需求溝通時使用正向表述
2023/01/02閱讀時間約 2 分鐘
我在客戶那邊進行顧問服務時，經常趁機引導客戶演練如何進行跨部門的需求溝通。
其中最關鍵的要訣，就是使用正向表述的字詞進行表達。
例如，如果你想討論某個規格要變動的提案
✘ NG 講法：這個規格不能這樣做！因為會出現 OOXX 問題…
✔︎ 正向表述：這個規格有另外一個方向需要討論，因為我們之前發現了 OOXX 問題…
採用正向表述的理由不是因為「想當一個好人」這樣的心態作祟，這邊有三個前提以及三個好處，讓我分析一下。
三個前提：
- 我們的觀點可能有偏見
- 對方可能有隱藏情報
- 目前討論的議題不一定有絕對的品質驗證指標
三個好處：
- 正面積極的情緒，有助於大腦產生聯想
- 反向論述的邏輯造成認知負擔，正向表述較容易消化訊息
- 正向表述較容易重塑溝通的認知框架，加速達成共識
我們在進行需求溝通的過程，最容易遇到的大魔王就是「太快跳入細節」、其次就是「只看到自己想看的」以及「短期情緒干擾」。
我發現，這些大魔王都不是一下子就蹦出來的，而是從異界撕開一小道縫隙，隨著溝通過程累積的認知落差而來。
換句話說，因為許多小狀況以及誤解，小怪被養成了大魔王，我們都太小看每一次小小的溝通進度，而又過度期待用一場戲劇化的大會議來決一死戰。
最好的需求溝通，是到會議室全部人一起開會之前，已經有共識基礎。
而「正向表述」就是一個在需求溝通過程，很棒的原子習慣。
如果說訊息的溝通就像一條高速公路，從我們嘴巴講出來的話，上了交流道，要找到正確的交流道才能抵達對方的腦袋中，重新還原意思。
狀況來了，我們的大腦在下訂單到出貨的過程，有可能會搞混訂單，所以我們表達出來的語言，只是全部想法的一部分。
所以當我們用負面表述、反向邏輯在評論或說明一件事情時，雖然不一定有攻擊別人的意思，但光是「聽起來很費力」、「聽起來有不舒服感受」、「質疑事情不是這樣」這些內心戲，就足以讓認知的高速公路塞車。
認知負擔讓對方要花費額外心力確認你的意思，負面表述會讓對方的情緒跑出來，想確認自己是不是遭受攻擊。
這些都是摩擦力，墊高了溝通成本，也就等於提昇了專案風險。
把要表達的意思重新整理變成正向表述，一開始不容易，這是對自己認知負擔比較大的轉譯工作。
經過實驗證明，下班之後的非工作時間，我也沒辦法對小孩維持正向表述（喂）
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