AI 會議內容入門教學
從一團錄音檔，到一篇能用的會議文章
很多人第一次接觸 AI 會議整理時，心裡其實只有一個疑問：
「我真的可以不用自己寫會議紀錄嗎？」答案是：可以，但不是「什麼都不做」。
AI 最擅長的，不是幫你「想內容」，而是幫你把已經存在的會議資訊，整理成清楚、可用、可再利用的文章。
這篇文章，我會用四個步驟，帶你從零開始理解：
- 有哪些工具可以用
- 實際怎麼操作
- 會議內容還能怎麼再利用
- 新手可直接複製的 10 種提示詞
你不需要是主管、秘書或專案經理，只要你「有開會、有紀錄需求」，這套方法就用得上。
一、工具介紹：AI 在會議內容中，負責的是哪一段？
先說一個重要觀念：
AI 不是用來「聽會議」的，而是用來「處理會議後的內容」。
整個流程其實可以拆成三段：
1️⃣ 會議資料從哪來？
常見來源有三種：
- 逐字稿（人工整理或錄音轉文字）
- 會議筆記（條列、半完整句）
- 會議重點摘要（已有人初步整理）
AI 最喜歡的是「有文字的內容」，不管整理得好不好，只要是文字，就能處理。
2️⃣ AI 在這裡能做什麼？
以 ChatGPT 類型的文字生成工具為例，它最擅長做的是：
- 把凌亂內容整理成有結構的文章
- 把口語會議內容改寫成書面文字
- 幫你分類重點、歸納結論
- 把同一場會議，改寫成不同用途的版本
你可以把 AI 想成一個不會抱怨、速度很快的文字編輯助理。
3️⃣ 新手建議用什麼？
如果你是第一次嘗試：
- 不用追求複雜工具
- 一個「能貼文字、能產出文章」的 AI 就夠了
重點不是工具多厲害，而是你怎麼下指令。
二、實際操作：從逐字稿到一篇能用的會議文章
接下來，我用一個新手最常遇到的情境來說明。
情境設定
你手上有一份會議逐字稿，內容像這樣：
- 很多「嗯、然後、就是說」
- 講話的人一直跳主題
- 重點藏在聊天裡
你不想逐句改，只想要一篇「看得懂、交得出去」的會議整理。
Step 1：先不要急著叫 AI「寫」
新手最容易犯的錯是直接說：
「請幫我整理會議紀錄」
這樣得到的結果通常會很空泛。
更好的做法是，先告訴 AI 三件事：
- 這是什麼會議（內部／客戶／專案）
- 這份內容是逐字稿還是筆記
- 你希望輸出的形式是什麼
Step 2：把角色與任務說清楚
例如：
- 這是一場行銷專案會議
- 我要的是「可寄給團隊的會議整理文章」
- 希望條列清楚、語氣正式但不生硬
AI 在知道「用途」之後，產出的品質會差很多。
Step 3：第一次產出，不求完美
第一版你要看的不是「漂不漂亮」，而是：
- 重點有沒有抓對
- 邏輯有沒有跑掉
- 有沒有誤解會議意思
AI 產出的第一版，通常是「可修改稿」，而不是最終稿。
Step 4：用調整指令微調
你可以再補一句：
-「請把決策事項獨立成一段」
-「語氣再正式一點」 -「刪掉不重要的討論過程」
這時候，AI 就像真的在幫你改稿。
三、應用靈感：一場會議，其實可以生出很多內容
多數人只把 AI 當成「會議紀錄工具」，其實有點可惜。
同一份會議內容，經過不同整理方式，可以變成很多東西。
1️⃣ 團隊內部會議文章
- 清楚記錄決策
- 誰負責什麼
- 下次會議前要完成的事
適合寄信、丟群組、存檔。
2️⃣ 對外說明稿或摘要
把內部討論：
- 改寫成「對客戶可理解的版本」
- 刪掉內部拉鋸與過程
這對提案、合作會議特別有用。
3️⃣ 專案進度更新文章
AI 可以幫你把多場會議內容：
- 合併成一篇進度說明
- 梳理「目前到哪、接下來做什麼」
這在跨部門溝通時非常省力。
4️⃣ 教學或內訓文件
如果是討論流程、制度、做法的會議：
