如何從零開始做一份標準程序書？
自今年起，我開始接手了公司的GLP規範之章程的建立，從零開始，到今年也建構了一年，過程中也對流程建立也有些心得，也深刻理解這不是件容易的事情，困難的在於資源與理想之間的拉扯，所以，一方面需要釐清目標與現況資源的差距，在有意義的規範下河有限的資源創造出最可行的規範，是一門專業。
GLP規範的建構與ISO系統是一樣的邏輯
此篇我想要整合這年從零到有的思考與執行。
一、研究現有的系統
所有的系統都有一個服務的目的，這個系統有他營運的模式，都是環繞著這個目標，在我一開始建構系統前，花了很多冤望時間再用自己的想像去建構，這其實非常浪費時間，所以，在撰寫文件的過程，花了超多時間在反覆修改的。
為了珍惜自己寶貴的時間，如果你又在公司裡頭，搞清楚手頭上的系統最終要達到的目的，以及實際上如何營運，如果可以花錢請相關專業的顧問，把系統的理想到落地都從頭講清楚是非常重要的。
這過程，要去研究的是
1. 執行的專業背景分工
2. 任務項目有哪些
3. 執行人數需要多少
最後去推斷，自己團隊需要至少再新增多少人或背景，用剛剛好的資源去做就好了，因為在公司而非學術單位，沒辦法以學術至上的精神去達到最高的有效性，而公司所追求的就是最有效益的決策。
二、標準流程的建構
在進行系統化的建構，一開始避免不了的是學習與仿造現有的系統，但終究在自己手上，我們終究要把學問內化，成為自己的能力。
而標準化的過程，就是蓋骨架。
(1.) 文件分級
在文件上就有分級的概念，數字越小，涵蓋文件的範圍就越大，也越抽象，數字越小涵蓋的範圍小，但具體的執行就越細。
這個概念的好處在於，越上層的文件穩固方向，也成為一種指導書，確保下層的文件要達成上層文件的需求。
就像憲法的法律強制力高於法律，但憲法也非常的抽象，需要法律來具體規範。
越下層就越靠近實務的執行，所以也會需要很細膩的把流程寫到讓沒有學過的人也可以照著做，也有同樣的品質，所以，這是一個實務技術轉化成文字的過程，考驗著撰寫人對自己實務的熟悉程度，也文筆能否清晰到讓人理解。
(2)建構模板
建構模板非常非常重要，這是我在撰寫程序書時，快被Word格式搞瘋時，花時間研究Word的格式的使用，將每個文件都會用到的封面、頁首、編碼原則、段落格式、字型、字體大小，種種每個文件都會用到的細節都要花時間統一格式。
也許你會覺得為什麼要這麼累，但當文件數量龐雜起來後，系統化的意義就可以讓相似模板化可以讓資訊更統一，而團隊以及未來的使用者可以更輕鬆、有系統的理解，這個系統才會有被使用的價值。
當我們可以降低重複性的工作，我們在認知的空間就可以處理更重要的事情，在優化流程和處理未知的情況都會更有餘力。
三、撰寫的思考
(1.) 技術的挑戰
撰寫程序書上頭提到了需要實務技術，並在每個流程都思考行動的目的性，並把不需要的文字與流程省略，而談到了實務技術，往往撰寫人本身就需要是那個程序的專家，否則就會只知其一，不知其二。
所以，一個系統的完成，要逼撰寫人成為扎實的技術專家。
(2)概念化
將技術的內涵分層正是撰寫程序書的困難，將步驟分為動作以及注意事項，並在程序書中該注意的地方寫清楚，就可以讓know-how變的非常有價值，而未來公司如果要做教育訓練，程序書就是一個指導書。
四、流程優化
與理論書不同，程序書是拿來用的，而非理解就好，撰寫人有幾個思考點：
(1.) 有沒有多餘的設計：重複功能的表單、多餘的描述
(2.) 初學者理解有無困難：應該要像使用說明書一樣清晰，甚至可以加圖做指引讓初學者理解
