跨部門溝通的7個基本原則，如何避免跨部門溝通衝突?

跨部門溝通重點#1：溝通前先整理好問題

• 希望對方協助哪些事項?期限為何?
• 若對方不同意你的做法，是否有其他方式?
• 若無法達成共識會造成什麼結果?

跨部門溝通重點#2：選擇適當的溝通方式

• Lale EIM：即時溝通、傳送檔案、快速提問、跨部門溝通、串聯 Lale Meet 會議通知
• Lale Meet：線上會議、多人討論、內部機密會議
• E-mail：對外溝通、非即時溝通、需留下紀錄、正式公文

跨部門溝通重點#3：換位思考、使用對方的語言

跨部門溝通重點#4：創造共同目標及利益

跨部門溝通重點#5：提出多個選項，保持溝通彈性

跨部門溝通重點#6：定期溝通與跟進

跨部門溝通重點#7：將決策內容記錄和文件化

透過即時通訊工具促進跨部門溝通效率與資訊安全

1.無須索取聯絡方式

Lale EIM 是專為企業團隊打造的即時通訊平台，與 Portal 組織樹資訊同步，可查看組織結構、部門及成員名單。當進行跨部門溝通時，無需另外和同仁索取聯絡方式，只要打開企業通訊錄，即可開啟聊天室做線上溝通。

2.建立即時通訊防護機制

• 禁止截圖：
• 當透過 Lale EIM 進行跨部門溝通時，為有效防止企業機密被非授權的人員保存、分享、發佈，以及遭到外部人士濫用，可於裝置設定開啟「禁止截圖」。開啟此設定後，若於聊天室截圖背景畫面將會反黑，並顯示「無法截圖」。
• 限制附檔名：
• 某些檔案類型容易遭到惡意程式利用，若限制副檔名則可降低受到攻擊的風險。開啟此設定後，若於聊天室上傳被限制的類型，系統將顯示「上傳失敗」。
• 浮水印：
• 可用來識別檔案的來源和開啟檔案的人員，幫助發現潛在的安全問題或者不當使用行為。且透過浮水印也能提醒員工檔案的流向可能受到監控，能更負責任地使用和處理敏感資料。開啟此設定後，從聊天室下載檔案並檢視時，底圖將出現公司LOGO或開啟人員姓名等浮水印。
• 禁止下載：
• 可有助於防止企業內部的敏感訊息被分享或儲存到個人設備上，減少數據外洩的風險。開啟此設定後，長按聊天室訊息將不會出現「分享」及「下載」功能選項。

瞭解更多Lale EIM企業即時通訊軟體： https://www.flowring.com/lale-eim/

原文首發於「Lale快報」網站，原文頁面連結。