計的責任矩陣，由四個重要角色組成：
- Responsible（責任執行者）：這些是實際負責完成任務的關鍵人員，他們必須具備相應的技能和資源，確保工作能夠按時完成
- Accountable（拍板主管）：這是最終決策者，對專案結果承擔全部責任。為避免決策衝突，這個角色必須限定為單一人員
- Consulted（諮詢對象）：這些是在決策前需要徵詢意見的專業人士，他們的建議和觀點對項目的成功至關重要
- Informed（知會對象）：這類人員只需要了解最終結果，不必參與決策過程，但保持他們的知情權對專案的整體協調很重要
3/實務應用：RACI 在專案管理中的具體運用
讓我們以「新功能上線時間」這個常見場景為例，說明如何合理分配各個角色：- R: 工程師、設計師（直接負責開發和設計工作的核心執行團隊）
- A: 產品管理 PM（統籌專案進度，最終確定上線時間的決策者）
- C: 業務、經營團隊（提供市場需求和營運考量的重要參考意見）
- I: 行銷、顧問（需要知道最終決策以配合後續工作）
透過這樣清晰的 RACI 分工，每次會議都能事半功倍：與會者都很清楚自己扮演什麼角色，知道該在什麼時候發表意見、誰該做最後決策、哪些人需要提供關鍵資訊，以及誰只需要在最後知道結果即可。這大大提高了會議效率和決策品質。
4/常見陷阱：沒有應用 RACI 可能導致的問題
- 決策權責混亂：許多人都想擔任決策者(A)的角色，卻沒有人願意承擔實際執行者(R)的責任，導致專案停滯不前
- 多頭馬車：出現多個決策者(A)同時進行決策，造成團隊方向不一致，甚至產生嚴重的內部衝突
- 會議效率低落：過度邀請只需被通知(I)的人員參與決策討論，不僅浪費時間，還可能讓會議失去重點，遲遲無法達成共識
5/ 透過 RACI 模型，讓 PM 從雜務處理者蛻變為專業決策推動者
RACI 模型的價值不在於追求完美無缺的流程，而是在於提供一個清晰的框架，幫助團隊提升決策效率，加快專案推進速度。它能讓專案管理從混亂的「誰都可以、但誰都不做」狀態，轉變為有條理的專業管理模式。
雖然不需要死記硬背 RACI 的每個細節，但當你發現會議陷入「有結論卻無人願意承擔」的困境時，不妨嘗試引入這個模型。它不僅能幫助釐清每個人的角色和責任，更能讓專案在明確的方向指引下，穩健地向前推進。透過妥善運用 RACI，你將能夠有效化解專案中的決策困境，讓團隊合作更加順暢。
