職場溝通(三): 什麼是職場上的專業態度?

在前面的兩篇文章裡, 我以「自己作為下屬與主管正面衝突」以及「自己作為主管被下屬衝撞」的兩個角度分享了自己在職場溝通上的經驗和學習, 而「展現專業的態度」是文章裡不斷提到的字眼。談到職涯發展, 很多討論會聚焦於提升哪些專業能力, 卻很少有人特別提到專業態度的重要性。專業態度的表現常被歸納在軟實力中, 但我認為軟實力其實是專業態度展現後再被歸納出來的幾種單一面向的軟性技能, 而專業態度則是一種對職場的人和事更全面的應對方式, 應該被單獨拿出來討論。這篇文章想分享我認為的職場專業態度是什麼、對職涯發展有什麼影響、以及如何培養專業態度。

什麼是職場專業態度?

職場專業態度包含的範圍很廣, 面對工作的態度、與人互動的方式、表達意見的方式等這些都是在專業態度上會被檢視的點。在太平盛世的時候, 專業態度很少被提及; 但在有壓力的情境裡, 它特別容易被看到! 我認為, 所謂的專業態度就是一個職場人能用「中性的」態度來因應負面的環境和事件。即使面對的事情不符合自己的期望, 仍能選擇用理性且對事情進展有幫助的方式來處理。例如: 有執行時間壓力但下屬頻頻出錯時, 選擇客觀指出他能改善的地方, 而不是怒罵他沒帶腦袋來上班; 在其他部門的同事對你負責的專案提出質疑時, 選擇想一想如何讓跟他對焦, 而不是認定他故意找你麻煩; 在主管做出不合理的安排時, 選擇正面與他討論其他的可能性, 而不是當面口頭頂撞或是嘴上不說但消極處理。

專業態度為什麼很重要?

工作上的專業能力能定義個人在所屬領域的身份, 並分出等級, 例如: 我們會說「他是一個資深的工程主管」。而專業態度則會轉化成對個人的形容詞, 變成你在業界的口碑, 例如: 「他是一個很情緒化的資深主管」或是「他是一個EQ很高的資深主管」。

 在求職的過程中, 除了檯面上進行的履歷、面試、背景查核(Reference Check)之外, 往往還有檯面下的口碑打聽。針對越資深的職位, 口碑打聽到的內容越會被當成重要的參考資料。我曾經看過一個在求職且已經順利完成幾關面試的前同事, 最後在私底下的口碑打聽中被過去合作過的人說了一句「他其實做事滿混的」, 因而沒有拿到offer。在業界中, 也總有幾個人名是眾所皆知很會辱罵下屬、很愛跟別人吵架、大家公認千萬別合作的人。這些都是忽略專業態度帶來的後座力。

 如何培養職場專業態度?

面臨壓力和負面事件時, 很難沒有情緒, 我會用這幾個角度的思考來幫助自己聚焦在理性的行動上。

1. 想想「如何有效率的解決問題? 」

在剛出社會的時候我都是用最直覺的情緒來應對各種不符合期望的事件--花時間罵出錯的廠商、寫email跟質疑專案的同事對戰、用最低標的方式簡單完成主管不合理分配的爛事。但後來我發現, 這樣的處理方式不僅沒有解決問題, 反而要花更長的時間才能把事情收尾。罵完廠商仍然需要讓他知道哪裡要改, 而廠商被罵得有情緒後可能更影響他的理解能力; email對戰後仍然需要跟這位同事面對面坐下來談才能溝通清楚彼此的論點; 用交差的心態完成被不合理分配的工作後可能會被主管要求重新再改, 因為做得不夠好。情緒發洩完, 該處理的事仍然需要處理, 一項都跑不掉。不如跳過這一段, 直接採取能解決事情的行動方案, 早點處理完還能早點下班。

2. 對事不對人, 不糾結誰是誰非

面對壓力和負面事件, 很多時候情緒拉不住是因爲太想證明錯不在自己, 於是面對出錯的廠商、下屬或同事, 會花時間跳針式的質問「為什麼? 為什麼這個都做不好?」。

不是說發生什麼事都要很鄉愿的讓它過去就算了, 而是強調需要回顧的是事情為什麼變成這樣, 而不是為什麼你要這樣。兩者在溝通上呈現出來的差異是這樣的:

糾結在人: 「上次明明我就說得很清楚, 為什麼你還弄錯? 你這部分沒處理好會拖累我的進度耶, 這樣我怎麼跟老闆交代?.... 」

聚焦在事: 「我們合作這麼久了, 這次卻沒處理好我不太能接受耶。之前的溝通有什麼不清楚的地方我們來釐清一下, 我還需要知道接下來怎麼做才能趕上我的進度…」

展現專業的態度不代表要壓抑自己的感受, 重點是自己作為需要解決事情的人能如何將討論往有益的方向引導。

3. 不對號入座「被害人」的位子

很多人在面對提出質疑的同事和不合理分配工作的老闆時, 第一個念頭就是懷疑別人是不是特別針對他。一旦把自己當成被害人, 精力就會花在抵抗加害者上, 而不是處理事情上。把自己定位成「需要解決這件事的人」, 而不是「被針對的人」, 這樣才能有穩定的心智應對、處理負面事件。   

暢銷書「原子習慣」的作者James Clear在他的電子報裡寫過這麼一段話“A valuable skill in life is to be larger than the situation...when you are larger than the situation, you can mentally step outside and above it.  Yes, there are problems to be solved.  Yes, you need to take action.  But the chaos is happening externally and you are still in the driver's seat internally.  You're in control of the moment, the moment is not in control of you." 意思是: 讓自己的格局大於身處的處境是一項珍貴的技能, 格局放大就能跳出來用更高的視野看...雖然有問題需要採取行動解決, 但這個混亂是外在的, 內在的自己仍然有掌控權。你能掌控這個當下, 而不是被當下拖著走。

這段話很好的總結了培養專業態度的方式, 拉高自己的角度才能把情緒和負面的事件切割開來, 也才能專注在解決事件上。將面對壓力和負面事件的心態調整好, 工作的應對自然而然能展現專業的態度, 團隊合作、溝通、解決問題等這些重要的軟實力也會跟著被看到。

 
Cindy Lu, 美國紐約大學(NYU)研究所畢業, 20年500強外商品牌行銷工作經驗, 熟悉B2C及B2B商業模式, 管理過台灣、香港、中國市場, 目前從事英文履歷及面試諮詢輔導工作。Email聯繫:cindy.career520@gmail.com  

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