今年，各行各業都吹起一陣 AI 風。在教育圈，除了將 AI 結合既有的系統與平台外，應該要有更多想像。回到公立學校後，行政工作與教學並行時，更能深刻感受一個學校在運作與發展教學時的困境。我想提出一個可行並可發展提案—「優化校園工作流程」。
這幾年，一直都很關注台灣學校的「工作質與量」。離校園越近，越接觸到政策端，就發現有很多地方可以更好。這個好，不是關注在政策推行的用意，而是政策在推展的「執行方式」。在一層層的關卡打通時，到了末端（也就是學校的學生）到底剩下什麼？
上行下效讓政策好比末梢神經，漸漸無感
在公部門，公文就好比是公司的 Email。但公文因為期待（aka. 要求）學校要「辦理」也要確保學校有辦理，背後是有一個系統在追蹤與紀錄整個過程。當我第一次接觸到公文系統時，我感覺有一種被監督的感覺，似乎整個校園環境中充斥者害怕某個環節犯錯，所以長出層層的「流程」來確保你“不會出錯”。
在你進到這個被設計好的流程中，人的大腦會漸漸適應它，進而發展出一個機制來順應它。所以當你第一次看到一個與教師增能相關的研習，原來希望這樣的增能能夠讓老師們持續學習與應用在教學上（但學習與應用是兩個層次的事），但依一個行政人員收到公文時，要面對的是要先關注與回應那個（被設計且有時間限制）流程—制式的做1, 2, 3... 的步驟然後「歸檔」以表完成。因歸檔是一個「結束的Sign」-> 代表你完成，可以放鬆了，你的大腦會不知不覺的學會如何處理它。下次只要相似的公文又來了，大腦會很習慣性的省時、省力的來 K.O. 這樣的問題。
但，這是教育期待前線人員的處理模式嗎？仔細想，如果教師研習的相關公文可以透過每個老師本身有興趣的領域，分流推播與通知，然後直接帶入相關研習資訊與報名，為何需要行政人員在中間卡了一關被「檢核」有無處理？
延伸兩個問題思考：
- 公文原來的用意與目的是什麼？是告知、通知、提醒、推廣、找合作夥伴，還是政策發展？每份公文應該都要有它的 Key Value (核心價值）然後分流處理。
- 是否允許也可以接受學校自由選擇執行的時機與時長？我很喜歡談時間。因為教育是最應該讓大家有空間與時間發展自我的場域。但深入一層層看，大人們在處理的校園工作中，時間是最常被壓縮與討價還價的。更遑論我們常要在這討論孩子的教育。所以當所有學校都要規定的時間內處理與回應這個問題，這個問題就會進入到「最快解」而非「最佳解」。
優化提案
- 用科技的開放 API 來設計所有的系統（無論軟硬體），讓使用者（學校/老師）自由的去組合、堆疊、串連 API 與共享資訊（或許也可以用Blockchain的概念來設計）。
- 讓「流程」加入吸引人並在意問題解決導向的使用者體驗設計，長出一個新的思維來解決複雜的問題（註1：我關注的是流程設計，包含問題討論流程、工作分配流程、掌握進度的流程、以及決策的流程等）。
工作量在無法減少時，可以怎麼做
校園行政壓力與日俱增，但仔細看，許多東西是重複、重疊的。談工作量時，我比較想要談「量背後的意義」。因在解決一個複雜的問題時，大問題總需要被分成小問題來探討與處理（這其實也是運算思維的一環：讓校長們 Aha! 的「運算思維」課）。若在複雜問題下，無法減少工作與思考的量，那剩下可以提升的—就是「質」，也就是解決問題的策略。
優化提案
- 從上層開始重新規劃因組織而被切割的分工問題，以橫向串連來取代垂直（Top-Down）分工。在總工作量不減的狀態下，整併處理問題在不同單位間重複處理的 Deadlock (死結) （註2：在教育行政單位中需要知道內部不同組織、科別的分工上的狀況，可以多運用專案管理工具，其實就會有很多數據量表產出，並能從中找到關聯性，整併與有效的處理關鍵問題）。
- 有 AI 的自動化（automation）工具可以開始開發與導入。讓各單位/學校訓練出符合自己需求的「客製化 AI 管理員」，自動分流與判斷哪些資訊/資料是本校需要花時間與關注（註3：這也是運算思維裡的「模式識別 」與「抽象化思考」) 。
- 政府機關僅需要關注：「學校自然而然產出的數據與資料來對症下藥與協助學校。」
勇敢的去掉多餘吧，並接受那些不完美
以上可能提案的上位思考與變因 x 軸是「時間」。在人機共作與 AI 時代下，我認為人佔有優勢的是時間，而劣勢也是時間。
因為時間，讓你的能力、體力有所限制；因為時間，讓你需要比機器花更多時間思考人生的意義與該把力氣投注在哪；因為時間，你會更專注在你擅長的事物上，也比機器有選擇的權力。也因為時間，你需要休息、平衡、放鬆、修復，但人卻因此再生長出更多豐富與寶貴的想像。
想到這，不免轉個彎思考，如果今天 AI 自動化還沒到位， AI 客製化也尚未進入校園工作流程中，身為一個人，一個教育工作者，在面對 Routine 的 Daily 工作時，能做的似乎就是：「去掉那些不需要的，接受某些時候的不完美，讓自己從繁忙、繁雜與繁複的工作中，找到那個你最需要花力氣的點上。）
在 2023 年的教師節，請各位辛苦的老師們在工作崗位上，找到自己的價值與目標，並時時刻刻的關注與善待自己！
教育就好像這樣，互相扶持、等待、陪伴與前進。 Photo From
持續思考與學習。我真心希望有天，教育單位中的 AI 科技，不是在討論 AI 如何運用在教學上而已，而是真正導入到組織管理中，把人工產「質」提升，人才釋放出來，才可能「產（出）（作）業」升級」。
