20231205摘錄|經理人特刊No.54|CEO的時間管理法

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Time is precious( 圖自Pexel/ Jordan Benton)

Time is precious( 圖自Pexel/ Jordan Benton)



時間管理大調查篇
1.超過5成高階主管的行程管理單位以「每周」來規劃
2.主管跟基層員工對於時間不夠的原因不同:主管(受到干擾)、員工(工作量大)
3.高階經理人重視「復盤思維」,卻忙於日常工作

CEO行事曆分享篇-以Warren Buffett為例:
「我的行事曆是空白的」
(1)優先考慮更重要的需求,而不是排滿行事曆
(2)排滿行事曆不代表你很認真
(3)你應該盡可能多珍惜空閒時光

時間規劃原則
1.記錄每小時注意力去向、回顧預定行程與實際的落差,並思考改進的方向
>以「開機儀式」整理心情,快速啟動專注力
>屏蔽「噪音」,降低噪音
>調整燈光來轉換大腦中「專注(冷光色)/發散模式(暗色系)」
>集中時段收發email跟回復社交軟體訊息,降低工作被打斷次數
>桌子上只保留正在做的工作,下班前收拾桌面跟抽屜
2.以自己的價值觀來當所有行動的方針、方向,再來訂定可實踐的行動方案
>依價值觀確立「領先指標」,分析任務難易度(淺薄工作/深度工作)並加以分配時間佔


3.預留時段給工作與人生目標(最多扮演7個角色),剩下的才處理日常和意外
4.了解成員的工作傾向,制定不同休假策略
成員工作傾向詳查:https://hbr.org/2014/06/manage-your-teams-collective-time

5.比起自己的時程,更要追蹤部屬任務進展
3種週期行事曆(曼陀羅九宮格、月計畫及周計畫,方便團隊管理與組織目標的達成)
6.提早準備、提早應付,才有悠閒的本錢
一有機會就預先準備、主動多做事的原則,可以讓你deliver beyond

expectations(超乎預期)
7.把時間當有限資源,「非我不可」的事才做,並安排時間獨處自我沉澱及修復,現在流

行偷偷練功進修
>適度休息(冥想、午睡、伸展、丟紙團等等),活化大腦再繼續投入下一個代辦事項
8.(Elon Musk)用「時間箱子」(time box)來督促自己,每件事只能花多少時間做
時間箱子就是,把每個行程都放到獨立的個別時間段裡,在特定的箱子區塊,只能做

限定活動。
9.(Bill Gates)5分鐘為單位,堆疊零碎時間
(1)不要把太零碎的時間拿來看臉書、IG
(2)除了短暫空檔以外,他一年也會安排2周作為「思考周」(Think week),把自己與

外界隔絕,只用來讀書。
10. 多工(multitask)這種切換式作業(switch-tasking),只會削弱我們的創造力跟降低效率而已


時間分配篇
(1)報告撰寫
先求有再求好,結論重於細節
可從既有範本修改,省掉時間讓你效率更好
(2)簡化工作流程
圖解複雜工作步驟,轉化為流程圖表,節省時間UP
(3)開個有效率的會議
只有有效率的會議,才會好過不開會(不然就不要開會浪費大家時間)

結論:
能靈活運用時間的人,每個都值得我們參考跟借鏡,祝大家早日找到適合自己的方法跟節奏。


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