RPA 應用｜人資專員現身分享面試流程導入 RPA 心得！
閱讀時間約 7 分鐘
還記得 RPAI 數位優化器先前協助知名外商科技公司的人資同仁 Hugo ，透過導入 RPA 進行業務流程自動化，協助其處理面試信件寄送、安排會議等事宜嗎？
歡迎你先看完以下兩篇文章，對這次專案有更全面的了解：
－面試邀約信也能 RPA？人力資源流程自動化經驗分享
－面試邀約信也能 RPA？人資流程自動化專案語法分享
我們特地邀請 Hugo 來現身分享，他這次協助人資部門導入 RPA 的經驗，以及與 RPAI 數位優化器的合作心得，以下都是從 Hugo 的視角出發進行分享。如果你剛好也是人力資源部門的員工，或是你也想為部門導入RPA自動化技術，不妨花個五分鐘往下看下去吧！
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現況：企業人才需求多，招募作業量大
在少子化和經濟成長兩面夾殺下，台灣人才嚴重供不應求，人才短缺被視為現今半導體產業最棘手的挑戰之一，在 2021 至 2022 年上半年，整個半導體業掀起了搶人風潮，如何在這場人才戰中勝出？如何用最快的速度補齊人力？如何加速整個選才流程？
由於公司處於高速擴張階段，求才需求遠比先前大得多，然而在作業方式仍與先前相同之狀況下，若要遴選多幾倍的人才進入公司，同樣作業就必須花上多幾倍的時間處理，而職缺需求成長的速度，遠遠高於公司系統進步的速度，如何減少不必要的行政作業，使用高效率、低錯誤率的方法來完成招募任務，用「最快」的速度搶人就變成了身為招募專員的我最重要的課題之一！
導入緣由：原系統更新／整合速度慢
當公司一直處在成長階段，整體規模已從幾百人進展到另一個層級時，作業系統的更新與整合也勢在必行，但更新系統通常仰賴適合的IT人才、技術／顧問公司協助導入、員工教育訓練，另外還有以下兩大關鍵要素：
一是「時間」，光是進行系統更新就至少需要一至兩個季度的時間，更別提導入全新系統或是兩系統之間的整合或串接，光是等待系統更新就難以因應工作上的需求。
二是「使用習慣」，在公司眾多且複雜的作業流程中，使用者習慣更是直接影響作業時間、效率，而習慣也通常是我們最難以改變的部分，若要改變就必須從根本做起，而作業流程通常就是塑造使用習慣的根本原因。
我們公司當時正好在進行內部系統的更新與整合，系統更新完成後將會有一套全新的作業流程，然而在此之前，我們仍得面臨龐大的工作量與行政作業一段時間，而這也成為我想要優化現有作業流程的主要原因。
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現行作業流程梳理
為了檢視我目前的作業流程是否有能進一步優化的空間，我首先將自己日常需花費較多時間處理、繁瑣的作業流程攤開來看，並依照時間順序一步一步列出，而流程梳理正是導入機器人流程自動化（RPA）最重要的第一步：
- 履歷蒐集
- 確認面試者及面試官時間
- 邀約面談
- 通知面談結果
- 核薪流程
- 聘書製作及簽核
- 發聘書
看似單純的一條龍流程，其實中間涵蓋了不少重複性動作，自己手動一一處理的話速度較慢、精神狀況不佳時又容易出錯，若能將這些重複性、不需要人為判斷的文書工作，統一請機器人來自動處理，除了能增加效率又可減少出錯機會，那豈不是一箭雙鵰？
因此，如何從既有流程中抓出那些「重複」、「有規律」的部分，成為想要導入作業流程自動化時必須首要釐清的步驟。而 RPA（機器人流程自動化）這個概念就是為此所存在，我們人資招募部門也早在公司系統重新上線前就有計畫導入 RPA，但在與幾家知名顧問公司的顧問團隊進行諮詢後，他們也建議若確定要導入 RPA，可等到新系統整合、確定新作業流程後再行導入，才能發揮最大效益，不過也因此作業流程自動化遲遲無法實現。
雖然我們還無法在系統尚未整合完畢的現階段，一次到位且完整地導入 RPA 技術，但在幾次流程梳理後，我也發現某些步驟在新舊系統之間的內容順序都是不變的，例如：邀約面試並寄送面試邀請。
在大量招募人才的時代，我遇到需要一次邀約大量面談的活動其實不在少數，有時一天須邀約 20 至 30 位面試者，於特定時段參加面談，又得邀請特定部門主管參加、寄送給個別面試者客製化的面試邀約信等，這其實可透過導入 RPA 技術來提升作業效率，在與幾位同事討論後也決定一試。
我原先是想以線上資源自學 RPA 軟體來進行，但發現目前網路討論與教學課程多以英文為主，偶然間遇到 RPAI 數位優化器 這個平台，平常除了會分享 RPA 相關知識、介紹軟體功能外，有導入 RPA 相關問題也都可以詢問他們，因此我在傳訊息給他們之後，就誤打誤撞開始了一連串針對招募流程如何進行自動化的討論。
實現面談邀約流程自動化
RPAI 數位優化器－RPA 導入流程：
1. 確定自動化需求
2. 進行流程梳理
3. 撰寫規格書內容
4. 執行軟體開發
5. 工作場域功能測試
從釐清上述流程開始，RPAI 數位優化器團隊很有耐心地和我確認作業流程中會使用到的軟體、作業系統，而值得一提的是，在填寫作業流程規格書時，雙方都必須將整個作業流程進行拆解，梳理清楚每個動作會牽動的應用程式、軟體，才能確保 RPA 機器人也能理解並依循執行。
規格書製作完成後，就交由 RPAI 數位優化器團隊使用 UiPath 進行流程開發與程式撰寫，語法完成後雙方再來回進行確認，並執行導入工作場域的功能測試。最終在團隊的努力之下，我也成功地在工作上的邀約面談流程中導入RPA技術，節省超過 1/3 的作業時間。
等不到公司新系統完全到位，也是可以從某個流程小地方開始，節省許多作業時間，就像試金石，RPA確實會讓人一試成主顧，未來透過 RPAI 數位優化器協助我從既有招募作業流程先進行流程梳理，從中找到適合導入 RPA 來實現流程自動化的工作內容，導入 RPA 後也不會影響到其他原先處理中的作業流程，無痛優化了面試邀約這部分的工作效率，節省這些重複、擾人的文書作業時間，將時間花在更有意義、需要人為判斷的工作內容，也進一步提升自己的生產力與價值，也代表 RPA 真的可以從小地方開始，成就不簡單！
結語
針對這次專案，如果你有其他想進一步了解或討論的部分，都歡迎在底下留言和我們分享或討論，如果你也想在自己的工作流程中導入 RPA 以實現自動化，也都歡迎私訊與我們聊聊，那我們就下個專案見囉！
讓我們一起由簡單開始，成就不簡單！
如果你／妳喜歡這篇文章，歡迎點點愛心或留言，讓我們相互交流和成長！
這次的分享到此告一段落，想了解更多 RPA + AI 與數位轉型的最新趨勢與觀點、RPA 軟體功能介紹及實務應用案例，也歡迎追蹤 RPAI 數位優化器的社群和我們交流互動，我們下次見！
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