【不管這三件事,走了20年的路也還是會跌倒】

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7月底因為轉換到新公司,面對新職位的工作挑戰,同時也要學習新系統、不同的人事物,整體負擔是非常重的,所以決定先暫停發文跟其他活動,全心去面對工作挑戰。


前幾天跟新的同事聊天時,提到為何很多工作20年的資深老手,還是會犯一些新人的錯誤,想要詢問管理的要點,所以我跟他提了一下我的管理心法。


在職場工作時,不論新人或老手,都會遇到一個共同的挑戰:

一開始當我們不熟悉時,工作時往往兢兢業業,但當我們熟悉到幾乎可以閉著眼走時,反而最容易忽略那些微小的危險。


日常所做的每一個動作,都算是一個事件】

這裡所提到的「事件」,並不是指的那種特殊事件,而是日常生活中的每一個動作流程,打從你起床後去刷牙,或者是走路上班,又可能是工作上的日常檢查,以及生產動作或是打訂單。


這些看似一直重複固定的作業裡,因為相似度高,所以雖然一開始執行時會不適應,但一段時間後就能夠熟悉,也因為我們能夠預判接下來會發生的動作,所以速度上能夠更快更輕鬆。


環境的變化,是真正挑戰的第一步】

雖然事件的進行是固定的,但絕對不是永遠不變,就像是牙膏可能會用完,誘惑是走路時突然遇到地上有積水、油漬,甚至有東西掉在路上。當事件的環境改變後,就表示無法再透過一般的思緒進行處置,而問題的發生也往往會出現在這一塊


注意力永遠是發現問題的關鍵要素】

而工作中最容易會被忽略的就是「注意力」。你有曾經發生過,日常騎車回家時突然腦袋放空嗎? 然後連自己怎麼騎車回家都沒有印象,在環境變動不大的情況下不一定會有問題,但當前車有急停時,就不是能夠及時反應過來。


這就像是我們走路時,那怕是走了好幾年的路,但如果眼睛一直盯著手機,地上的水坑就算很大一攤,你也不會看見。工作中同樣如此,只要人失去了警訊,就可能會踩到陷阱出錯。


管理的心法,不管是老手還是新手,都是相同的】

1. 事件:簡化流程、減少失誤空間。

一個事件的過程內容或作法越模糊,當然就表示會出現更多變動,這樣的情況下不僅同仁需要更多思考,速度跟效率當然也無法提升,所以如何讓事件動作更清楚明確,這不僅是在工作上,個人生活管理上也有很大的幫助。


事件流程能不能更簡單?有沒有機會改為自動化?能不能減少人為操作的風險?這些都能更大層度去降低錯誤風險。


2. 環境:預防異常、降低變化衝擊。

雖然透過事件建立,可以降低大部分的變化,但環境的挑戰在於,它往往不是每天都會出現,可是一旦出現後,如果沒有準備,就很容易造成團隊或個人手忙腳亂。


管理在這裡能做的,是盡量降低「環境發生的頻率」、「建立異常時立即的處理做法」,這樣才能讓團隊遇到變化時不會完全失措。


3. 注意力:維持警覺、確保反應速度。

有時候我們會聽到有些主管在講說,團隊好像「螺絲鬆了」,其實意思就是就算我們想了再多的解法,立了再多的規定,但不會注意的就是不會注意。


這其實才是管理最困難的,不是單純用很多規定去壓,而是需要透過文化去塑造,讓團隊養成習慣,看到有異常就會停下來檢查、遇到有疑慮會開口詢問、聽到警訊就會馬上反應,這樣才能夠真正去避免風險及錯誤。


老手出錯的機率確實比較低,但輕忽注意的老手同樣也會做錯】

當我們將事件設計得越穩,環境變化的影響就越小;而且當大家的注意力維持在一定高度,環境變化就算發生,也能及時調整,不至於會讓事件失控。


就像每天走同一條路,你知道哪裡是彎道、哪裡會積水,但你還是會在下雨天時提前準備好傘,也會記得在地上濕滑時放慢腳步,而不是漏掉忘記帶傘,然後心中想著自己很會跑步,就選擇在雨中淋雨快速奔跑。


管理的本質心法,不是要用滿滿的規定把人管死,而是要創造一個「就算是新手或老手,就算走老路,也不會被絆倒」的狀態。


事件+環境+注意力,這三個層次就像三道保護網,缺一不可。

而主管的責任就是將這件事情,轉化成實際的執行方針,並且讓團隊成員可以更順利的進行每日的作業。

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