提高命中率, 面試官和求職者都可以做的幾件事

最近剛讀完一本日本推理小說, 書名是《六個說謊的大學生》, 整個故事圍繞著知名IT企業的人才招募流程開展。書中有一段內容讓我覺得印象深刻, 當該IT企業的人事部部長被問到當面試官的訣竅以及面試官如何掌握在瞬間看透對方本質的技巧時, 他自白: 「看透對方本質什麼的, 我向你擔保, 百分百不可能。…….面試時間再長也不過一小時, 那麼短的時間, 能看懂對方的什麼呢?.......落選的學生中是不是有人比入選者更加優秀?---我向你打包票, 這種可能性的概率是百分之一萬, 絕對有!.....無能的前輩、沒用的後輩, 為什麼公司裡會有這樣的人呢? 他們當年也是成功通過考核進入公司的, 其中的原因簡單得可悲, 因為我們完全不能保證選中真正優秀的人………」。這段話非常的誠實! 

我不知道世界上是否有面試官能達到百分百的命中率---選中的每個人在進公司後都能產出最好的價值。但我記得曾經聽過人資部門的同事說: 「公司裡那個表現很好的xxx當初是我招進來的, 是我的代表作!」 代表作這個詞已經說明了「找到進公司後能表現好的人並非常態」。而擔任業務主管的朋友也曾提到一個在面試時表現非常好的候選人, 正式到職後的某天跟直屬主管約好拜訪客戶, 卻在家裡睡到10點還沒出門, 於是在試用期滿時請他離開。我自己擔任部門主管時也有過幾次失敗的用人經驗。如同小說裡的部長所說, 面試的時間太短, 很難對一個人有全方位的了解, 而大部分的職位都需要一個人有綜合的能力才能勝任,面試中的對談也許能掌握候選人的專業經歷、表達能力和部分的性格特質, 但卻看不到他實際做事時的抗壓能力、細心程度和時間管理能力…等。面試官能多做些什麼來提升命中率呢? 從過去的失敗經驗中反思, 我認為有以下3點:

1.面對面的互動好過視訊或電話

過去在同時管理台灣和香港市場時, 有幾次透過視訊面試香港候選人的經驗; 疫情期間在中國工作, 也幾乎都用視訊和電話的方式來面試。雖然連線的品質很好, 但受限於非實體見面的形式, 我沒辦法很清楚的看見候選人們說話的神態和肢體動作, 也沒辦法感受跟他們之間的互動, 少了很多非語言的資訊來判斷他們的合適度。後來我發現, 那段期間透過非實體方式面試錄取的人裡, 有比較高的比例在入職後因為不適應、不適合而自己決定或被安排離開。

我認為面對面的互動更能藉由說話時的神情和肢體動作來增加對候選人的了解, 因此也更有機會選出真正合適的人。不需要在每位候選人每階段的面試都做到實體見面, 但至少在確定錄取前, 最終考慮的人選應該和用人主管有實體互動的機會, 以確認彼此之間的化學反應(chemistry)以及候選人在個性、調性上能和部門團隊及公司文化相契合。

2.預留面試後的閒聊緩衝

在擔任部門主管時, 面試的安排通常擠在日常的各種會議間。往往是結束前一個會議後, 匆忙趕到會議室跟候選人見面, 談完之後又匆忙的離開, 跟候選人們的互動都在他們的備戰狀態。有一次, 在結束面試後, 候選人想要借用洗手間, 於是我多了幾分鐘的時間可以在行進間跟他隨意攀談。有別於面試時的僵硬、拘謹, 我很意外的發現在心情放鬆的狀態下這位候選人其實還滿能言善道的, 這就為之後的評估多增加了一點資訊。後來我學到在面試後藉著送候選人離開爭取一些閒聊的時間, 透過跟職位不相關的話題, 放鬆候選人的心情, 觀察候選人是否有不同的面向。 

