【簡報專欄：矽谷簡報女王-用數據說出好故事 DATASTORY 閱讀心得】

一、這本書在談什麼？

1. 分析受眾

簡報是用來與聽眾溝通、傳遞訊息，達成目的的手段。簡報前了解聽眾是非常重要的一件事。（參考閱讀：表達力專欄：如何進行聽眾分析，有效準備一場簡報？）

由於這本書的主軸是透過數據說服決策者，也因此受眾分析的對象，也著重在決策者，也就是主管階級身上。

因為作者本身也是一位高階主管，因此他從自身的角度出發，想讓讀者了解：決策者在意什麼。

決策者很忙，簡報時就講他們在意的事就好。他們在意什麼呢？在意「獲利和成本」、「市占率與上市時間」、「顧客保留率與風險」這幾件事。

若我們能了解決策者的擔心在意的事，就更有機會做好一場簡報。

書中有一個章節讓我很有感，就是作者告訴我們，高階主管每天要做許多重要決策，因此一定要有隨時被打斷的心理準備。

他們會打斷你，通常是因為基於豐富的知識和經驗，對你提出的建議產生重大疑問，必須盡快獲得解答，討論才有辦法繼續。

因此作者建議，向高階主管簡報時應精簡報告內容，留下一段時間接受提問。

當然，報告前一定要先思考各種可能被問到的問題，才能從容應對。

2. 規劃架構

第二章，作者提供給我們一棵「建議樹」，當作整場簡報的架構規劃。（圖二）

首先，開場需要說一個數據故事。

怎麼說呢？作者分成三大部分。首先，用「三幕劇式」的行政摘要說，點出數據中的機會或問題；接著，根據「主題式架構」，提出可行的行動建議；最後，每張投影片說明一件事。

① 行政摘要三幕劇

行政摘要的三幕劇分別是：情況、紛擾、解決。情況指目前出現的機會或問題；紛擾是指如果按照數據的邏輯繼續發展下去，會很糟糕；解決就是針對問題，提出能獲得正面結果的解決方法。

舉個書中的例子：

業界對微晶片的高度需求已經趨緩（情況），我們仍然需要付出高於市價6％的價格（紛擾），我們應該與供應商洽談現有合約，降低成本（解決）。——行政摘要三幕劇示範

② 主題式架構

然後就進入到主題式架構，要針對問題或機會提出行動分針。

這邊作者建議使用經典的三點論述法，就是聚焦三個重點，這樣聽眾較容易記憶。

重點太多，對於聽眾來說就是沒有重點。三點不會太多，也不會太少，剛剛好。

③ 每張投影片說一件事

最後，主題式架構的每個行動建議下，都有各自成立的理由。

這些理由用數張投影片組成，而每張投影片就是包含方法、理由和內容。

從三幕劇式的行動摘要點出問題和機會，用主題式架構提出行動方向，最後再用理由支持建議，就是一棵架構清晰的簡報「建議樹」。

3. 設計圖表

圖表設計這個章節，我認為有一個觀念、兩個方法可以提供大家學習。

① 觀念面

作者建議：以簡單代替複雜。

隨著商業工具的發達，有越來越多幫助我們提升洞察力的複雜圖表，如熱區圖、泡泡圖、雙軸圖、雷達圖、堆疊圖…但作者認為當我們要建議該採取的行動時，應該選用簡單易懂的視覺呈現方式，用一般人都熟悉的圖表就好，如：長條圖、折線圖、圓餅圖。

作者表示，過度複雜的圖表會使閱讀者花費過多心神理解，反而無法集中在重要的見解上。清晰呈現圖表，達成目的，比讓對方覺得「好像很厲害」重要多了。

讓圖表清晰的方法，我歸納了兩個。

第一點屬於結構。圖表的標題應該包含「主題」與「見解」（書中稱為圖表標題和研究心得）。主題要合乎事實，保持中性，而見解則是你對圖表內容的解釋；而有了見解，才能說出你的行動建議。

舉例來說：

「這張圖表是財富500大企業女執行長人數（主題），我們可以看出，領導大型企業的女性較過去比例減少（見解），所以我們應該…（行動建議）」

② 設計面

第二點屬於設計面。這部分作者著墨不多，只提供了幾個凸顯重點的小技巧和示意圖，包含：顏色、標示、括弧、畫線、放大。

其實，這樣簡單的技巧大多時候都夠用了。

從這裡也可以看出，設計並非本書重點，因此作者並未花過多篇幅書寫。

4. 說服表達

最後一個章節，是我最有印象，也收穫最多的部分。

這一章節，作者提供了兩個想法，教我們如何讓聽眾對數字有感，讓數據深入人心。第一，是透過聯想物，讓聽眾對「理解」數字；第二，是為數字「增添人性」。

① 透過聯想物，讓聽眾對「理解」數字

書中其中一個例子，是如何描述亞馬遜執行長貝佐斯的身價。我們來比較下面兩個說法：

說法一：「貝佐斯擁有的1,300億美元，如果用一張張鈔票排下去，可以繞地球200次，再到月球來回15次，剩下的還可以繞地球8次。」 說法二：「貝佐斯的時薪是447萬4,885美元，相當於他每分鐘賺進7萬4,581美元，每秒鐘1243美元。」

你覺得哪個比喻比較好呢？應該是說法二吧。因為多數人根本不知道繞地球兩百次、到月球十五次是什麼感覺、到底有多遠，但我可以想像，時薪447萬4.885美元是多麽恐怖的數字。

透過「聯想」讓聽眾理解數據意義的關鍵，就是比喻要貼近觀眾，讓他們能夠具體想像。

② 為數字「增添人性」

如何為數字「增添人性」？我把作者的方法整理成三個：為數據建立角色、處理數據的衝突、為數據增添意義。

而我認為最有幫助的方法是：為數據增添意義。作者建議我們為抽象的數據附加意義，可以創建生活場景，形成一個迷你故事，讓聽眾容易記得。

舉例來說。

假設某調查研究顯示：近年來年輕男性住在家裡的比例趨勢增高。

如果只是單純這樣說，不容易被記得。我們應該賦予它意義，去解釋產生這個趨勢可能的原因。

我們可以從兩個角度下手。從負面的角度思考，可能會認為這種生活型態代表年輕男性不夠成熟；從正面的角度思考，可能是因應時代變化，使越來越多男性在家創業、接案。

總之，當我們為抽象、冰冷的數字賦予意義，形成故事，讓聽眾有帶入感，數據就更能夠留在他們腦中。

二、這本書的適合誰看？

三、這本書給我們的啟發

① 基層員工

如果你是基層員工，這本書能讓你更清楚主管、決策者在意什麼。

了解上司真正在意的事，就能在簡報前搜集正確的資料，簡報時精簡的「說重點、說中點」，讓主管感覺你是可靠又貼心的人，提升對你的信任度。

除此之外，我認為書中的故事架構也是值得你學習的內容。它是一個十分基礎、泛用性高的表達架構，能幫助你更有效率的與受眾溝通，傳遞你的想法。

② 中高主管

假設你是一個身經百戰的決策者，對於議題分析有卓越的能力，也能快速提出可嘗試的行動方案，那這本書或許能幫助你在最後階段的「說服力表達」更上層樓，提升成功率。

書中的第四章節提供了很多「讓數據更深入人心」的技巧和案例解析，可以反思現況，並實際嘗試運用。

總結