(3.) 執行起來有無bug：執行者自己操作起來可以感覺得出，是否有跳步驟或是該注意沒有注意到的細節
(4.) 技術提升與優化：優化後，應該同步更程序書
以上為修訂的時機，而程序書本身也要設計固定時間，因應需求而調整。
程序書是個非常有價值的系統，但往往人員流動或是執行者缺乏系統化思維，或是架構過於龐雜，沒有設計優化的機制，讓程序書流於形式，這就非常可惜了。
好的程序書，可以讓新人很快的進入工作狀況，也可以讓技術提升留在系統內，讓技術傳承和品質可以維持一定水準。真的非常建議公司一定要花時間重視流程。
【相關文章】
昆陽 Peace 2022.12.22
即將進入廣告，捲動後可繼續閱讀
為什麼會看到廣告
267會員
242內容數
世界很大、我們的內心也很深，我們常常在往外尋找有價值的事物，但卻忘記往內尋，
認識自己一直是我們的責任，但往往我們也是傷害自己最深的人。
我是昆陽，我希望用我的觀點為你帶來點新的想法，
留言0
查看全部
你可能也想看
Google News 追蹤
*合作聲明與警語：
本文係由國泰世華銀行邀稿。
證券服務係由國泰世華銀行辦理共同行銷證券經紀開戶業務，定期定額(股)服務由國泰綜合證券提供。
剛出社會的時候，很常在各種 Podcast 或 YouTube 甚至是在朋友間聊天，都會聽到各種市場動態、理財話題，像是：聯準會降息或是近期哪些科
AI 相關的內容每天都非常多，有聽過很多人因此感覺到焦慮，怕錯過了最新資訊就會趕不上，這篇內容會跟大家詳細的分享我自己的學習方法和經驗，並且會在最後分享一些我的學習資訊來源。
文章講述了作者如何利用c++寫程式做貼圖，包括製作貼圖的構思過程、實際步驟和上傳貼圖的過程。這個故事不僅分享了作者的創作心路歷程，也提供了實際的操作步驟，讓讀者對於用c++做貼圖有更深入的瞭解。
有很多人會想要自學平面設計，不管是想要從事相關工作、興趣、協助自己工作等等，雖然網路資源越來越多，但對於剛想入門的人卻因為選擇太多反而不知道該如何入門。
這邊分享我自己詳細學習設計的經驗，希望可以提供給大家一些幫助。
追求夢想的行程規劃與裝備準備非常重要。本文分享了從行程規劃到裝備準備的相關經驗和建議，包括挑選目的地、準備行李和必備小物等。
在現今的自媒體世界，建立和擴大粉絲群對企業家和創作者而言極為重要。從確定目標群體、創建具有價值的內容、真誠地與粉絲建立連接，到充分利用社交媒體的推廣，每一步都是成功的基石。雖然從零開始的孌現可能會遭遇挑戰，但正確的策略和持續的努力將帶領你走向成功。本文分享了如何從無到有地在自媒體上孌現的心得與策略。
你想在網路上建立個人品牌，但可能沒想過：如果做的真的很不錯，那未來的路長的是什麼樣子?上班族的職涯路徑我們都很清楚，但個人品牌就挺陌生的…沒關係！國外知名創業家 Paul Javis，把細節都寫在《一人公司》這本書了。要解決這些問題，你需要更多現實中的案例幫助你知道其中的眉角。在這場讀書會，我想要邀
提到投資，我們會想到金融投資，而「生活」，是我認為在談論金融投資之前應該要先做的投資項目，當你能夠把生活顧好，才有餘裕做金融投資。
為什麼要先投資生活，把生活搞定才能開始做金融投資?
只要排列夠多的骨牌，輕輕一推，就可以啟動連鎖反應，釋放出驚人的力量。這就是所謂的「骨牌效應」，而成功也是一樣 ! 今天要介紹的這本「成功，從聚焦一件事開始」。書中的兩位作者《蓋瑞．凱勒》與《傑伊．巴帕森》，將帶著你打破成功的迷思，並教會你利用「聚焦 1 件事」，邁向更好的未來 !
