實習要不要學行政?行動心理師之自我行政管理-1:檯面上的事

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近日因為有某諮商所推出X心方案的付費諮商實習,聲稱可以不用值櫃檯班,並不代表不學行政,而是幫助實習生能更專心學專業。此舉引起軒然大波,甚至使諮商心理師公會全國聯合會、台灣輔導與諮商學會、臺灣諮商心理學會三個專業組織發表聯合聲明。其中提到諮商實習的訓練,包含「諮商行政」的部分。

到底諮商行政包含哪些?不坐櫃檯也可以學行政嗎?

想要成為行動心理師的話,這個議題跟你、我又有什麼關聯呢?


櫃檯行政只是接電話、收費而已嗎?


諮商所的櫃檯經常需要接電話、面對陌生的民眾,這些初次接觸,對方不一定是個案,有些可能只是想詢問諮商是什麼?該如何安排與預約?因此,能否熟知民眾的發問的不安情緒、以及可能好奇的特定事項,並且留意自己的回應能保持不批判、開放聆聽的態度,其實需要一段時間的練習。

再者,櫃檯也會需要協助已經進入諮商的預約、聯繫、請假、遲到等等事項的處理。依據學派的不同,面對請假、個案換時間等,不同的心理師處理的方式不盡相同。若是擔任行政職,那麼一方面可以練習回應個案相關的資訊,也可以看到不同心理師的處理模式。但另一方面則是需要擔任起心理師與個案之間的橋樑,代為轉達。

在此,能否拿捏好自己身為「行政人員」的界線,相當重要。若是一般民眾的詢問,那麼給與的回應比較傾向提供知識性的衛教,像是諮商可幫助你理解自己,但實際進行的也會因本人與心理師合作的過程而有不同。如果是個案與心理師之間訊息的轉達,那麼我覺得如實傳達,有疑問也須與心理師進行核對後,再轉發給個案,切忌成為治療關係中介入的第三者。

此外,櫃檯行政也可能會遇到與個案相關的棘手情境,可能是危機處理。比如說:某個案打電話來表示心情低落,要找心理師,否則就要....或者是,對心理師的處置不滿意,打電話來機構抱怨....此時,能否在電話中簡短回應個案的情緒,並與心理師討論後續的危機處理,不論是後續的預約、緊急通報與否的決定,都可能是櫃檯行政值班時可能需處理的。



活動接洽的注意事項



櫃檯值班時,另一個經常遇到,不直接與個案或民眾相關的,是活動接洽的相關事項。可能不同的機構前來預約演講、團體活動、工作坊或訓練課程等。

若是遇到長期合作、有默契的機構,或許簡單交代,指定的講師、想要的課程主題,以及參與的主要族群,並說明主辦單位期待的活動時間與可提供的鐘點費,那麼轉交給講師,就可能已算完備,兩方約莫知道這樣的訊息代表的意思。

然而,若遇到第一次合作的單位、或者第一次辦活動的承辦,那麼,過程可能需要花費較多時間理解對方的需求,想要什麼樣的課程內容,為什麼要辦這個活動,來參與的對象狀態可能是什麼。比如說,都是辦給家長的座談,但若是規定要來的(像是強制親職教育的團體)、和自由報名參加(親職成長團體)的特性可能就會有差異。即使是一樣的課程內容,講授和互動的方式可能也需要調整。

講師這邊的需求,包括場地的設置,或者器材的使用。目前幾乎大多數機構都可以上網連線、使用麥克風,但像我自己平時習慣使用canva,也曾遇過演講的場地只有有線網路(就是教室內的電腦有網路),這些可能也需要事先聯絡。另外一個狀況可能是講師需要團體討論,但主辦方給的是階梯教室,可能運作上就會有一些要調整或商量之處。

我想有些實習機構,不見得會把活動接洽交辦給實習生來處理,但不可避免的是坐在櫃檯值班期間,還是會有接到類似各種活動邀約的電話或信件需要回覆或處理。那這些接觸的經驗,都可能成為未來進入正式工作的基礎,也就是實習的意義所在。



行動心理師一人全包的行政管理



我自己進入行動心理師的工作約莫有5-6年,實習期間的訓練,幫助我在進入正式工作之後,可以減少摸索或建立自己工作習慣的時間。

從個案如何可以預約我的工作時段,如果不透過機構,個案如何知道我的存在、聯繫到我、與我接洽、安排時間與場地。我該如何回覆,用信件、訊息或者電話?在動力性、分析取向的心理治療中,每一個行動背後都有其意涵,立基於過去實習與個案接洽、互動的基礎上,逐漸修正成我自己操作的模式。

活動也是,從邀稿、演講、工作坊或團體,過去也常有承辦聯繫我的時候很驚訝的表示,怎麼是我親自回覆,而非助理或實習生。我也都笑笑地回答:「對啊,因為我是一人行動心理師」。

沒有機構的支援、或是行政人員(像是專任心理師的角色)協助把細節敲定,就不可能是一個談好的活動交到你手上,只需準備講課內容就好。上述的細節,我通常會一一確認,甚至也會邀請主辦方了解聽眾有沒有什麼問題,可事先提供,我也可以納入講授的內容中,跟聽眾們分享。


我認為實習階段的訓練,就是要幫助實習生在進入職場之後,能有更豐富的經驗面對實務現場,因此,若能在實習階段接觸到這些內容,那麼我都認為是對實習有益的學習。可能實習生在心裡被認為當作一個人力、或是免費的勞工,對於還沒有進入實習機構的學生來說,或許可以多打聽,選擇一個你比較能接受的實習環境,對於不合理的要求仍可協商、拒絕,但同時,我也鼓勵實習生們思考,不只把自己是否吃虧放在天平上衡量,同時也可以想想,這些工作內容是否能幫助你提升專業能力,而讓你成為一個更有效能的心理師呢?




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心理師的行動之路
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