建構做事的規範｜標準作業流程的意義

更新於 2022/12/22發佈於 2022/07/24閱讀時間約 7 分鐘

從第一份工作，在變動性大的營造景觀公司工作，我很喜歡那種一切規範可以自己創造的感覺，在當時也建立起自己的工作流，喜歡讓系統不斷優化的感覺，不過最後明白在怎麼有理想，都難敵整間公司營運的方向，哪邊是公司賺錢的主力，資源就在那裡，這個就是一間公司的生產鏈。

不過這也是在傳統產業的好處，有些公司的風格就是你有能力你就去做吧，好處是你的自由度很高，可能在你的位置上你的專業度比其他人還高，老闆會更加信任你，可以讓你有很多的成長空間，只要你熬得住，你的機會與成長幅度會相較去大公司當別人的基層員工還來的大。

從今年開始到這個月，我從不知道什麼是GLP規範到把標準作業流程建構框架，從骨頭到肉，倒不是從0到1，而是從0.5到1，不過也著實讓我摸索很久。

此篇想來聊聊，制定規範的價值和方法。

前言、GLP規範是什麼呢？

優良實驗室操作 (Good Laboratory Practice，以下簡稱GLP) 規範主要是針對試驗單位 (Test facility) 進行非臨床健康與環境安全性研究，從計畫到出具研究報告的過程應符合的要求, 規範目的在確保試驗單位產出的研究數據具備真實性與完整性。

國內外化學產品 (藥品、農藥以及環境用藥、動物用藥、化妝品、食品添加物、飼料添加物、工業化學品等) 的權責機關通常對於產品登記的研究數據提交會有相關法規要求。(引自：財團法人全國認證基金會)

許多國際的產品也都有使用這個規範，讓這些科學數據可以在國際間通用，而要在這種國際間能夠互相承認的數據，勢必在嚴謹度以及流程都十分的要求。

許多業界前輩提醒：「寫你所做，做你所寫的」，這就是寫程序書的精神。

另一個層面來說，當你做不到或是不想做的事情，就不該寫進去，話雖如此，但如果做了你沒寫的，或是每一次做的都不一樣，那就失去原則性以及標準作業流程的意義。

一、從理想到執行：第一步分層級

每個規範、每個系統都必然有一個目的，如果沒有目的、沒有方向那這些行動都會淪為散沙。

制定規範的第一步就是理解這個系統的含意，其目的與理想，必須從一開始就建立起，並訂定骨架，骨架就是大綱，此系統需要的標題，並從大標題建立至小標題，先從框架制定出來，確立理想，此骨架也是不可變動的內容。

這個規範的制定者必然要實際的掌握技術，否則容易偏離SMART原則，一定要足夠具體且實際可以操作的標準流程才是有意義的，所以，制定者必然是專業者才能真正把具體需要細節框架住。

唯有專業者才能不斷的優化以及將所有變因和細節掌握，並根據現況的資源去設定，那些是這些必要條件需要備齊的，哪些是可以重複使用或是節省的，這些都是在設定規範中很重要的思考。

這就是大系統與小系統的組合，我們大系統維持著大框架不動，而小系統則可以較輕鬆的改寫運轉方式，而大系統則應該在一開始就確立方向，維持著整體的運作，小系統則擁有較多的彈性可以修訂。

舉例來說，公司的系統的目的應該是賺錢，如果我建構的系統沒有賺錢的可能性，那就不能成立，因為是不同的方向。

二、善用PE-SMART原則

SMART原則在目標設定是一個很重要的原則，可以幫助目標設定時，把理想落地，不至於讓目標設定時，過於理想與美好。

設定標準作業程序可以善用SMART原則去思考：

Specific具體：具體怎麼操作、描述的事物是否能夠讓每個相關人士看得懂，每一個描述都該有一個具體的人事物和行動。

Measurable可量化：任何有體積、面積、誤差等，只要有範圍的內容都要有一個數字去規範。

Attainable可達成的：規範制定上不得超過現實難以實現的事情，不能將理想的事情無限上綱。

Relent相關的：在標準作業流程中，有不同層級的文件，彼此相連，越高級的文件牽涉範圍越廣，越理想，越抽象，是作為方向確認使用；越下層的文件則越具體且細節到可以操作的層次。

最後加入了P和E，PE-SMART 這個概念是由許庭韶諮商心理師在職涯諮詢的課程導入進目標設定的。

Positive正面描述：描述的詞句都應該以正向的詞語去描述，潛意識我們都會以正向的詞句去行動，例如：我們沒辦法叫一個人不去想「藍貓」，只要去提到我們就會去意識到，那個反面的意思就難以被實踐。

Ecosystem生態循環：規範是人去操作的就要以人長期運作為考量，這個規範必須是有邏輯、合理、操作起來輕鬆，執行者操作起來符合效益，心情愉快。

最後一個生態循環，我覺得是整個規範在制定上最需要去思考的，這個規範能否完善的涵蓋整個系統的運作，牽涉到人性、專業度的提升、資源的補足，而如果制定者本身都覺得綁手綁腳的，那就是需要持續的修訂。

三、沒有完美的規範：PDCA

PDCA是循環式品質管理，Plan規劃-Do執行-Check檢核-Act修正的簡稱，是一門廣泛應用在各個系統的品質管理。

這個概念與SMART原則一樣，簡單理解，而且好用，越簡單越能夠執行，PDCA對我的啟發就是「優化」，做為一個完美主義者，PDCA幫助我理解，沒有完美的目標設定或是規範，一定有很多要素是不可控的，所以，在制定規範時，一定要設立更改標準流程的標準流程，聽起來很饒口，但很多規範往往都因為制定起來綁手綁腳或是有更好且有效益的方式，但執行者沒有更改規範的權限，就最後就讓規範失去了價值。