打造超級幕僚#10｜幕僚的會議力：會議只能瞎說與尬聊？一張圖告訴你如何展現控場力，讓會議畫下完美句點

• 對策一、用肢體語言讓對方感受到善意、營造對話氛圍
• 對策二、陷入尬聊了，不動聲色地轉移話題
• 對策三、會議上有效溝通的四種能力：閒聊、評論、提問、引導

• 幕僚的會議力：從引導到主導，如何在會議上展現高效的溝通力？
• 幕僚的會議力：會議上有效溝通的四種能力，閒聊、評論、提問與引導

▌會議開始前的事先準備：進行「對焦共識」是目標

會議的第一個階段，是會議開始前的事先準備，這是決定會議成功與否的關鍵。

懂得掌控會議運作的人，甚至在會議開始前就已經確認了與會者對於會議議題的意向，哪些人會支持？哪些人會反對？有哪些可能的突發問題會被提出？應對的對策也早就了然於心。

在這個階段，我們要控場的是「對焦共識」這個目標，也就是能明確地傳達開會的目的和理由，並且讓所有與會者都有清楚的共識，降低不確定性、提高會議參與度。

事先準備的目的，是為了有利於會議相關議題的內容準備與期待討論的方向。具體來說，我們可以採用「主題框架」來組織向與會者溝通的內容。主題框架，是由目的、關聯與效益三個部分所組成的一種表達架構，是為了讓對方能快速掌握會議的全貌、建立會議內容和與會者的連結。

舉例來說，我可以簡要說明為什麼要開這場會議的目的？這場會議和與會者有什麼關聯、為何需要來參加？最後是讓與會者知到會有哪些議程，會議結束可以獲得哪些效益？說明完這三件事，對方應該就可以有足夠的資訊判斷這場會議是在幹嘛？有沒有必要參加？自己又該做好哪些準備？

為了讓你可以更好地準備，我將主題框架中的「目的、關聯與效益」進一步拆解為五個對應項目，包括對應「目的」的「設定目標」、對應「關聯」的「設定議題、設定流程」，以及對應「效益」的「期望成果、產出與行動」。

1. 設定目標：為什麼要招開這次會議？會議的目標是什麼？
2. 設定議題：這次會議有哪些議題？各自的主題與內容綱要是什麼？
3. 設定流程：所有的議題如何安排時間與時程？主講者、必要列席者又是誰？
4. 期望成果：這次的會議討論期望得到的結果是什麼？比方說，針對明年預算編列的大原則與重要項目，能討論出一個明確的共識。
5. 產出行動：會議結束，預計會產出哪些結論、文件或待澄清的問題、應該採取的行動？

這五個項目，就是會議前你應該讓與會者知道、並獲得共識的內容。好讓相關與會者在會議開始前能做出最好的準備，就能有效降低溝通上的不確定性。

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▌會議進行中的討論互動：確保「有效引導」與「精準提問」是重點

會議的第二個階段，是會議進行中的討論互動。

在這個階段我們要控場的，是如何確保「有效引導」與「精準提問」這兩個重點。一方面有效地引導與協助與會者，理解在會議中有哪些議題，同時設定合乎邏輯的討論架構，確保會議進行不會偏離、不會遺漏該討論的議題。

如果在第一個階段的事前準備有做好的話，在引導上就會輕鬆許多，照著議程走就可以，只需要注意時間上的掌握並利用前面在引導力所提到的七個重點，就不會有太大的問題。

• 重點一、記下每位與會者的名字和稱謂。
• 重點二、明確指出雙方意見不同的地方。
• 重點三、先處理心情、再處理事情。
• 重點四、累積三個想法，別急著有話就說。
• 重點五、訂定時程限制。
• 重點六、階段性的統合會議重點。
• 重點七、會議停滯不前，適時的中斷休息有助於轉換氣氛。

除了有效引導之外，另一方面也要透過提問來營造有利於對談的氛圍，或是來引導討論的方向。同樣可以參考前一篇文章中在提問能力所提到的三個重點。

• 重點一、養成隨手記下疑問的習慣。
• 重點二、幫問題區分出輕重緩急、過濾出必要的問題。
• 重點三、將提問限縮在二十個字或十秒內可以說完。

比方說，對於與會者在會議上所提出的看法，可以先思考「為什麼這麼說？」與「那樣又如何？」這兩個問題，再從對方所表達的內容中找答案與驗證自己的想法。我們可以針對說明不清楚，或是正確性有待商榷的部分，提出自己的問題與想法；如此一來，不僅可以讓會議往正確的方向前進，也可以讓人感受到自己的專業性。

還有一種常見的情況，是當會議進行時，有過多的與會者針對議題內容發表意見、甚至是偏離主題的質問與審問。這時候，我們也可以善用提問，來覆誦與轉化與會者提出的問題，並記錄在白板或會議紀錄上，在會議的某個階段再來討論處理，以確保會議的議程能順利進行。

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▌會議結尾時的結論整合：做到「快速整合」是關鍵

會議的第三個階段，也最後一個階段，是會議結尾時的結論整合。

在這個階段我們要控場的，是如何做到「快速整合」，清楚呈現出不同意見之間的關聯性，整理出會議的重點、結論，以及後續跟進事項（follow-up）。

快速整合，是幕僚角色相當重要的一項能力。與會議結束後產出的會議記錄不同，必須在會議結束前將重點內容迅速整合出結構化的資訊，讓與會者能夠接收與形成共識，主要包含三個部分：

