小人物的職場秘笈

這篇是我3/7在讓知識有光課程所做的期末分享

當天發表完的幾個檢討

首先，有一頁竟然沒貼到.....傻眼(低級錯誤)

其次，主要講的是我個人過去在軍中的經驗，帶入感較低

然後是講述跟互動還是略顯生硬

從去年11月參加這門課到今年3月發表

時間雖說不短

但也是很緊湊

Gipi院長期望大家分享的是屬於自己的東西

所以從自我盤點到命題發想再到內容覆盤

其實也是要花不少心力準備的

這次分享其實只是原定內容的1/3

也是幾經波折阿

當然也很感謝第三組的助教Terry及整組同學的支持

感謝學院老師跟助教群的幫助

才能完成這次的分享

再來要進入主題拉

有些故事在之前的「職場生存術」那篇講過的就不再贅述囉!

何謂小人物

我想表達的是在職場工作中

大家都是小人物

那我分享的技巧不就只侷限在職場嗎?

其實不然

下面所用的技巧

除了工作場合外

在日常生活中也是很有幫助的

分別是

一、工作掌握

二、檔案分類

三、資料備份

首先在工作掌握方面

當我們轉換工作、調整職務、新接業務時

如何快速有效地做好工作掌握

絕對是影響工作效率很重要的一環

在這裡提供三個工具

1.工作說明書

2.經驗移交資料

3.法令、條文、計畫

大家應該會覺得

這不是廢話嗎?

但是在真實環境中

真的有好好善用嗎

大家職務中的工作說明書與實際工作內容是否相符?

如果相符

是完全相符還是部份呢?

如果不相符

你有提出修訂建議嗎?

我之前在這部分會特別區分主要業務及次要業務

主要業務就是我要負全責的工作項目

次要業務則是我要協助執行的工作(負部分責任)

幕僚工作還會有協辦工作，比如我是前端規劃，我要協助後端執行的人去完成

這樣寫下來的工作說明書

決不會是在各人力銀行看到的那麼簡單

當然所有工作說明書最重要的一條是「長官臨時交辦事項」

這在艾森豪矩陣中來說就是屬於又急又重要的事

要優先處理

其次是經驗移交

大家到新工作崗位報到時，有看過前輩留的經驗移交嗎?

當你要調職的時候，有留經驗移交資料給後進嗎?

經驗移交資料內容清楚嗎?

第一次接幕僚工作時

不太懂這些

前輩也沒有任何相關資料

都是靠自己去摸索

接任時間也不過6個月

所以我調職時只有留一些簡單的程序步驟

第二次接任時就比較幸運

有一位優秀的前輩

提供我非常完整的移交資料

包含不同業務要跟誰聯繫

各項業務的步驟，時間，流程，注意事項等

還有檔案(電子檔及書面檔)存放位置的說明

讓我少走不少彎路

而我離職時有在既有基礎上

就一些當前執行規定做修訂

讓後進接任時可以快速上手

至於法令、條文、計畫

個人認為這是KNOWLEDGE

也是某些工作事先要有的先備條件

但是每個公司還是會有一些自己的內規

這也是要優先掌握的項目

才能避免在公司踩雷

在檔案分類方面

主要區分電子檔及書面檔

在電子檔部分

想問問大家

檔案都習慣存放在哪呢?

給大家看看我分享的那份簡報存放地方"D:\各項課程\讓知識有光\05期末發表"

而且我的檔名"小人物的職場秘笈202403042300"

有完整名稱+年月日時分

並把所有修訂的足跡都保留著

可避免檔案錯亂

或者方便於要找之前的一些被更改後，又想用到的資料

這樣看還是有點模糊

沒關係

我用簡單的樹狀圖給大家看看

在座檔案分類時的幾個步驟

(1)分類:

將檔案做簡單的大分類

像我圖中用的是系統學習-崑山科大及片段學習-各項課程

(2)歸納:

再將既有資料，分別歸到這些類別內

如各項課程中，有讓知識有光、講師知能...

崑山科大內，又區分二技及碩班

(3)排序:

最重要是排序

如果有時間先後順序，可以將數字或日期放在資料夾名稱前面

如果沒有特別需求的話，可以按筆畫或英文字母來排序

這些都是方便之後查找檔案使用

除了辦公室電腦

家用電腦、平板電腦、網路硬碟、隨身硬碟、電子信箱，甚至手機

都可以試著用這樣的方式來整理喔

排完電子檔

當然別忘了書面資料的管理

我的習慣是

一案一年一卷

什麼意思

就是每個業務項目

每一年用一個卷夾

卷夾中通常會區分

計畫(Plan)

執行(Do)

考核(Check)

另外每項資料都要標註保存年限

(跟金錢還有個人權益相關的資料,建議要永久保存)

而在公文櫃中的卷夾只放今年跟去年的

其他年度的資料

還沒過保存年限的

每一個業務裝在同一箱

超過年限的就可以進行碎紙機碎銷

或依各公司規範的方式處理

三、資料備份

這邊要提的是

備份與備援的重要性

科技再進步

資料備份的方式也相當多元

如書面複印、掃描存檔、公文系統、網路硬碟等

可以避免有爭議時找不到資料來支撐

資料備援的方式可以使用雲端、隨身硬碟、Plan B

這邊有一個小故事

我到訓練單位當參謀官時

當時主管是一位非常嚴厲且暴躁的長官

當時第一次陪同主管到我的上一級單位去開會

到了會議室

有一份他交代的資料我沒帶到

馬上被他開罵叫我滾出去

我本來心裡是想這樣我就不用開會啦

不過還是感覺不能這樣

不然我回去沒辦法寫會議紀錄

所以就趕快去借電腦

幸好當時有存放在信箱

將存在信箱中的那份資料印出來

趕在會議開始前先發給現場與會的同仁及長官

讓我主管有機會發言

才得以逃過一場怒罵

所以隨時要有可以抓到資料的方法

才能避免手忙腳亂喔

上述的三個技巧

工作掌握、檔案分類及資料備份

都是確保工作順暢的一些細節

希望對大家有所幫助