高效人生商學院｜EP.0002｜個人高效能遠距工作技巧

前言

個人高效遠距工作的技巧

• 減少通勤和社交的時間成本
• 可以更客製化自己的工作時間和環境，達成更好的效率

• 因為沒有實體開會，所以開會約時間的成本提高
• 和同事交流的成本增加

• 目標設定 - 更清楚自己的目標，做到更精準的產出
• 時間管理 - 把握住注意力使用的黃金時段，讓自己維持在高效狀態
• 休息 - 切換狀態，避免大腦彈性疲乏
• 遊戲化-讓有挑戰性的工作變得像打遊戲
• 紀錄 - 意識自己在做什麼，更能專注在任務，並且便於復盤
• 定期復盤 - 檢視自己的工作流程，適時調整，並且把精力花在刀口上

目標設定 - 更清楚自己的目標，做到更精準的產出

遠距工作會少了上班時候的壓力，有的時候更難去訂定自己的目標

因此在遠距時要更明確設計自己目標，確立交付任務成果的行動流程 並且依照自己的目標，先預列週任務、日任務 以終為始，回推每個時程度任務 目標設定要越明確越好，並且要給自己目標完成的期限(最好是給自己ㄧ點壓力，可以透過事先跟客戶約定驗收時間，或是跟主管講完成的時間)

為了要能很好的檢視自己目標的達成率 要明確訂定產出的規範(ex. 寫幾篇多少字的文章/完成多少自動化測試等等)，並且絕對要嚴格量化

在目標設定和產出規劃時要跟其他利害關係人有共識 並且要詳細的確認對問題處理的流程和理解是否相同 因為在遠距工作時，不能即時跟同事討論 所以如果沒有好好的確認彼此理解，會花費更多時間成本 常常團隊以為要開更多會，但其實問題是任務沒有交付好，工作進度沒有共識

時間管理 - 把握住注意力使用的黃金時段，讓自己維持在高效狀態

因為在家工作，生活和工作會比較不容易切分 有的時候會不知不覺多/少工作了 而人的注意力有限，當時間沒有設定準確，就會在不經意間降低工作效率

使用番茄鐘來限制自己的工作時間

一個解決上述問題很好的方式是使用番茄鐘 可以使用分段工作+番茄鐘讓自己在工作時候都保持在最好效率的狀態 使用自己最適合的番茄鐘軟體(時間依照自己的注意力高峰來設定) 並且把各個任務的時間都用番茄中規劃 例如

• 會議時間限制在兩個番茄鐘
• 工作時間為番茄鐘(第一個做小休息，第二個做大休息)

持續穩定的作息，並且讓其他夥伴知道你的工作狀態(不容易出現打擾的情況)，是高產出的關鍵

休息 - 切換狀態，避免大腦彈性疲乏

常常太久專注在一個工作上會出現注意力疲乏的狀態(即便是用了番茄鐘) 就可以透過切換任務來讓大腦不分休息 休息定義，並不是完全放鬆，切換工作也是休息 休息可以去做其他任務(比如：寫程式寫累了就先去讀文檔或處理郵件) 在不同工作之間切換，來保持自己在最佳的狀態 但也要注意太頻繁地切換反而會降低自己的效率 所以還是要找到自己對每一項工作最適合的專注時間，並且好好安排任務切換，才能達成最好的效率

遊戲化-讓有挑戰性的工作變得像打遊戲

有的時候自己一個人工作不免會覺得無聊 這時候就可以透過遊戲化的方式來增進自己的工作樂趣(我也還在慢慢研究，說來簡單但做起來是個大課題) 可以要求自己挑戰每個任務 比如：

• 要比上次短多少時間
• 要比上次成績好多少

把工作當遊戲，不但能增進樂趣，也能提升工作效率 也可以透過遊戲化，逆向工程來拆解自己工作的狀態 像是：

• 了解哪個步驟花多久
• 哪裡是瓶頸
• 怎麼樣提升

像為了打遊戲破關一樣不斷優化自己的遊戲策略 精準預估自己要花的時間 更好安排時間 達成更好的工作效率

紀錄 - 意識自己在做什麼，更能專注在任務，並且便於復盤

我自己是都有養成寫工作日誌的習慣，紀錄可以讓自己更明確知道自己的目標，也讓未來復盤更輕鬆和可行 如果沒辦法做到一個段落才紀錄，可以邊做邊紀錄 像我的工作是軟體開發，對於不熟的操作我就會紀錄每一步下的指令和做的事 之後如果有問題回看就更容易發現錯誤 如果是熟的工作，我就會拿出之前已經寫好的操作，直接全部貼上，或是寫成腳本來增加自己的工作效率

紀錄也可以幫助你在下次進行任務時更好的規劃時間，幫任務分段 有些任務很難在事前分段，也可以先把紀錄記在語音或是小便條，等休息在透過回想對照這些筆記來紀錄 有的時候我沒辦法好好紀錄我就會使用聊天 app (line/telegram)直接用訊息的方式紀錄，很方便，而且還會有時間戳可以幫助我未來回顧時候去推算也更方便復盤

定期復盤 - 檢視自己的工作流程，適時調整，並且把精力花在刀口上

把在工作中記錄下來的筆記先做主要結構的梳理 整理成可以重複使用的 SOP 如果有新任務再慢慢去增加，久而久之會讓自己的SOP資料庫會越來越完整 任務有各種變化情況，意外情況和意外如何解決都紀錄下來 並且在未來面對不同的任務時就能更快去做處理

因為遠距工作會有更多偶發情況(例如：小孩/寵物的干擾) 因此紀錄任務的行動清單，在遠距工作很有用

透過盤和整理行動清單，可以讓工作時間和專注力用在刀口上，而不是常常去回想上次怎麼做