2021可以說是歐美NFT爆發的一年，台灣也在年底因為知名藝人的加入和媒體的廣泛報導，開始有越來越多人關注。
不過即便到現在，有許多人仍然停留在「聽過」而已，始終仍未踏出第一步去實際購買，原因不外乎是因為加密貨幣的世界總是充滿艱深難懂像密碼一般的專業技術和「圈內人」才懂得的縮寫和術語。
*合作聲明與警語：
本文係由國泰世華銀行邀稿。
證券服務係由國泰世華銀行辦理共同行銷證券經紀開戶業務，定期定額(股)服務由國泰綜合證券提供。
剛出社會的時候，很常在各種 Podcast 或 YouTube 甚至是在朋友間聊天，都會聽到各種市場動態、理財話題，像是：聯準會降息或是近期哪些科
AI 相關的內容每天都非常多，有聽過很多人因此感覺到焦慮，怕錯過了最新資訊就會趕不上，這篇內容會跟大家詳細的分享我自己的學習方法和經驗，並且會在最後分享一些我的學習資訊來源。
文章講述了作者如何利用c++寫程式做貼圖，包括製作貼圖的構思過程、實際步驟和上傳貼圖的過程。這個故事不僅分享了作者的創作心路歷程，也提供了實際的操作步驟，讓讀者對於用c++做貼圖有更深入的瞭解。
有很多人會想要自學平面設計，不管是想要從事相關工作、興趣、協助自己工作等等，雖然網路資源越來越多，但對於剛想入門的人卻因為選擇太多反而不知道該如何入門。
這邊分享我自己詳細學習設計的經驗，希望可以提供給大家一些幫助。
追求夢想的行程規劃與裝備準備非常重要。本文分享了從行程規劃到裝備準備的相關經驗和建議，包括挑選目的地、準備行李和必備小物等。
在現今的自媒體世界，建立和擴大粉絲群對企業家和創作者而言極為重要。從確定目標群體、創建具有價值的內容、真誠地與粉絲建立連接，到充分利用社交媒體的推廣，每一步都是成功的基石。雖然從零開始的孌現可能會遭遇挑戰，但正確的策略和持續的努力將帶領你走向成功。本文分享了如何從無到有地在自媒體上孌現的心得與策略。
你想在網路上建立個人品牌，但可能沒想過：如果做的真的很不錯，那未來的路長的是什麼樣子?上班族的職涯路徑我們都很清楚，但個人品牌就挺陌生的…沒關係！國外知名創業家 Paul Javis，把細節都寫在《一人公司》這本書了。要解決這些問題，你需要更多現實中的案例幫助你知道其中的眉角。在這場讀書會，我想要邀
提到投資，我們會想到金融投資，而「生活」，是我認為在談論金融投資之前應該要先做的投資項目，當你能夠把生活顧好，才有餘裕做金融投資。
為什麼要先投資生活，把生活搞定才能開始做金融投資?
只要排列夠多的骨牌，輕輕一推，就可以啟動連鎖反應，釋放出驚人的力量。這就是所謂的「骨牌效應」，而成功也是一樣 ! 今天要介紹的這本「成功，從聚焦一件事開始」。書中的兩位作者《蓋瑞．凱勒》與《傑伊．巴帕森》，將帶著你打破成功的迷思，並教會你利用「聚焦 1 件事」，邁向更好的未來 !
2021可以說是歐美NFT爆發的一年，台灣也在年底因為知名藝人的加入和媒體的廣泛報導，開始有越來越多人關注。
不過即便到現在，有許多人仍然停留在「聽過」而已，始終仍未踏出第一步去實際購買，原因不外乎是因為加密貨幣的世界總是充滿艱深難懂像密碼一般的專業技術和「圈內人」才懂得的縮寫和術語。