工作中總有一些沒有什麼產值，可是不做又不行的業務，像是會議紀錄或是公司要求的各種報表……等等。
每次會議結束後，大家就拍拍屁股走人，留下你一個人獨自對著錄音檔和相關文件慢慢整理會議紀錄。
每個月月初的KPI 統計報表，數字及項目並不複雜或是難懂，而是要求的格式、小數點位數、對齊方式，每一個小細節都在考驗你的細心與耐性。又或者有時候，主管突然要你將這三個月的客訴資料整理好並用 Excel做成分析報告。
但你知道，那份你花了半天好不容易弄好的報告他大概只會打開第一頁看個兩眼就丟在一旁。
這些事情，說不上需要什麼太高深的專業技能，也不是真正能創造價值的關鍵任務，但就是一堆零碎、重複又不能不做的工作。
更煩的是，它們往往卡在原本想用來做「正事」的時間裡。像是原本要準備一場重要的業務簡報，正要好好花時間想一下下一季的行銷企劃，結果好不容易擠出來的時間，全被這些瑣碎的業務吃光了。
說真的，這種工作早就該交給 AI 了，寶貴的大腦應該用來進行專案規劃或進行重要的商業判斷才是。
但是事實上，真的用AI來輔助日常工作業務的人卻沒有想像中的多。為什麼會這樣呢？
不想用
有些人當你跟他介紹 AI 工具時，他會跟你說：「喔～我還是自己來比較快啦。」
然後你可以看到他打開Word，一行字一行字地慢慢用手打，或是使用複製貼上大法，使用著他最習慣的工作流來進行作業。
我的同事阿傑，是我們部門裡做簡報最厲害的人。
阿傑的邏輯清楚、用字精準，難得的是還具有美感，很會做簡報動畫。常常被主管抓去幫忙修改簡報。
你以為阿傑應該對AI這種新工具超有興趣對吧？結果出乎意料。
前一陣子，我們公司開始推行內部 AI工具，像是整理資料，快速產出報告草稿什麼的，很多人都開始試著使用看看，但是卻沒看到阿傑有怎麼使用。
問他：「你要不要試試看，有些地方其實不錯用喔？」
他邊打簡報邊笑笑說：「你們用就好啦，我自己打比較習慣。」
我原本也沒想太多，以為他只是使用自己習慣的工作節奏來進行作業。直到某次下班吃飯，我們去公司附近的拉麵店，邊吃邊聊時我說：「欸，你真的都沒試過 AI 嗎？蠻好用的耶。」
看到他拿著湯匙的手懸在半空中，突然沉默了一下，然後說：「我不是沒試過，只是有點害怕使用。」
我愣了一下，他接著說：「如果我那些花很多時間練起來的技能，要花很多時間跟精力才能做出來的簡報。它五分鐘就能搞定。那我以前的練習跟努力，不就都白費了？」
不會用
還有一種人，並不排斥嘗試新東西，而且也認真試過AI工具，但是最後還是搖搖頭說：「唉，我還是自己來比較快啦。」
我們部門的筱瑜，就是這種類型的人。
前一陣子她在幫主管整理部門月報表，每次都要把大家提供的資料重新彙整排版後再撰寫報告摘要。
光是整理這些資料就常常要耗掉她一整個下午的時間。
那時候我們已經開始用 AI工具來整理這些日常常規資料，我看她也有點動心，還主動問我：「那個prompt 要怎麼下才會比較精準？」
筱瑜真的很認真在嘗試使用AI工具。看到她把資料丟進去後，還照著教學調整使用語氣、更換關鍵字、每改一句再重跑一次。希望 AI工具能幫她把報告整理得更快更好，以後就不用浪費自己太多時間在做這種瑣碎繁雜的工作。
結果呢？
AI工具給她的內容，不是太過制式化，就是內容空空的，「你們部門近月整體表現穩定⋯⋯」那種場面話。
筱瑜邊皺眉，邊轉過頭跟我求救：「我是不是哪裡講得不夠清楚？怎麼每次AI都抓不到重點產出我想要的結果？」
幾次下來，她越用越沮喪。有一次我們一起加班，她坐在那邊狂改 AI 產出來的東西，最後忍不住直接翻白眼：「我只是想要一段開場白，結果我還多花一個小時來自己修改。」
不能隨便丟到網路的東西
也不是每件事都適合拿去給 AI 處理，有些涉及到機密的東西，真的不能亂用。
像我們公司有些報表，還在跟客戶核對版本；或者那種剛做完還沒公開發表的簡報，就不適合用AI來處理。
還有那種 有簽NDA的合作內容，誰都知道，這種東西千萬不能亂上傳，更別說丟進一個你不知道會把資料送去哪裡的網路工具裡。
我有一次就差點踩雷。那天要交一份合約分析摘要，寫完就想說貼到GPT讓 AI 幫我潤個稿。滑鼠已經移到上傳的圖示上，結果腦中一閃，手指停住沒按。欸，這份有 NDA 條款欸，這樣真的可以嗎？
最後我還是自己一字一句地修改完。
使用AI時真的要小心，不要不小心就把不能公開的秘密上傳到網路上了。
萬一客戶資料外流，要寫檢討報告、要背責任、甚至還得賠錢，這時候可不是一句「下次會注意」就可以收場的。
所以啦，如果是公司內部的東西、商業機密、有跟客戶簽保密條款的文件，我個人覺得還是乖乖地照規矩來。公司有內部工具就用內部的，IT 說什麼能用，什麼不可以，就聽IT的，省得哪天自己出包還不知道怎麼補救。
但如果只是自己個人使用，像寫一篇週報要找靈感、文章的標題改寫、或是幫你看一段話裡有哪裡怪怪的，這種就沒什麼問題。
只要自己心裡有把尺，掌握原則，AI可以幫忙的地方，其實還是很多的。
試試看
其實不用把 AI 當成什麼神兵利器，也不是鼓勵大家馬上就靠AI改變工作方式。
換個角度想，就把AI當作臨時找來的工讀生或是私人助理。
你不需要他懂你全部的想法，也不需要他做得多完美。你只是希望有個人先幫你動手進行初步的作業，處理繁瑣又基本的工作。
像是你早上打開email，突然發現昨天開會的會議紀錄還沒整理。你就可以丟給它說：「幫我把這段內容整理成三點摘要，內容要簡單明瞭。」
或是你下午要寫一封提醒信提醒供應商要準時交貨，但是又不想太嚴肅。你就問它：「幫我寫封信提醒廠商進度落後，語氣要禮貌一點，但是要有壓力感。」
又或者，你手邊有個社群貼文要寫，可是你卻完全沒有靈感，也可以試著問：「最近有沒有什麼值得關注的熱門議題？」
說不定它給你的方向，就剛好能幫助你釐清你腦中那些原本就模糊不清的想法。
你原本可能要花30分鐘慢慢醞釀寫的東西，結果因為它丟了幾句草稿，就讓你能只花 5 分鐘就釐清思緒，寫完文章大綱。
不用想太多，把AI當成你臨時請來的小幫手，免費、沒有情緒、又不會抱怨、還不會偷偷滑手機。
試試看，搞不好你會發現，你的工作效率跟品質會變得跟以前不一樣。
