用 AI 解決客戶來訪流程，不一定要花錢

今天是 2025 年 12 月 11 日，星期四。今天是很開心的一天，聽到好幾位 AI 專案管理班的學生分享他所設計的 AI 解決方案，因為優秀的作品很多，我慢慢跟大家介紹喔。如果大家喜歡，就請按讚、訂閱跟分享。阿不是啦，其實只要多多關注楊老師的AI365頻道及Blog就可以了。

班上有一位年紀很輕的小女孩，名字叫做 Carina。話說我認識的 Carina 有兩三位，都是蠻漂亮的咧，這名字真的還不錯。我們班這位 Carina 工作經驗沒有很多，先前是在竹科一間小公司當了一年多的行政跟總機，可能是許多雜事都會調到她頭上吧！台灣的職場好像就是這樣，年輕人會比較辛苦一點，要努力撐過去。

因為來我們班上學到如何運用 Make 做到多節點 APP 的流程自動化，還有 Notion 資訊平台的運用嘛！而且是我教的喔！她腦筋動得很快，馬上就想到以前的經驗跟痛點，設計了一個專案作品，叫做是「OfficeMINI 訪客自動同步系統」，我看了就覺得很棒耶。她的整個 OfficeMINI 系統把流程串成一條：訪客只要填一次 Google 表單，資料就會透過 Make 自動寫入 Google Sheet、同步到 Notion 資料庫，再由 LINE 與 Gmail 即時通知主管；中間她還挑戰加入 Gemini AI 的智慧化功能，幫行政人員判斷訪客類型與重要程度，寫出貼心的行政提醒。

哇，其實她根本就不是資訊背景的耶，居然能自己搞定流程自動化的部分，完成MVP的設計，而且能做到很好的展示。實在是太厲害了。你可能會說，或許是老師教得好，這就不是我要謙虛了，因為她用的一些模組，楊老師自己也沒有用過，她完全是自己「舉一反三」自己搞定的，我還得跟她請教一下裡面的幾個眉角咧！

Carina 說，我希望這個專案能真正替行政和主管省下時間。對行政來說，可以減少抄寫、整理資料和一個一個通知的瑣事，把心力留給需要判斷與溝通的工作；因為，很多公司同仁也會詢問行政關於訪客的問題，像是採購課同仁會問：某某物流昨天有沒有來送貨，倉庫沒點到貨；職安課同仁會需要統計去年一整年找廠務的訪客有多少？這第一線人員真的就是公司的門面啊，太重要了！

Carina 說，主管通常很忙，要做更重要的事情，這個系統可以讓他們只要去看 LINE 或 Gmail ，即使不在座位上，也能掌握訪客狀況。另外 Carina 也想證明一下：即使是第一線的行政人員，不一定要多資深，也不必是資訊背景，只要能理解流程與需求，就有能力主動提出數位化解決方案，成為公司內部小小的數位轉型推動者。

大家一定很想知道 Carina 用到哪些系統吧？也想知道資訊流是怎麼跑的吧？讓我偷偷劇透一下喔。首先是訪客填寫 Google 表單，會由 Google Sheet 接收資料，這部分算是很單純，許多人都會，但是， Carina 運用 Make 去偵測資料表中有沒有新的資料進來，然後串接 API Key 去傳給 Google Gemini AI，產生行政建議，再寫進 Notion 做好訪客記錄，並且發 LINE & Gmail 通知給老闆。她使用到的技術與工具包含以下幾個：運用 Make 做情境流程設計與錯誤備援設定，使用 Google 表單與試算表做到欄位規劃、資料清洗，然後很重要的是Notion 資料庫的結構設計，包含：今日訪客、已完成訪客、預約紀錄等資料庫表格，還有畫龍點睛的Gemini 提示詞設計，讓 AI 依規則輸出固定格式的文字，最後是資訊流的終點，做到 LINE 與 Gmail 自動通知設定。

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以上部分都已經完成了，後續還可以繼續挑戰的是 Notion 訪客資料庫的完整設定，加入更完整的權限與資安規劃，製作訪客統計 Dashboard，以及讓更多部門實際試用與調整細節。

Carina 跟我說，這個專案是她一個很重要的轉折點，它可以證明自己不只是一個只會照流程做事的行政人員，而是可以觀察問題、設計流程、整合工具，真正做出一個 MVP 的人，這讓她在未來轉職軟體 PM／企劃人員等相關職務時，多了一個很具體的作品與信心。

另外，這個專案雖然不大，但提供了一個可複製的想法，想做到前台訪客管理，不一定要買昂貴的系統，中小企業也可以用雲端工具＋自動化＋一點 AI，就打造輕量的訪客報到解決方案。這樣的做法不只適用在科技公司，也可以延伸到診所、補習班、共同工作空間等需要訪客管理的場域，讓更多行政從重複勞務中被解放出來。

未來，我相信有流程自動化設計能力、能設計 Agentic AI 的 Carina 一定可以華麗轉身，成為公司不可或缺的一員大將。如果你們公司需要這樣的人才，看是企劃人員、軟體專案管理，還是急需產品或專案經理，請跟楊老師聯繫喔，免費推薦給你喔。