- 可以整理成 SOP
- 或新手說明文件
等於一邊開會，一邊產教材。
5️⃣ 個人回顧與整理
你也可以請 AI 幫你：
- 整理「我在這場會議中的重點觀點」
- 幫助自己回顧與反思
這對主管或專案負責人特別有價值。
四、10 種新手可直接用的 AI 會議提示詞
下面這 10 種提示詞，我都用「可直接複製」的方式寫，新手不用改結構，只要貼上你的內容。
1️⃣ 基本會議整理
請根據以下會議逐字稿，整理成一篇清楚的會議紀錄文章，包含會議背景、討論重點與結論，語氣正式、好閱讀。
2️⃣ 重點條列版
請將以下會議內容整理為條列式重點，區分為「討論事項」、「決策事項」與「待辦事項」。
3️⃣ 行動清單版
請根據會議內容，整理出可執行的行動清單，包含負責人與後續方向。
4️⃣ 對團隊說明版
請將以下會議內容整理成一篇可寄給團隊的說明文章，語氣清楚、不冗長。
5️⃣ 對客戶摘要版
請將以下內部會議內容，改寫成適合對客戶說明的摘要版本，避免內部討論細節。
6️⃣ 專案進度整理
請根據以下會議內容，整理目前專案進度、已完成事項與下一步計畫。
7️⃣ 多人發言整理
請協助整理多位發言者的觀點，將相似意見合併，避免重複。
8️⃣ 簡報用文字版
請將會議內容整理成適合製作簡報的文字結構，每一點不超過三行。
9️⃣ 新手看得懂版
請將以下會議內容整理成新手也能理解的說明文章，避免過多專業術語。
🔟 精簡一頁版
請將以下會議內容濃縮成一頁內可閱讀的重點摘要，保留關鍵決策與方向。
AI 不會取代你，但會取代「你一直在重複做的事」
學會用 AI 整理會議內容，真正省下來的不是時間，而是心力。
你不用再：
- 從頭改逐字稿
- 為了格式煩惱
- 一直重寫相似內容
你只需要把「判斷與決定」留給自己，把「整理與表達」交給 AI。
當你開始這樣用，它就不只是工具，而是一個很可靠的工作夥伴。
會議 → 文章 → 教材／社群／報告
一套可重複使用的內容轉換流程
一、會議階段：先留下「可被整理的素材」
我在開會時，不追求記錄完整，而是確保之後能被整理。
我會特別留意三件事：
- 這場會議的目的與背景
- 出現過的重要決策與共識
- 有沒有明確的行動方向
只要會議後有逐字稿、筆記或錄音轉文字，內容就足夠讓 AI 處理。
二、文章階段：把會議內容變成「可閱讀的敘述」
這一步，我會請 AI 做的是「整理」，不是「發揮」。
核心只有一個原則：
讓沒參與會議的人，也看得懂發生了什麼。
文章通常會整理成：
- 會議背景與目的
- 主要討論重點
- 決策與結論
- 後續行動方向
這篇文章，是後面所有內容的「母稿」。
三、轉換階段：同一篇文章，拆成不同用途
有了母稿之後，我就不會再回頭看逐字稿。
1️⃣ 教材用
我會把文章改寫成：
- 條列重點
- 流程說明
- 新手說明版本
適合內訓、課程、SOP。
2️⃣ 社群用
我會只抓：
- 一個洞察
- 一個決策背後的思考
- 一個常見誤解的澄清
改寫成短文、貼文或教學貼。
3️⃣ 報告用
我會請 AI：
- 濃縮成一頁摘要
- 用中性、專業語氣
- 強調成果與方向
適合主管或跨部門閱讀。
四、這套流程真正省下的是什麼？
我不是少開會，也不是少寫字。
我省下的是：
- 重複整理的力氣
- 來回改格式的時間
- 為了不同用途重新寫一次的疲勞
會議只開一次，
內容卻可以被用很多次。
一句總結
會議不是結束在散會，而是從那一刻開始變成內容資產。
只要流程對，
一場會議，就能養出文章、教材、社群與報告。
10 種新手可直接用的 AI 會議提示詞（專家角色版）
使用方式：
1️⃣ 複製整段提示詞 2️⃣ 貼上你的會議逐字稿或筆記 3️⃣ 不用改結構，直接送出
