PM project review技巧

在科技產業，PM所負責的案子雖然都有清楚的目標與時程表，但是事情總是計劃趕不上變化，每天面光是面對產品開發階段原本應該進行的事務，就經常焦頭爛額了，再加上層出不窮的問題，該用什麼方式管理這些棘手的問題？而且讓問題能夠被有效的追蹤，並及時調動資源來解決當務之急呢？

根據以往的經驗，團隊成員的屬性都不一樣，大致可以分為有一板一眼型、粉飾太平型、大驚小怪型、丟三落四型、吹毛求疵型等等，要設法整合這些不同類型的成員所面臨的關鍵問題，最好的方式就是能有一個簡單、明確、又一目了然的「關鍵問題追蹤表」（Critical issue Summary）並搭配「產品開發時程表」一起使用。不但方便檢視、追蹤，也有清楚的責任歸屬。

首先，最好能把「關鍵問題」歸納成幾個「類別」，朋友可以依據專案屬性來分類，例如電腦開發，可以分為主機板、機箱、韌體、應用軟體、產品試作等等類別，方便能夠快速查詢與追蹤。

針對每一項需待解決的問題必須有明確的「負責人」，最好是一個人，責任歸屬比較明確，有必要時也可以共同負責。同時也必須有明確的「發生日期」、「預計完成日期」與「實際完成日期」，目標清楚而且也方便事後檢討。為了能夠在每次檢討時讓問題的輕重緩急能夠一目了然，可以加上綠（安全）、黃（警告）、紅（危險）三類「狀態」的標示。不要輕忽了「備註」欄，可以清楚地註記問題發生的重要參考或是輔助的資訊。每一次檢討的追蹤表都有「日期」與「版本」，能夠留下清楚的記錄以及方便團隊之間的溝通，也可以做事後的查詢。

這類型的關鍵問題追蹤表，不但適合PM與團隊之間專案檢核（projiect review），也很適合對上級主管報告，因為上級主管通常比較想知道的是黃燈或是紅燈的問題。如果企業有建構產品開發系統（PDM），可以直接將此追蹤表建構在系統中，更方便管理者與團隊的檢視與查詢。

這類型的關鍵問題追蹤表不但適合PM與團隊之間專案檢核（projiect review），也很適合對上級主管報告，因為上級主管通常比較想知道的是黃燈或是紅燈的問題。如果企業有建構產品開發系統（PDM），可以直接將此追蹤表建構在系統中，更方便管理者與團隊的檢視與查詢。

針對以上的分享，V大也提供過往我在資訊產業所使用，非常精簡實用的「關鍵問題追蹤表」（Critical issue Summary）樣板，讓有興趣的朋友來索取。

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