【專案管理】計畫一改再改，為何專案的時程總是估不準？

在執行一項專案前，我們會先定義專案的影響範圍(Scope)、預估完成這項專案的期限(Deadline)，為了要達成這項專案會拆分成多少的工作項目(Task)、每個工作項目的檢核點(a.c)是什麼、每個項目預估要花多少的人天(Man-day); 這些是身處在專案管理當中的專案成員經常碰到的，我們在專案進行前，已經盡力把工作項目的顆粒度拆分到最細緻了，但，為何經常在專案執行中，發現計畫總是容易被自己、主管、或其他因素影響而一改再改，原本預計的項目常常被延宕，造成專案上線有種遙遙無期的感覺？

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有以上的問題，都可被稱之為落入「計畫偏誤」當中。先說結論，這種偏誤有可以調整的方式，不過也不能保證100％不會再次發生。

你可能會落入計畫偏誤的原因

1. 過度樂觀：人往往會不自覺把事情簡單化、理想化或是過度自信看待自己的能力，例如最近跟我們最相關的例子：在疫情期間，人們常會過度樂觀地相信自己中鏢的可能性很低，導致缺乏警覺心，而忽略了防疫重要性。
2. 墨菲定律：凡是有可能會發生的事情(通常是負面)，即使只有微乎其微(低於1%)可能性會發生。

如何改善時程預估的不準確？

1. 為任務設定不同的難度等級：在大局思維(Think Big) 這本書當中，作者説明可以用當下的情況為任務設定不同的等級，例如發現這件事情牽涉到多個跨部門的溝通，可能還需要讓幾個關鍵人物點頭答應才能進行下一步，這時後你可能就會幫這類型的任務設定困難度等級高。
2. 列出專案風險清單：列出在專案當中需要注意風險清單的公開範圍，並逐項檢視哪些可控因素，可以預先處理或是預防的、哪些是不可控的因素。這份清單就像你在旅行前、購物前，如果沒有事先擬定好chesk-list，就會在當場手忙腳亂、不知所措，你會犯了不應該犯的錯誤。比如：到現場才發現餐廳今日公休(應該可以事先查好)、去購物回家才發現買了一些家裡還有的備品。在專案當中，可以從利害關係人的角度思考有哪些風險，並提早規劃解套的辦法，且越小的風險也需要列出，把發生墨菲定律的機率降到最低。
3. 專案裡的魔鬼代言人：前面有提到很多人常會落入過度樂觀的，樂觀不是壞事，而是預防性悲觀(Defensive Pessimism)也是我們可以練習的心態，正所謂: 「盡自己最大的努力、作最壞的打算」。然後過度樂觀常常是不自覺的，因此這時候就需要有身邊的同事(盡可能是局外人、跟本來的專案無關）幫你檢視，稱之為「魔鬼代言人」(devil's advocacy)。這種人常常會幫你看出你在局內看不見得盲點。或是以更客觀的角度幫你看待事情。例如：行銷專案中需要有這類型的人，幫你以客戶角度看看是否有吸睛之效果。

最後分享在普奧戰爭，及普法戰爭打敗奧地利及法國的著名軍事家毛奇元帥(ield Marshal Helmuth Graf von Moltke) 說過的一句話

Planning is everything. Plans are nothing.

計畫本身不重要，但制定計畫卻很重要，人的預測能力有限，但為什麼沒有在計畫內發生，才是我們在專案當中應該花時間了解與思考的問題，同時也可以把上一次的經驗納入下一次評估專案時程的風險考量點。