如何從零開始做一份標準程序書？
更新於 發佈於 閱讀時間約 4 分鐘
自今年起，我開始接手了公司的GLP規範之章程的建立，從零開始，到今年也建構了一年，過程中也對流程建立也有些心得，也深刻理解這不是件容易的事情，困難的在於資源與理想之間的拉扯，所以，一方面需要釐清目標與現況資源的差距，在有意義的規範下河有限的資源創造出最可行的規範，是一門專業。
GLP規範的建構與ISO系統是一樣的邏輯
此篇我想要整合這年從零到有的思考與執行。
一、研究現有的系統
所有的系統都有一個服務的目的，這個系統有他營運的模式，都是環繞著這個目標，在我一開始建構系統前，花了很多冤望時間再用自己的想像去建構，這其實非常浪費時間，所以，在撰寫文件的過程，花了超多時間在反覆修改的。
為了珍惜自己寶貴的時間，如果你又在公司裡頭，搞清楚手頭上的系統最終要達到的目的，以及實際上如何營運，如果可以花錢請相關專業的顧問，把系統的理想到落地都從頭講清楚是非常重要的。
這過程，要去研究的是
1. 執行的專業背景分工
2. 任務項目有哪些
3. 執行人數需要多少
最後去推斷，自己團隊需要至少再新增多少人或背景，用剛剛好的資源去做就好了，因為在公司而非學術單位，沒辦法以學術至上的精神去達到最高的有效性，而公司所追求的就是最有效益的決策。
二、標準流程的建構
在進行系統化的建構，一開始避免不了的是學習與仿造現有的系統，但終究在自己手上，我們終究要把學問內化，成為自己的能力。
而標準化的過程，就是蓋骨架。
(1.) 文件分級
在文件上就有分級的概念，數字越小，涵蓋文件的範圍就越大，也越抽象，數字越小涵蓋的範圍小，但具體的執行就越細。
這個概念的好處在於，越上層的文件穩固方向，也成為一種指導書，確保下層的文件要達成上層文件的需求。
就像憲法的法律強制力高於法律，但憲法也非常的抽象，需要法律來具體規範。
越下層就越靠近實務的執行，所以也會需要很細膩的把流程寫到讓沒有學過的人也可以照著做，也有同樣的品質，所以，這是一個實務技術轉化成文字的過程，考驗著撰寫人對自己實務的熟悉程度，也文筆能否清晰到讓人理解。
(2)建構模板
建構模板非常非常重要，這是我在撰寫程序書時，快被Word格式搞瘋時，花時間研究Word的格式的使用，將每個文件都會用到的封面、頁首、編碼原則、段落格式、字型、字體大小，種種每個文件都會用到的細節都要花時間統一格式。
也許你會覺得為什麼要這麼累，但當文件數量龐雜起來後，系統化的意義就可以讓相似模板化可以讓資訊更統一，而團隊以及未來的使用者可以更輕鬆、有系統的理解，這個系統才會有被使用的價值。
當我們可以降低重複性的工作，我們在認知的空間就可以處理更重要的事情，在優化流程和處理未知的情況都會更有餘力。
三、撰寫的思考
(1.) 技術的挑戰
撰寫程序書上頭提到了需要實務技術，並在每個流程都思考行動的目的性，並把不需要的文字與流程省略，而談到了實務技術，往往撰寫人本身就需要是那個程序的專家，否則就會只知其一，不知其二。
所以，一個系統的完成，要逼撰寫人成為扎實的技術專家。
(2)概念化
將技術的內涵分層正是撰寫程序書的困難，將步驟分為動作以及注意事項，並在程序書中該注意的地方寫清楚，就可以讓know-how變的非常有價值，而未來公司如果要做教育訓練，程序書就是一個指導書。
四、流程優化
與理論書不同，程序書是拿來用的，而非理解就好，撰寫人有幾個思考點：
(1.) 有沒有多餘的設計：重複功能的表單、多餘的描述
(2.) 初學者理解有無困難：應該要像使用說明書一樣清晰，甚至可以加圖做指引讓初學者理解
(3.) 執行起來有無bug：執行者自己操作起來可以感覺得出，是否有跳步驟或是該注意沒有注意到的細節
(4.) 技術提升與優化：優化後，應該同步更程序書
以上為修訂的時機，而程序書本身也要設計固定時間，因應需求而調整。
程序書是個非常有價值的系統，但往往人員流動或是執行者缺乏系統化思維，或是架構過於龐雜，沒有設計優化的機制，讓程序書流於形式，這就非常可惜了。
好的程序書，可以讓新人很快的進入工作狀況，也可以讓技術提升留在系統內，讓技術傳承和品質可以維持一定水準。真的非常建議公司一定要花時間重視流程。
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昆陽 Peace 2022.12.22
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世界很大、我們的內心也很深，我們常常在往外尋找有價值的事物，但卻忘記往內尋，
認識自己一直是我們的責任，但往往我們也是傷害自己最深的人。
我是昆陽，我希望用我的觀點為你帶來點新的想法，
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