職場守則｜如何高效率完成會議紀錄的3個秘訣

雖然製作會議紀錄是一個基層比較會接觸到的基礎工作，但如何高效率的完成還是需要訣竅的，以下分享3個小心得給大家參考。

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請勿直接將語音轉文字

雖然市面上很多軟體或APP可以直接將錄音轉換成文字，但如果就直接將轉檔後的文字上呈給主管，恐怕下一秒就要被炒魷魚了，所以千萬千萬不能這麼做啊!畢竟錄音轉語音還是得看時機使用的，有些情況適合，有些情況就真不適合。比如說發行公司召開法人說明會時，一般來說就是公司董總或發言人進行說明，所需時間大約一到兩個小時，而前頭的20~30分鐘大多是講公司概況、財務績效變化及未來展望等，由於這些是發行公司早已準備好稿子進行報告，因此在照著稿子念的情況下，不出意外地，內容大多是比較流利清晰，聲音也比較宏亮清楚，不會有停頓卡點的情況，這種時候就比較適合使用語音轉文字的功能；但到了後面Q&A階段，一般來說就是由投資人或機構法人來問公司問題，再依據接收到的問題即時做出回覆，因此公司發言者需要時間組織句子，然後就會有很多嗯嗯啊阿等語助詞出現，這樣就非常不適合使用錄音去轉成文字了，所以建議在Q&A階段，最好自己先聽。聽完以後自己在腦子裡面進行過濾，以不改變原有意思，再融入自己的理解以重點方式寫出書面化的會議紀錄，千萬不要把口語化的回答都通通寫進去，這樣會是非常不專業的表現。

轉檔後的修改與調整

即便現在語音轉文字軟體再厲害，轉出來的文字肯定還是會有錯別字，即便講者是照稿子念，但多少難免還是會有一些停頓不流暢或口誤的情況，而這不必要的內容就要通通刪除。然後最後完成以後，要通篇再看過一次，看看有沒有錯別字、格式是否正確、文句通不通順之類的。

數據資料與專有名詞的呈現

在開會的過程中，肯定會有許多數字及專有名詞的表達，而這一部分的內容就千萬不可以紀錄錯誤，如果屬於專有名詞建議先去Google或是先去看過公開說明書及股東會年報內容，才會知道講者是在講什麼。如果還是找不到，建議可以問資深的同事，如果問不到，就往上問長官，但切記，能靠自己的，就不要靠別人，能麻煩同事的，就不要驚動到長官。

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