專案經理PM第四講：看板方法如何套用在團隊管理上

Asana看板方法

相信許多主管在面對維運部門的挑戰時，都可能遇到提升工作效率和加強團隊氛圍的需求。維運團隊通常面臨著大量的重複性工作，而團隊成員則負責不同的平台或系統，使得彼此的工作相對獨立；由於維運作業經常面臨突發狀況，難以精確預測未來的工作量，這可能導致排擠原先預定的工作計畫。在過去的經驗中，曾經協助維運團隊提升工作效率和凝聚力，在這個過程中，我一直思索著如何將敏捷（Agile）的思維和精神引入到維運團隊中，後來我嘗試應用看板方法（Kanban Method）在維運或策略規劃團隊中，也產生出不錯的效果，如果你對此感興趣，也可以嘗試看看。

看板方法適合運用在哪些地方上?

近年來，看板方法在國外逐漸受到敏捷（Agile）和精實（Lean）開發社群的高度重視。即使是採用傳統瀑布式開發的團隊，透過看板方法，都能夠有效地管理專案進度，使專案工作流更加順暢，進而提高團隊的產出效能。看板方法同時也非常適用於IT維運部門和處理重複性工作的環境，對於那些不想馬上對現有狀況做出太大改變的軟體開發團隊而言，更是一種值得嘗試的方法。

看板方法如何運用在維運作業?

「看得見的多工作業」是我極力推薦給IT部門主管的維運利器，其功能在於讓IT部門清楚地了解自己當前的工作狀況。通常為了保持正常運作，工程師可能需要同時處理多個任務，這可能導致工程師需要經常加班來因應繁忙的工作。看板方法正好是解決這個問題的最佳方案，讓工作的繁忙程度一目瞭然，所有的工作、負責人、以及工作內容都清晰地展示在看板上，這樣就無所遁形了。

看板方法的運用方式相當廣泛，有許多可供參考的資源，這裡提供一些我個人在運用時覺得較重要的看板方法供大家參考：

• 定義工作項目粒度大小(Granularity)： 必須要確定現有作業涵蓋的工作類型，進而拆解工作任務並進行標準化，以達到拉齊作業項目的效果。
• 使用累積流程圖(Cumulative Flow Diagram)： 這個工具可視覺化工作的進展情況，了解團隊成員的工作負載、是否存在超過負荷的情形，同時衡量團隊的最適工作負載量，並找出瓶頸所在。
• 開立站立會議(Daily Meeting)： 透過每天的站立會議，在看板前討論工作流程，全面掌握團隊的工作狀況。這種快速而有效的會議形式有助於確保團隊成員之間的即時溝通，更好地應對工作挑戰。

看板方法是一種相當實用的工具，我在過去成功地將其應用於專案管理、工作維運和團隊管理的實踐中，透過將工作流程可視化、優化工作分配、及時應對問題並持續改進，我發現團隊的協作效能大幅提升。建議專案經理或管理者可充分善用看板方法，以最大程度地優化工作流程，進一步提升整體團隊效能。

參考資料：iThome