1. 會議中達成共識的重點事項與結論，需要相關人員跟進。
2. 會議中未達成共識的議題或是提出待解決的問題，需要相關人員跟進。
3. 留待下次會議要討論的主題、議題、問題或課題，需要相關人員跟進。

我們可以運用一些邏輯框架，快速地組織出合乎邏輯、簡明扼要的結論內容，上網找找應該可以找到不少有關邏輯框架的應用，或者也可以參考我的做法。

在這裡，我想告訴你一個簡單又很好用的整合技巧：邏輯樹。

邏輯樹，是以樹狀圖為基礎的一種工具，就像許多人喜歡使用的心智圖。在麥肯錫、波士頓等顧問公司，都會使用邏輯樹來梳理資訊的脈絡與拆解問題。在這裡我不是要告訴你如何畫心智圖或製作邏輯樹，而是在會議討論上會使用到的三棵樹：主題樹、結論樹與問題樹。

日常工作或會議上，我們最常遇到的問題，就是如何將討論的內容整理為結構化的資訊，而不是流水帳？如何做出言之有理、言之有據，又有說服力的結論？

學會這三棵邏輯樹，就能有效解決這些問題。

• 第一棵：主題樹，是將主題相關的資訊歸納為三個要項。
• 第二棵：結論樹，是將結論推論的過程歸納為三個根據。
• 第三棵：問題樹，是將問題的解決對策歸納為三個課題。

舉例來說，在一場會議上討論著市場銷售不佳的話題，最後業務幕僚分別提出了自己的結論。

胖羅：我發現啊！我們最近的市占率下降了不少，通路銷售也减少，導致客戶數與業績少了不少。對了，最近產品表現也欠佳，有幾家模仿我們又採取低價策略的競爭對手出現，對我们造成了影響。這個影響應該會讓我們減少客戶數和業績。我建議…

曉玲的看法和胖羅差不多，不過她是這樣說的。

曉鈴：我們的客戶數與業績在下滑，主要原因是價格競爭，其次原因是通路疲弱、產品欠佳。其中價格競爭是因為競爭對手A、B、C出現，採取了低價策略；通路疲弱是由於先前存貨太多無法消化；產品欠佳是因為規格不具競爭力、交期又一再延遲。我建議…。

你認為哪一種說法更有說服力？為什麼？

如果你認為曉玲的說法比較有結構性、有說服力，這是因為她使用了結論樹來組織結論的說法。我們一起來看一下她是怎麼做的？

首先，曉鈴說明了問題是什麼？

「客戶數與業績在下滑。」

然後，是說明結論。

「我們的客戶數與業績在下滑，主要原因是價格競爭，其次原因是通路疲弱、產品欠佳。」

接著，是三個原因的切入點，說明三個原因的根據。

「其中價格競爭是因為競爭對手A、B、C的出現，採取低價策略」 「通路疲弱是由於先前存貨太多無法消化」 「產品欠佳是因為規格不具競爭力、交期又一再延遲」

最後，曉鈴提出她的看法。

「我建議…」

當曉玲使用結論樹來組織她的推論過程，只要照著結論樹的結構說明，就能讓聽眾覺得言之有據、說之有理，進而感受到較好的說服力。

這時候，主管在聽完小玲的結論後，提出了以下的評論。

「你所說的結論相當有邏輯性、結構也很完整。」 「不過，如果從行銷4P模型來看的話，產品、價格、通路你都提到了，但是促銷廣宣（promotion）呢？在這方面對於整體業績與市場競爭的影響是什麼呢？」

哎呀！原來主管也是運用邏輯樹的高手呢！

只要善用這三棵邏輯樹，就能幫你快速整合結論，也能回應別人的提問、或是運用在檢視其他人的論述而做出評論。

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▌總結：會議是為了取得共識、將議程往前推進

我們在這幾篇文章中提到的幕僚會議力，都是為了引導或主導議程往我們期望的方向發展，最終能取得共識、將議程往前推進。而不是為了展現自己多會說、很會辯；所以，千萬別搞錯了重點。

最後，簡要總結一下，高效的會議溝通可以分為會議前、進行中、結束時三個階段。會議開始前的準備，是為了提醒取得共識的認知；會議進行中的引導，是為了協助理清討論的脈絡；而會議結束時的整合，則是為了組織整合眾人的意見。

熟練這些技巧，相信在會議中你也能成為控場王，而不是只能瞎說、尬聊或傻笑的路人甲了。

下一篇，我們就進入到幕僚的管理力系列文章。我將會告訴你如何做好向上管理？如何發揮影響力？面對老闆與主管的質疑與批評，又該如何應對不委屈？如何提出需求、爭取資源不踩雷？

我們下期見囉！

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劉奕酉｜知識型自雇者、暢銷書作者、企業培訓顧問

擅長邏輯思考、數據分析、策略規劃、資訊視覺化與商務簡報，擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚職場實務背景的商務顧問。同時也是職場生產力作家，多家大型出版社、社群媒體指定邀稿對象。一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。

相關著作：《我用模組化簡報，解決99.9%的工作難題》、《高產出的本事》、《20道資料視覺化難題全解析》

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