解決拖延與分心問題,提升工作效率的5種方法

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你也有這些困擾嗎?經常在工作中分心、拖延,事情總是趕在期限前才能完成;工作進度總是不如預期。

經過這幾年在工作上的嘗試,閱讀多本書及結合參考其他人的方法,總結出5項我覺得最能有效幫助自己提升工作效率的方法。

如果你希望可以提升自己的工作效率,或許可以參考看看我的方法。

方法一:設定短時間的計時器

根據「帕金森定律」,有多少的時間完成,工作就會膨脹到那麼多的時間。

也就是說,如果有30分鐘可用,即使是10分鐘能完成的工作,最後也都會花完30分鐘才完成。

在開始每一段工作前,用計時器設定一個10-60分鐘內的時限。這是一個類似於番茄鐘的方法,但我不會限制自己每一段必須專注多長的時間,而會依據工作的狀態來決定。

如果是比較複雜的工作,就會設置比較長的時間,而簡單的任務可能就設定10分鐘的時間。如果執行的進度沒有在時限內完成,就再設置下一段時間。

努力完這15分鐘就好

如果是一下子就要逼迫自己必須專注工作2-3小時,光想就會覺得很累。但如果是設定短時間的專注會比較不容易讓人想逃避,只要讓自己先想辦法完成這15-30分鐘就好。

只專注在當下能完成的

在時間的限制之下,會讓人更專注在眼前可以做到、值得去做的事情,捨去不必要的事情。加上了時間限制也會讓人盡可能地在這段時間內完成工作。

成為進入專注狀態的提示

按下計時器也是一個提醒讓自己工作狀態的提醒,就像參加考試或比賽,當看到計時器開始倒數,就會馬上投入到眼前的事情。

☞ 使用功能簡單的計時器

可以使用廚房計時器,功能簡單,時間設定也很方便,不需要花太多時間操作,也不會有其他花俏的功能讓人分心。

建議避免使用手機作為計時工具,當拿起手機看到通知訊息或其他的軟體,很容易讓人一不小心就分心。


方法二:先計劃再行動,將複雜的任務拆解

接到一項新工作時,千萬不急著馬上跳下去開始做。先經過計畫能夠讓自己對工作更有掌控感,並且可以將相似的任務集中進行,更妥善利用時間。

經過計畫後,會對於自己行動時感到更有把握,做起事來就會更有效率。

增加對任務的掌握度

面對較複雜的工作,可能有許多不確定性。先將複雜的任務拆解為多個小任務,就不會在開始行動時因太困難或模糊,而不知道從何下手,造成拖延或分心。

減少不必要的擔心

當工作項目一多,工作時就容易分神擔心其他工作。經由先拆解成多項小任務,以及列下來可能會碰到的疑問或風險,能讓自己對於當前的工作狀態更清晰。

減少過度與不必要的擔心,就能更專注於完成眼前的任務。

更有效的運用時間

先進行計劃,能夠刻意安排在「高專注區段」進行複雜的工作,在低效率區段集中處理比較瑣碎但簡單的任務,讓每一段工作時間都發會更大效用。

☞ 找出自己的專注區段

可以透過幾天的紀錄與回顧自己的工作狀態,來找出自己的「高專注區段」和「低效率區段」。往後就能在自己最能專心的時段安排較複雜的任務,在效率比較低的時段集中處理比較瑣碎但簡單的任務。

方法三:在前一天先計畫

在前一天結束工作時,先進行隔天的工作計畫與安排。如果等到睡一覺醒來才進行安排,大腦需要重新開機,重新回想前一天的事情。

就必須經過「回想昨日的工作」>「思考現在的工作狀態」>「決定今日的工作優先順序」層層的決策消耗。

降低隔天的行動門檻

如果在前一天先安排隔天的工作計畫,第二天起來後只需要打開代辦事項,照著開始執行就好。

能夠安心的下班

先計畫好隔天的工作,能作為一天工作結束的關機儀式。讓自己清楚的工作進度以及確認有哪些事情是已經完成的,就能夠更安心地放下工作,獲得良好的休息。

讓自己不要在休息時還在想著工作。有好的休息,隔天才能有好的精神狀態開始新的一天的工作。

更輕鬆地進行工作安排

當剛結束共做時,腦袋還在運轉狀態,可以更清楚有哪些事情需要進一步執行、優先級更高。就不需要等到隔天起來還需要重新回想。

☞ 你可以在工作計畫中記下:

關於後續工作步驟的想法、描述目前的狀態以及可能會遺忘的任何細節。

方法四:封印手機與關閉通知

手機絕對是最容易讓自己分心的東西,有太多的App、服務會一不小心就吃掉注意力和時間。即使只是將手機放在一旁,都會讓人忍不住分心。

在進入專注前,先將手機放在看不到的抽屜裡,並關閉通知,就能減少自己不自覺的分散注意力去關注是否有新的通知或訊息。

發現自己的分心時刻

在碰到沒那麼喜歡的工作時,為了想紓解那種煩悶的情緒,就會而不自覺得就拿起手邊的手機來看,成為迴避 事情的避風港。一旦將手機放在看不到的地方,當想要分心時,會 很清楚地發現,自己正在找手機「想要分心」。

電腦上的分頁也是讓人分心的兇手

除了手機以外,在電腦上開啟的通訊軟體與網站分頁,也是容易造成分心的原因。

光是看到分頁的存在,大腦就會分散注意力進行分析,很多時就可能會讓自己想起其他的事情而分心

☞ 分心時別急著責怪自己

當發現自己分心時不要急著責怪自己、告訴自己必須馬上專注。你可以好好的思考與觀察自己分心的原因。

有可能是因為思緒卡住了想不出更好的、或是因為正在做不擅長的事情而感到困難、也可能是對於自己正在做的事情沒把。

好好的關注自己可能會分心的原因,找出解決方法,而不是讓自己只是分心做其他事情來逃避,或責怪自己而感到沮喪。

方法五:轉換任務時,先休息3分鐘

在不同任務間轉換時,如果沒有經過休息就直接進入下一個工作,就很容易會在進行下一項新任務時,仍不斷想起前一個工作的事,進而影響到工作效率。因為我們的腦中已經塞滿了前一個工作的思緒。所以可以透過小小的休息讓大腦有時間稍做休息,並且清理不必要的思緒。

讓大腦清除不必要的雜訊

短暫的休息能讓大腦有時間清空、重置,將不必要的雜訊從腦中排除,不讓前一個任務

影響到現在正在進行的事。

推薦的休息方式

  • 離開座位去上廁所、喝水
  • 閉上眼睛專注在自己的呼吸幾分鐘。

請給自己3-5分鐘徹底的清空大腦是最好的

別在休息時用手機

如果在休息時間選擇看影片、回訊息、滑社群,反而會讓更多不相干的訊息佔據我們大腦,干擾工作的思緒。


重要的是,多嘗試找到適合自己的方法

沒有一套方法能適合所有的人,我也是經過多年的在工作上的嘗試,才終於找出這些最能有效幫助自己提升工作效率的方法。


如果閱讀完覺得對你有幫助,歡迎分享給其他有需要的朋友。

也歡迎和我分享與交流,你是用哪些方法來幫助自己提升工作效率唷!


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