在同仁進行工作回報的過程中，偶爾會遇到因進度落後或其他考量語帶保留，甚至隱瞞問題的情況。這種時候作為管理者，我們的角色不只是「追進度」，更重要的是建立一個讓同仁能坦誠溝通的環境，協助問題被解決。以下是一些幾個自己使用的方法，可以幫助發現異常，引導同仁提供真實回覆。
就如同進行面試一般，提問時避免用「是非題」的形式問問題，像是「階段任務是不是都完成了？」，這樣容易讓同仁以簡短的「是」或「差不多」帶過。可以改用開放式問題，「我們可以看一下目前完成的資料以對焦」或是「過程中你有遇到那些問題，以及是如何解決？」讓同仁有更多空間描述實際狀況，以了解更多的細節。
這時要注意語氣用「好奇心」代替「質疑感」，讓問題變成自然的對話，避免讓同仁認為是在質疑可信度，次數多了以後也能建立雙方的溝通默契，讓同仁準備好再過來說明。
【2. 創造安全感，降低心理負擔】
有時候同仁隱瞞問題的原因，往往來自於害怕被責備。因此主管的應對也要注意。以同理心化解壓力，讓同仁敢於說出真相，可以適當分享自己的過往經驗，例如：「我以前在做專案時，也有過卡關的經驗，後來發現及早提出來討論，會更容易一起解決。」透過坦誠的分享，讓同仁感受到這不是「審判會議」，而是一起解決問題的過程。
【3. 觀察內容細節，找出隱藏的端倪】
很多時候異常的跡象會藏在同仁的語調、肢體或工作成果的細節中。同仁面對回報問題時顯得過於簡略，甚至避免眼神接觸，這可能是隱藏問題的訊號。此外連續幾周進度報告中出現延後、數字前後不一致的情況，也會值得我們進一步探究。
【4. 提供解決問題的選擇】
這是我正在做的，當發現異常跡象後，不是急著追責，而是主動提供可行的協助。建立解決導向的文化，例如：「需要再安排人手來支援嗎？」或是：「要不要把某部分調整到下一階段再處理？」讓同仁感受到支持，進而釋放壓力。
跟同仁口頭說「有問題都可以來找我」，其實成效很有限，透過實際的幫助舉動，可以讓同仁了解主管是真正願意給予幫助，才能夠真正主動提出問題，縮短引導提出找出問題的時間。
【5. 練習「柔性檢視」的技巧】
在每次進度檢討時，先從正面表達開始，例如：「這次完成的部分真的不錯，有些進度比我想像中還快。」之後再逐步引導探討尚未完成的部分。這種方式也能減少同仁壓力，避免出現防衛心態，從而促進更坦誠的對話。
【6. 以數據和系統化工具輔助確認】
在遇到新人時期，很多時候是根本就不知道問題在哪？所以善用工作追蹤工具或表單，讓同仁在填寫進度時更清晰，也讓主管有具體的依據。
像是透過看板系統或專案管理工具，可以即時掌握進展，進一步從數據中找出可能的異常點。當對方知道主管有全面的掌控力，同時也間接促使同仁需要及時進行回報請求協助，加速雙方交流。
【7. 依照同仁表現，安排不同進度檢視，及早預警】
有計劃的中期檢視，能幫助發現潛在問題，避免到了最後期限才發現重大延誤。但同仁表現不同，齊頭式的追蹤可能無法全面顧慮或增加管理成本。
可以依照個人表現，設定階段性的里程碑，讓同仁定期更新進度，主管也能在過程中適時協助。等到逐漸適應後就能調整頻率，這樣能讓進度掌控更有彈性，減少臨時出槌壓力。
回報進度的過程，不只是確認完成與否，主管的角色不僅是管理者，更是幫助同仁走出困境的協助者。當同仁感受到這份支持，團隊的凝聚力與效能自然會同步提升。
