在學習新技能或是詢問其他人解決辦法的過程中,我們常會需要透過問問題,進而獲得答案,相信很多夥伴都曾遇過,別人聽不懂自己在問什麼?或是不知道怎麼去回答?其實一個好的問題往往是得到答案的關鍵。但許多人往往忽略了如何有效去表達問題,其實我們可以透過幾個方式進行改善。
1. 先搞清楚你想要獲得怎樣的幫助
在提問前先問自己:「我想得到怎樣的幫助?」問問題的重點不是只為了發問,而是為了解決某個具體的問題或尋求清楚的答案。我們需要學會在腦海中先思考,自己希望從對方那裡獲得什麼樣的資訊。
例如在工作上遇到困難,像是無法解決某個技術問題,不要只問「為什麼這軟體我不能用?」而是要問「我在軟體執行A功能時發現無法運作,請問原因可能有哪些?我該怎麼排查?」這樣能聚焦在具體的原因上,問題也會比較有條理。
2. 用簡單明確的方式問
不要讓問題變得複雜化。盡可能使用簡單的句子或明確的數字進行詢問,避免別人錯判您想要的答案。像是如果你想知道某個專案的截止日期,不要問說:「這個專案要做多久?」而應該直接問說:「這個專案明確截止日期是什麼時候?」
或是你在學習某個程式語言,可能想問的是「如何寫出一個完整的應用程式?」但這問題太廣泛,你可以先分階段問「這個語法是如何運作的?」再問「這個語法如何與其他程式結合?」
3. 透過結構式問題組合,幫助有效聚焦提問
試著用一些模組化的提問方式,來幫助自己更有條理地,表達自己想要了解的問題。不僅能夠更清晰地描述問題,也可以讓對方更容易提供有價值的回應。
3.1 問題背景+具體的需求
規則:先簡單說明你遇到的問題背景,再提出你具體想知道的答案。
「最近我們的行銷活動效果不如預期,我想了解過往有什麼策略可以提升點擊率?」
(這樣可以讓對方先理解你所處的情境,然後直接知道你想要什麼樣的回應。)
3.2 我的嘗試+結果+問題
規則:說明自己已經嘗試過的操作和結果,接著描述你遇到的具體問題。
「我按照操作手冊的步驟進行了設定,但結果沒有顯示預期的數據。我想知道是不是我哪裡做錯了?」
(這個規則讓對方知道你已經有一定的努力,幫助對方聚焦在你卡住的地方。)
3. 我目前的理解+我想確認的部分
規則:說明自己對某件事的理解,然後提出你想確認或進一步了解的問題。
「我理解這個流程應該是先設定A,再執行B,但目前結果沒有如預期。我想確認這樣的步驟是否正確?」
(這能讓對方明白你對事情的掌握情況,同時幫助你理清自己的思路。)
透過這些資料跟詢問規則,我們可以逐步提升提出問題的能力,讓溝通變得更有效率。這些方法也能幫助大家在職場中更加明確地表達需求,減少誤解和延誤,讓問題解決的過程更加順暢,讓自己與他人的合作更加順利。