1/以前我以為,別人說急,就要馬上做
當 PM 的第一年,我幾乎聽到「這個很急」,就立刻插隊、改排程、趕著給答案。覺得自己反應快,就是負責任、配合度高、值得信賴。
但後來我發現,我其實不是在幫團隊,而是在失控地救火。
2/用 Eisenhower 矩陣想清楚「急」和「重要」的區別
後來我接觸到一個很有名的時間管理框架:Eisenhower 矩陣。它把事情分成四象限:
- 緊急且重要 → 優先處理
- 不緊急但重要 → 規劃執行
- 緊急但不重要 → 能 delegte 就 delegate
- 不緊急且不重要 → 視情況捨棄
我才意識到,很多我當下「馬上跳進去處理」的任務,其實只是緊急但不重要。 學會用這個框架看事情之後,我才開始敢說「這不急」,而且說得有根有據。
3/說「這不急」不是擺爛,而是展現判斷力
真正讓我轉變的,是某次內部會議上,我說:「這一項先不排,因為它不急,且目前沒有明確影響。」
結果主管點頭,工程師也鬆了一口氣。 我才發現:
- 當你能說明「為什麼這不急」
- 能清楚判斷什麼要現在、什麼可以後面 → 團隊反而更信任你。
這不是拖延,而是合理排序與資源管理。
4/我建立了一套「優先順序判斷公式」
我自己後來用這三個角度來判斷任務急不急:
- 影響層面(Scope):影響用戶多廣、系統多深?
- 風險高低(Risk):不處理的話,會導致損失嗎?
- 時間敏感(Time):有沒有硬性時效、外部依賴?
符合這三項的才真的「急」。只符合一項的,通常可以放進下輪排程觀察。
5/節奏感,是PM最難教但最有影響力的能力
節奏不是教條,而是你能不能幫整個團隊「呼吸得來」的節奏。 這需要:
- 統整上下游需求的能力
- 向上管理、守住進度邊界的能力
- 協調內部焦慮情緒的溝通能力
學會說「這不急」,其實是你站穩 PM 核心角色的第一步。
6/留下我最常說的一句話:不急,但我在追蹤
現在我最常說的一句是:「這不急,但我有記下來在追蹤。」
這句話的魔法是:
- 表示你有在聽,不是忽略
- 給了時間空間,也給了承諾
- 減少對方焦慮,也讓自己保有節奏主導權
PM不是要當所有人的即時客服,而是要當節奏的守門人。