「要是主管總是喜歡在快要下班才交待工作，然後說如果沒做完的話是我效率低，讓我很困惑，這樣的時間安排到底該怎麼應對？真的是我的問題嗎？」一位年輕朋友在諮詢時問道。
我回答：「你說的情況確實讓人感到無奈，也很容易在職場上碰到，我們有兩點是可以先做的，首先是在工作告一段落時主動去問主管，今天還有什麼要交辦的工作；另外，我們也要預留足夠的緩衝時間，來面對突如其來的任務。
有時面對突然指派的工作，可能會打亂自己接下來的計畫，也會影響到心情，不過先不要在心中預設主管在這時間指派工作是蓄意的，有可能只是因為他們的工作節奏很快，反應也比較急；我們要將關注的重點從情緒反應，轉移到主管的工作節奏上，並增加與主管的接觸來減少意外的安排。」
朋友彷彿被點醒，接著說：「之前聽一些前輩說如果不想有太多工作，應該盡量不要跟主管接觸，減少被指派工作的機會，但總覺得這樣怪怪的，原來還有主動去找主管確認接下來的工作這一招，那如果我真的被交辦了很多緊急的工作，時間完全來不及，又該怎麼辦呢？」
「這時要學會調整對工作的態度，尤其是要先確認先後順序而不是馬上捲起袖子做事，我知道這聽起來很反直覺，不過如果有好好釐清，就會發現有些工作看似很急，但其實可能不需要立刻處理，這時候我們就可以把這些工作緩一緩，先處理最重要的事情。
還有一個超前佈署的方法，那就是主動去爭取工作而不是等待分配，爭取主動權讓主管看到你有這個能力和態度，反過來說，如果總是處理一些不太挑戰的工作，怎麼能讓主管發現自己的價值呢？我第一次在職場上嶄露頭角，也是因為主動向主管爭取幫他做報告，這本來並非我份內的事，後來這個報告甚至獲得公司內評比第一名，而在那之後我也更容易爭取到我想要的案子。」
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在職場上，我們都想要能隨著自己的想法來安排工作節奏，但在團隊中一定會遇到臨時指派的任務，如果主管總是在鄰近下班才交辦工作，我們可以怎麼樣來因應呢？
心態與方法
檢視自己的工作與主管的期望
首先一定要保持冷靜，因為過於情緒化的反應對於找到解決方案沒有幫助，反而容易使情況惡化，從客觀角度來檢視自己當前的工作負荷及主管的期望。
可以觀察是否有某些任務的時間安排過於緊迫，甚至不符合實際情況，還要主動與主管進行定期的工作回顧，依照主管期望適時調整工作計劃，也要定期詢問主管是否有新的交辦事項，減少將工作積壓至下班前的機會。
主動溝通與主動調整
作為專業工作者，需要主動尋求與主管的溝通，除了能更完善工作時間管理之外，還可以在工作中取得更大的主動權與能見度；同時也要適時反應自己的工作量與時間分配狀況，若發現時間不夠，可以提出需要調整優先順序的方案或建議。
找到合適的工作節奏
找出適合自己的工作節奏，並爭取主管的支持，是克服不合理工作安排的關鍵，建議可以配合主管習慣來製作清楚的圖表，如甘特圖或日程安排表，讓主管了解當前負荷與處理進度以便溝通。
還需要保持一定的時間緩衝，這並不是要我們在每個任務中都保留過多空白時間，而是讓自己能在日常工作中預留一些額外的時間應對突發狀況，因而在面對臨時交辦的工作時不至於陷入時間緊迫的困境。
如何爭取主動權
- 明確表達目標與期望：當你希望得到一個更合理的工作節奏時，可以主動與主管溝通自己的目標和期望，說明自己希望自己能有更多的時間來集中精力處理當前工作，而不是簡單地被無止境的任務分散注意力，當然這需要先證明自己的工作品質與尋找合適的溝通時間。
- 展示價值與貢獻：在與主管溝通時，通過展示自己工作的成功案例，來強調自己在專案中的價值，也可以爭取自己擅長但尚未在工作清單中的事，讓主管看到自己的專業性，也能增加在工作安排中的話語權。
- 提出具體的建議：如果希望獲得某個特定的案子或專案，可以直接提出具體的建議，並解釋為什麼這個案子對你來說是理想的選擇，讓主管覺得我們具備承擔更大責任的能力，從而更可能獲得想要的機會。
- 保持積極且建設性的態度：不管主管的時間安排如何，我們應該始終保持積極的工作態度，並且在處理衝突或問題時以建設性和解決問題的方式表達自己；我曾經有同事每次接到任務都先說做不到，每次講的都是不能做的理由，若可以換個方式，以要完成會需要多少資源與時間的方式來回應，就能讓主管對自己有更多的信任，進而爭取到更理想的工作安排。
當主管的時間與工作安排與我們的規劃有衝突時，首先應該理性看待當前的情況，主動與主管溝通與調整自己的工作節奏，讓自己能夠更好應對突發狀況，並在工作中得到更多的主動權與機會。
還要積極爭取自己想要的案子或專案，透過展示自己的價值，向主管證明自己值得更多的信任與機會；最重要的是保持一個正向的心態，這樣才能在職場上走得更遠，取得更多機會。
你也有在職場上遇到與主管工作指派有關的問題嗎？跟大家說說你是如何因應的吧！
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