如何安排大專案的小任務？對企業和知識型工作者都適用！

企業有很多大大小小的專案及任務，輕重緩急不一，而重要的事務往往是以大專案的形式呈現。但大專案有很多細節環環相扣，彼此錯綜複雜，彷彿拆炸彈一般，令人不知從何下手。

幸好，任何專案都可以拆解成小任務，而且是必須要這麼做。拆解成小任務有助於釐清各個項目、各部門的協作以及整體的排程，這樣才有辦法開始執行。

如果未經規畫及拆解就冒然執行的話，可能做了才發現執行的工作順序錯置或是方向錯誤，因此重複做工或做白工，白白浪費許多資源。

宏觀與微觀

經營企業至少要以宏觀及微觀兩個角度來看，才不會見樹不見林、見林不見樹。而規劃專案也是一樣的概念，以宏觀的角度看整體專案，期望達到的目標、時間的安排、需使用的資源以及各部門的權責，再以微觀的角度拆解成可執行的小任務，定期追蹤進度、跨部門溝通，並且保持動態調整的機制。

如何增加銷售額?

舉一個常見的例子，提升企業銷售額就是一個大專案，對於這種大哉問往往讓人不知從何開始，況且可能涉及多個部門，如果沒有做好規劃，想到什麼就做什麼，可能效率不彰，甚至根本無效!

因此應先拆解成幾個要素，例如把銷售額公式化，銷售額=流量×轉換率×客單價×回購率，再依照四個項目分別訂出可執行且可追蹤的小任務，各個擊破。

如何增加流量?

也許可考慮買廣告、做SEO、寫部落格、發領英、臉書或IG、錄podcast、錄影片…等，透過所有管道引流到官網的大本營。

須注意的是，成本及效益需一併考量，畢竟流量只是提升銷售額的要素之一而已，也許不值得投入太多的資源。因此，這必須與行銷部門討論，要執行哪些任務，能夠有效率且有效益的增加流量。

如何增加轉換率?

企業網站排版是否順暢，讓人對你的優勢及產品一目了然?是否有足夠的行動呼籲?文案的設計是否讓人不知不覺就按下購買按鈕?店面的擺設是否依照客戶的購物習慣?是否以折扣或發放購物金增加消費機會?這些都可以設計成小任務來執行，以提升轉換率。

如何增加客單價?

增加客單價的方式不外乎提升個別商品及服務的價格，或是以商品組合來促進客單價。

如果希望提高商品價格，當然必須提供更高的商品價值才可能實現，也許是增加保固期間、提倡環保訴求或善盡社會責任等，讓客戶願意多花點錢購買額外的價值。

如果以商品組合促銷，雖然可以增加客單價，但還需考慮商品的訂價策略，以哪幾款商品做組合?促銷可以讓價多少?以及最基本的問題，你的商品類型適合作促銷嗎?促銷是否會損及品牌的價值?另外，也可以考慮以滿額贈的活動讓客戶湊單，進而增加客單價。這些方式或多或少可以增加客單價，端看企業如何選擇適合自己的方案來執行。

如何增加回購率?

客戶為什麼願意買你的商品及服務，而且還一買再買，或是將你的商品推薦給親朋好友，甚至將推薦文發表在社群媒體上?要知道，將客戶轉化為超級傳播者，對企業來說是多麼夢幻的事!

通常是因為你對客戶的購物體驗十分重視，所以務必取得客戶真實的回饋，而不只是衝表面的評價而已，不論是商品的品質、價格、購物流程、付款程序、客服及售後服務…等，盡可能的取得回饋，如果能從這些回饋當中汲取可行的要素，優化產品及服務，讓客戶感受到你對他是重視的，往往就是回購的關鍵!那麼，如何設定增加回購率的小任務呢?追蹤回饋及售後服務是最直接且有效的方式。

以上我們以企業常見的提升銷售額為例，原本千頭萬緒的大專案，轉眼間就轉化為一個個可執行的小任務。經由將專案拆解為四個項目，再分別列出可能有效的方法，盤點手上可運用的資源，並評估成本與效益。最後，選擇最適合的方法來執行。

可量化是必要的

將大專案拆解成小任務，並開始執行之後，從何得知成效如何呢?如果無法掌握成效，企業所投入的資源有沒有可能打水漂了呢?因此，務必要設計追蹤及考核機制，才有辦法掌握進度，並調整後續排程。

而為了要能夠追蹤進度以及績效考核，首要的就是設計可量化的指標，因為有量化的指標才方便管理及評估，有數值就可以很明確的知道每一個任務的進度，進步了多少?離目標還差多少?如果效果不如預期，原因何在?藉此回饋調整後續的行動。

執行專案一個常見的錯誤是，執行後發現成效不彰，但基於已經投入大量的成本，一旦中止執行就等於前功盡棄，因此捨不得停損，硬著頭皮撐下去，等待成效奇蹟似的反轉。但往往等到的不是奇蹟降臨，而是無謂的擴大損失。

因此，如果經由評估後確認這個任務失敗，即使已經投入大量成本，也不得不壯士斷腕。切勿一成不變的非得完成任務不可，因為已經發生的沉默成本是不可逆的，再不捨也得捨，必要時當機立斷，才能避免日後騎虎難下，拖越久傷害越大。

創作型/知識型工作者

大專案拆解成小任務，除了對企業執行專案適用以外，對於創作型工作、知識型工作者也非常適用，無論目前你是接案的個人工作者或已經成立了工作室，最大的挑戰之一，就是如何安排自己的工作時間。

當面對複雜的、不確定性高的專案時，可能會以缺乏靈感為藉口來逃避工作，尤其如果這個專案難度較高，稍微超出自己目前能力的話，更容易讓人逃避。

另外，現在已經沒有人督促你的狀況，沒有人追蹤你的進度，你必須對自己負責、對客戶負責。畢竟，創業是現實的，而不是浪漫的。你必須為了你自己努力工作，才會有所進展。因為當你是員工時，老闆會付你薪水，但現在創業了，你必須自己找到業務來源並且完成工作，才能夠賺到錢。因此你要做的，就是坐下來開始工作，把大專案拆解成容易執行的小任務，接著執行任務。

但人不是機器，人除了有目標要達成、有願景要實現之外，人還有情緒的問題、還有身體狀態的問題，所以偶爾也會有倦怠的時候。如果今天真的很疲憊、沒有心情工作，那麼至少可以從任務清單中，挑選最容易執行的小任務來做，隨著小任務的完成，慢慢讓自己進入工作的狀態，循序漸進的提高工作強度，也是一個好方法。