3.建立對業界人事動態的敏感度

資歷查核是很多公司針對中高職位以及對誠信操守要求特別高的職位都會進行的重要程序, 這是在面試後透過正規流程來做驗證的一種方式。 除此之外, 我認為平常就應該對業界的人事動態保持一定的敏感度。同一個業界裡, 哪些公司是怎麼樣的工作文化, 因此出來的人大概是怎麼做事的, 以及「哪些人很有特色」, 這些流傳的信息可以在面試前端作為參考資料。不是說要因為這些信息就輕易刪掉一些看起來資歷吻合的人選, 而是有了這些參考信息更能幫助面試官在面試階段做好準備, 能重點提問、釐清自己耳聞且有考量的點。  

那對求職者來說呢? 知道面試官的難處後, 在經歷、能力符合的狀況下, 有什麼相對應的做法能幫自己爭取加分呢? 同樣有3點: :

1.提前訓練自己的非語言表現

在擔任面試官的經驗中, 我見過不少候選人在說話時有一些不自覺的表情和動作。有些是邊說話邊回想邊搭配眼睛往上翻; 有些是留長髮的女生不自覺的用手指一直轉頭髮; 有些則是每說一兩句話就噴笑一下, 這些都會留存在面試官的心中, 變成對你的印象之一。我會建議求職者在準備面試時, 除了熟悉自己口語上想呈現的內容之外, 也要提前觀察自己是不是有什麼不自覺的表情和動作。願意對面試準備下苦心的人甚至可以錄一小段自己說話的影片來做觀察和調整。我自己的做法則是在熟悉內容後對著鏡子說一兩段, 確認自己沒有什麼奇怪的手勢和表情。

2.創造面試前後的閒聊機會

對求職者來說, 面試前、後都可以主動創造一點點閒聊的機會, 展現自己的大方, 並讓面試官更了解自己。由其是面試前, 如果在正式開始前能有機會先聊起來, 自己在面試中的表現也會更放鬆。曾經在一個工作機會的最終面試階段, 被安排了和亜太區總裁面試, 由於他在新加坡出差, 面試是以線上通話的方式進行。在面試前, 我非常的緊張, 擔心網路連線的對話品質不佳, 也擔心聽不懂印度口音。在連上線後, 他表示需要幾分鐘打開履歷的檔案, 因此我利用這短短的空檔跟他閒聊, 內容大概是: 「聽HR說你正在新加坡出差, 謝謝你這個早上預留了時間跟我對談, 你是在飯店房間裡連線嗎? 都還方便嗎?」。幾句話的對談後我感覺自己已經做好暖身, 接下來的對話就能更輕鬆地進行。

3.建立自己的業界口碑

要記得, 自己在每份工作中的言行都有可能變成在業界流傳的口碑。做出績效是口碑; 容易溝通合作是口碑; 習慣口出惡言、與人爭吵也會是口碑。在日常工作中選擇要怎麼回應一件事、一個人時. 務必想想自己想留下怎麼樣的名聲讓人打聽。

世界上沒有完美的面試流程能保證百分百選中最合適的人, 對面試官來說, 在履歷上呈現的內容之外, 能觀察、收集更多面向的信息就越能幫助自己做判斷。而對求職者來說, 排除干擾, 找到最容易讓別人看懂自己優勢的方式, 就越能吸引到適合自己的工作機會。

到Cindy的個人網站: www.cindycareerplus.com 閱讀更多職場文章、了解更多求職服務的案例～

Cindy Lu, 美國紐約大學(NYU)研究所畢業, 20年500強外商品牌行銷工作經驗, 熟悉B2C及B2B商業模式, 管理過台灣、香港、中國市場。目前從事職涯規劃、履歷、面試等求職技巧諮詢以及職場文章創作工作。職場文章散見於104人力銀行、1111人力銀行、商業周刊以及Cheers雜誌等媒體平台。Email聯繫:cindy.career520@gmail.com