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來讀書吧| #21_怦然心動的工作整理魔法

更新 發佈閱讀 7 分鐘

很早就接觸了斷捨離,但真正讓我動了想要整理的心情,該說是多年以後看了近藤麻理惠的"怦然心動的人生整理魔法",這次看到她出了新書(呃…2020年出的,但我現在知道,應該對我個人來說算新吧…哈),這新書是"Joy at work 怦然心動的工作整理魔法",這本是跟組織心理學家的合作,主要在談工作。

書中他們兩位有各自主要負責的章節,也會在彼此負責的章節中去穿插自己的想法。個人體感,可能以前是唸企管出身的,對於組織心理學的部分,聽了有點陳腔爛調,好像有種隔靴搔癢的感覺,而對麻理惠的部分,似乎讀了還是有些滋養。最近預借的書剛好一股腦地來了,也一股腦地到期了,寫這個讀書心得,是在書本已經逾期的情況下去寫的,好像有點時間壓力,但因為週六的天氣涼爽適宜,反而多了一種舒適感。

工作場所的雜物累積

書中提到一個不錯的概念在於工作場所雜物累積的效應。

雜亂--> 大腦負荷超載--> 要識別出重要(或是可帶來樂趣)的事,就愈吃力--> 我們會失去掌控感跟選擇力--> 因為不能採取主動選擇--> 忘了工作是實現夢想和抱負的途徑--> 失去熱情---> 失去掌控感--> 開始累積更多不想要的東西--> 在罪惡感跟整理的壓力中痛苦/掙扎。

累積雜物除了實體的,當然也包含非實體的,就像是開不完的會議跟看不完的mail。(真是深有同感,一切都看不完的時候,真的是一種out of control 的無形壓力)

評估你自己的狀況,選擇想要留下來的東西,體會整理後的環境所帶給你的感受。

文件的整理

文件基本上的目標就是全部丟掉。如果不得已真的必需要留,那就依如下三類來留存。

  1. 待辦文件
  2. 必須留存的文件(e.x. 合約)
  3. 想留下的文件(要做未來參考或是會讓你心動的文件)

但文件的目標依然是全部丟掉


非實體雜物整理(名片、電話簿、電子檔案)

  1. 這個東西令我心動嗎?(讓你心動
  2. 我需要這個東西來完成工作嗎?(工作所需
  3. 這個東西能協助我完成未來的工作嗎?(實現未來

很精簡的原則如上。三題答案都否的話,就可以丟了


電子檔案的三大資料夾分類法

  1. 目前的專案:正在進行中的案子
  2. 留存的記錄:需要參考的政策和程序。這些資料通常由他人提供,而你無法修改。
  3. 儲存的工作:已完成但未來可能會用到的案子,像過去客戶的專案。
  4. (Option)個人用:個人資訊的資料夾

電腦桌面:可以改造成有助於完成工作及怦然心動的地方。去放一些你必須要儘快處理的文件(如今天要做到的簡報)和一個"心動"的資料夾(放一些讓你看到會心情大好的東西)


工作上的陷阱

  1. 過度贏取(方向比努力更重要)
    有一句書中的話寫的很好-「不要拿自己熱愛的事去交換你不重視的獎賞」。留意自己真正想要的東西、真實的自我,以避免落入追求錯誤目標的陷阱。
  2. 誤把急事當要事
  3. 一心多用
    一心多用=效率高?


工作事項的整理

把工作寫在索引卡上(或key入 excel 中),一般閱讀書面文字會讓我們更仔細評估需要衡量的事。透過這個方式把工作"堆"在一起。然後開始工作分類,分成

  1. 核心工作:工作中最核心且不斷進行的事,也是確立職場價值的關鍵。e.x. 老師的核心工作是備課跟評分。
  2. 專案工作:有明確的起迄時間(e.x. 辦活動)
  3. 發展性工作:幫助我們學習或成長的工作(e.x. 受訓、閱讀)。這個工作會協助你朝理想的工作與生活邁進。

堆起來的工作就像一面鏡子一樣,你會突然了解,原來…這就是我工作的樣貌。然後,再一項一項地用"讓你心動、工作所需、實現未來"的方式去確定真正需要留下來的工作。整理後,就可以確定這是你現在的工作樣貌,再去比對你的理想職場生活活,看這是否值得及要不要接受。

休息片刻

在做看似不花腦筋的事(如散步或塗鴨時),潛意識可能正在進行深度思考,這類思考通常最有創意,因為這時候我們不會一直評判自己,反而會有一些創意點子彈跳出來。休息的時候,可以去走路,把手機調成飛航模式,徹底遠離電子郵件、電話或是其他讓人分心的干擾。這可能是最不受自我批判束縛的時刻,因而可放心自在探索。


整理人脈

關鍵在於知道自己喜歡何種關係。用"讓你心動、工作所需、實現未來"的方式去篩選,留下來的,試著去經營高品質的關係。

高品質的關係幾個建立的方式:

  1. 在場:不是機械式的按讚或回應,而是真心地關懷
  2. 協助他人在工作上發揮所長
  3. 坦誠自己的不足:可以讓人更親近你,並同時看到你的成長。
  4. 鼓勵玩心:自主式的活動,可以增進engagement,也比較不會有強迫的感覺。


放掉過去

當想要拋掉負面想法時,可以把它寫在身上。想這件事能如何幫助宗成長?然後把紙丟掉(撕掉、燒了、埋了都可以),負面想法就會隨著紙張消失。從中,我們可以學到教訓,留住經驗、丟掉自我批評。


空出時間自我反省

可以每兩週空出1小時左右,反省自己為什麼工作?希望透過這個工作達到什麼目標?自己的理想生活是什麼?

依據這些反省,為自己訂出工作優先順序,每天早上工作前再花10分鐘決定今天要處理哪些事情。


現在就是過去選擇的總和

當我們就是捨不得捨去某樣東西時,可以把他們放心地留在身邊。如果是因為早已不心動,但是太貴而捨不得丟的包包,可以考慮不要再塞在衣櫃的後面,而是把它跟其他令人心動的包包放在一起,時常可以照看到它。當我們以這種態度對待留下的物品時,自然而然地會導致兩種結果,一是發現我們留下的物品已經完成它的任務,而我們也已經決定好要放手了;二是我們對它的喜愛日漸增長,它成為我真正心動的物品。

有自覺地留住東西,我們是"自己選擇"留住它,因為"我"想要這樣做,這樣就可以懷著感謝地告別,或是留下並好好珍惜。

現在的路也許不那麼心動,但也是自己過去的選擇。問問自己接下來想做什麼?如果要放手,就感謝過去的旅程所帶來的;如果要繼續,就是抱著信念前進。


往下一本書前進!Have a nice day! :)


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戀小味的沙龍
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