1️⃣ 基本會議整理｜專業會議紀錄編輯
提示詞：
你是一位擅長整理會議內容的專業會議紀錄編輯，熟悉將逐字稿轉換為清楚、有結構的正式文章。
請根據以下會議逐字稿，整理成一篇完整的會議紀錄文章，內容需包含：
- 會議背景與目的
- 主要討論重點（合併重複內容）
- 最終結論與共識
請使用正式但好閱讀的書面語氣，避免口語贅字，不需加入個人評論。
【會議內容如下：】
2️⃣ 重點條列版｜邏輯整理顧問
提示詞：
你是一位擅長資訊歸納的邏輯整理顧問。
請將以下會議內容整理為清楚的條列式重點，並分成三個區塊呈現：
- 討論事項
- 決策事項
- 待辦事項
請合併相似內容、刪除無關對話，使每一點都能快速閱讀與理解。
【會議內容如下：】
3️⃣ 行動清單版｜專案管理顧問
提示詞：
你是一位專業的專案管理顧問，擅長從會議中萃取可執行事項。
請根據以下會議內容，整理出一份行動清單，每一項請包含：
- 行動事項說明
- 建議負責角色（若未明確可標示「待指派」）
- 後續執行方向或提醒
請以實務導向呈現，避免抽象描述。
【會議內容如下：】
4️⃣ 對團隊說明版｜內部溝通編輯
提示詞：
你是一位擅長內部溝通的內容編輯。
請將以下會議內容整理成一篇可直接寄給團隊的說明文章，重點在於：
- 讓未參與會議的成員也能快速理解
- 清楚交代背景、決策與後續方向
- 語氣清楚、精簡、不冗長
請避免逐字紀錄形式，改以整理後的敘述呈現。
【會議內容如下：】
5️⃣ 對客戶摘要版｜商務溝通顧問
提示詞：
你是一位熟悉對外溝通的商務顧問。
請將以下內部會議內容，改寫成一份適合對客戶說明的摘要版本，請注意：
- 移除內部討論、拉鋸或未定案內容
- 保留對客戶有價值的結論與方向
- 使用專業、中性、易理解的語氣
篇幅請控制在一頁內。
【會議內容如下：】
6️⃣ 專案進度整理｜專案回報編輯
提示詞：
你是一位專門協助整理專案回報內容的編輯。
請根據以下會議內容，整理出目前的專案狀態，並清楚區分：
- 已完成事項
- 進行中事項
- 下一步計畫
請以回報用文字呈現，重點放在「進度與方向」。
【會議內容如下：】
7️⃣ 多人發言整理｜觀點整合分析師
提示詞：
你是一位擅長整合多人意見的分析師。
請協助整理以下會議中多位發言者的觀點，請做到：
- 合併相似或重複的意見
- 保留不同立場的核心差異
- 以主題分類呈現，而非依發言順序
請避免逐句轉述。
【會議內容如下：】
8️⃣ 簡報用文字版｜簡報結構顧問
提示詞：
你是一位專精於簡報內容結構的顧問。
請將以下會議內容整理成適合製作簡報的文字架構，請注意：
- 每一點為一個簡報重點
- 每點不超過三行文字
- 語句簡潔，方便轉為投影片標題或內文
請直接以條列結構輸出。
【會議內容如下：】
9️⃣ 新手看得懂版｜教學型內容編輯
提示詞：
你是一位擅長將專業內容轉譯給新手的教學型編輯。
請將以下會議內容整理成新手也能理解的說明文章，請做到：
- 減少專業術語或加以解釋
- 說明背景與原因，而不只結論
- 使用清楚、溫和的說明語氣
適合給第一次接觸此專案的人閱讀。
【會議內容如下：】
🔟 精簡一頁版｜高層閱讀摘要編輯
提示詞：
你是一位專門為主管與高層整理摘要的編輯。
請將以下會議內容濃縮成一頁內可閱讀的重點摘要，請保留：
- 關鍵決策
- 核心共識
- 未來方向
請刪除過程性討論，讓讀者在短時間內掌握重點。
【會議內容如下：】
一個使用提醒（很重要）
我建議你把這 10 種提示詞，當成固定模版使用。
未來每一場會議，只要換內容、不換結構， AI 的輸出品質會越來越穩定。
