簡報是為了成為目光焦點嗎? 內向的人適合當PM嗎？

如果只是把每個技巧都寫一篇自己的看法、那有什麼特別？

市面上有太多職場技巧的文章了，從工作的基本功、基層主管的困境、中年危機等議題無所不包；光是提到工作的基本功，入門如3C電子產品的選擇、高深如人際關係與年輕員工代溝等眾多議題就足夠讓人眼花撩亂了。 我初入職場時，光是「怎麼做筆記」這個議題，就有分紙筆派跟雲端派，但轉眼過了10年後，說真的工具已經又跟當初完全不同了。

所以我自從決定要開始分享這些年的心得跟我自創的內部教育訓練教材時，就已經決定捨棄某些題材，因為我深知「學習障礙跟沒有知識架構」的痛苦。於是我讓自己必須嘗試不斷「用同一個思考邏輯」去闡述每個PM都必須遇到的任務、方便大家記憶。

“沒有知識架構” 過去的我也是以閱讀量為追求目標，那些資訊就像清涼流水一般流過我的腦袋，一開始醍醐灌頂，但生活實戰卻好似另一個真實世界，使閱讀僅是成為娛樂的一環。

我能做的就是「以一貫之」

既然已經決定嘗試去寫「實戰型」的議題，那我的目標就很清楚了：

把我自行創建的內部教育訓練教材寫得更完整，走出舒適圈，希望能得到更多大神的指導跟交流。

讓大家體會到只需要記住同一套思考邏輯順序：Why → How → What， 就能套用到職場上大部分需要培養的技能上，而且表現出色秒抓重點！

我自認也是位內向的人，所以當初從跟著參加會議到必須自己做簡報，的確相當多次都緊張到睡不好。甚至就連寫文章這件事，都懷抱著「我領悟到的這點皮毛真的值得分享嗎？」的心態且戰且走；只是我心中想認識更多大神的心情越來越強烈，我一定要先做出貢獻，走出舒適圈才有機會遇到同道中人。 於是我開始分享；當我從許多觀察中領悟到「思考邏輯順序的知識架構」後，在很多領域上我也能進入狀況跟發揮到一般以上的水準了。

簡報就是這麼一回事！

分享了這些故事，我其實已經講完簡報的本質了，而且你可以相信：內向的人絕對也可以當PM，但他／她一定要有更高的目標去突破舒適圈。簡報的本質就是：

• 不要去把眾多議題再全拿出來講一次自己的觀點，那很難讓人記住你的貢獻。
• 要有吾道以一貫之的思維。
• 保持相同思考的邏輯：回應聽眾的需求、支持這個回應的證據、邀請聽眾出力！〈結論、給、拿〉

A社的產品提案

A社一直是我部門中相當重要的客戶，2021年中，我們苦於許久並無「主動爭取」新專案，而客戶也躊躇於開案順序的安排而猶豫未決新專案時程。 故我們團隊打算利用每季一次的技術會議主動提出新專案邀約，一方面協助夥伴拓展市佔率、一方面也能協助本社〈本公司、非客戶總公司之意〉的研發資源繼續投入最新的專案中。

根據以上的簡報原則、我們大家經過內部會議後擬定了一些簡報共識：

• 不要再全盤掃描一次本社所有的新產品、在長達4小時的會議中，我們實在難以相信A社的大頭會對全部產品有深刻印象。
• 研究A社需求，將本社的立場始終定位在「互補的搭配」思維上
• 描繪一個A社需要爭取的機會、跟支持這個機會描述的證據、邀請A社參與！

技術會議後，來自A社的反應相當正面，負責A社專案數年的資深主管激動地對我說：「這是A社之前從來沒有過的反應．．．」。 我當然也喜不自勝，當A社在電話那頭的回應一出現，我跟他幾乎是同時在家裡的麥克風旁振臂歡呼！〈剛好遇到WFH的期間〉

簡報是為了得到「信任」

基本功的訓練在關鍵的時刻總是覺得還略顯不足，除了有資料整理達人的全力支援，讓我們可以突顯資料整理後顯示出的市場機會，我們在資訊的處理上也花了很多心血，這些資訊包含：

• 呈現「事實」的資料
• 添加個人意見、即本社的「立場」
• 存在但「選擇不說」的事實
• 提前「反面和平行思考」：預先準備客戶可能會詢問和有興趣的問題
• 設計低門檻的請求協助，讓客戶可以很輕易地採取行動

「簡報」的目的即根據「資料整理後定義的機會」去做的延伸，目的是取得信任。

PPT的格式

關於新進PM常會問到的簡報格式，我認為基本上沒有固定格式，通常越有美感的人準備出來的Slide會越優秀。 如果你跟我一樣是沒甚麼美感的人，我推薦可以參考網路流傳的康乃爾大學筆記法：利用一個“Ｔ”字將頁面分成三部份〈T字可90度隨意旋轉〉，在這三部份分別放上「結論、給、拿」的資訊或圖表。依我的經驗，根據這方法做一張及格的PPT應該是沒有問題的。 隨著你學會綜合所有資訊簡報，懂得回應客戶的需求，我相信你就會開始得到人生跟職場中最重要的資產：「信任」。

為什麼是升官三訣竅?

升官三訣竅其實是我用來吸引新加入成員在訓練教材中的標題，起心動念也是為了化繁為簡，對新進PM來說，要學的課題說多可以多到無限上綱、多到台股兩萬點。 但我個人覺得投資報酬率最高的就是：資料整理〈Data Insight〉、簡報〈Presentation〉、團隊合作〈Teamwork〉這三項。這三項兼具基本功、影響力與執行力，任何新進PM可以將大部分時間花在這三個訣竅的精進上，不會後悔。

• 資料整理：找出有什麼需要解決的問題〈Why〉
• 簡報：發揮影響力取得信任、展示我們如何為您創造價值〈How〉
• 團隊合作：處理資訊不對稱的問題，落實執行力〈What〉

下一篇我們來聊聊團隊合作。

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