《OTPR敏捷工作法》讀書心得：提升工作效率的四把利劍

為什麼要使用OTPR

• 價值誤區： 輸入不等於輸出，做的事情缺乏價值
• 目標誤區： 因為錯誤的目標，而無法產生價值
• 分工誤區： 分工不明確、成果過度依賴他人
• 高能低效： 能力強的人被安排太多雜務，無法創造太多價值

什麼是OTPR

• O： OKR(Object and Key Results)，目標管理
• T： Time Management，時間管理
• P： Project Management，專案管理
• R： Retrospective，回顧與復盤

計畫會不斷改變，但是只要事情沒有變化，就能透過計畫預期結果。所以，在遭遇變化時，應該不斷修正計畫、預期結果，而非不做計畫。 －游舒帆《OTPR敏捷工作法》

如何進行OTPR

行事曆

在開始之前，先將行事曆分類成下列幾種：

1. 營運行事曆：公司例行或重要的活動（對學生來說可能是學校課表）
2. 協同性活動：需要和他人一起完成的行程
3. 個人計畫：所有個人生活與工作的計畫
4. 變更行事曆：因為突發狀況而改變的行程
5. Re-plan：因為變更行事曆的事項而調整的工作項目

依照重要順序把前三個排好，然後模擬計畫、提早選擇時間衝突的行程，再排除時程、資源、執行的不確定性：盡可能提早確定任務的狀態、行程的時間，以避免突發狀況。

當執行時遇到突發狀況，需要更改計畫時，就將當時實際做的事情也紀錄上去。

在回顧時，就可以分類突發狀況：

• 緊急狀況：難以拒絕的重要事件
• 插單工作：可以自己選擇做或不做的事情
• 規劃或執行缺失：自己規劃或執行不當造成計畫
• 自發性任務變更：因為目標改變、任務調整等因素，而改變計畫

並在之後回顧、檢討。

OKR

OKR就是訂下目標(Objective)，再設定關鍵結果(Key Results)，用來衡量目標的完成程度。這麼做的好處在於不容易產生錯誤的激勵機制，造成反效果，同時也有更好的方法可以衡量自己的成果。

在訂下目標前，要先理解兩件事。

首先，生活中的各個領域都應該訂下目標，而且可以大致分成八類，並且目標彼此會相互影響，所以不能只偏重其中幾項。

其次，定下的目標要符合SMART原則，也就是清晰、可衡量、可達成、相關、有時間限制。關於分類和訂目標更深入的知識，可以參考這篇《最棒的一年》讀書心得：最棒的一年，從訂目標開始。

在設定目標後，就要思考要使用什麼作為關鍵結果，關鍵結果可以是數字或特定的結果，重點是要可以客觀的衡量，以及結果是否真的可以代表完成目標。

接著，使用OTPR的T提出計畫、安排任務的優先順序。

Time Management

在訂下目標後，就可以開始排序目標的重要性，排序的原則是：當兩個目標衝突時，該捨棄哪個。但是，每個領域都應該至少維持基本的水平，不讓其中一個領域對其他領域造成負面影響。

接著，為了達成目標提出可行的計畫，再列出計畫需要的資源、執行的順序、能帶來的效益。在比較之後，決定哪些事情先做、哪些事情先擱置。

關於時間管理的另一件事情就是排定任務的優先順序。將任務依照重要性和急迫性化成二維矩陣，並提前安排重要但不緊急的任務、避免或是盡快解決不重要但緊急的任務。

同時，在回顧時盤點自己修正任務的原因，了解自己的原則，再依照它排定任務的優先順序。假如只要有人約吃飯，你就會取消運動的行程，這就代表社交的重要性對你而言高於運動。

Project Management

在專案管理的章節，書中分別提到了五個重要原則和執行計畫的技巧。

五個重要原則分別是：

• 定義交付產出：思考做完這件事後，應該產出什麼成果，以弄清事情為何而做
• 工作量估算：可以藉由拆解工作、標準化流程、找專家和團隊估算提高準確度
• 六小時原則：在八小時的上班時間安排六小時的工作、留兩小時緩衝
• 不開會原則：如果不開會就能解決問題，就不要開會
• 留時間給自己：保留時間思考或處理來不及處理的事情

在執行計畫時，要盡可能根據計畫行動，並且適當的處理變更。而面對變更時，要盡量避免變更帶來的衝擊，並且理解到變更一定會發生。

在執行完計畫後，就可以使用回顧與復盤，透過持續檢討提升自己的效率與計畫。

Retrospective

作者用Retrospective表示回顧與復盤。

• 回顧是讓我們反思這段時間的每件事、做得好與不好的地方。
• 復盤則是思考如果當初做了其他選擇，會有什麼結果。

藉著這兩件事，可以讓自己找出解決事情更好的方法、了解自己做事情的原則。

而回顧則可以分成日回顧和周回顧兩種，每日回顧可以記錄自己當天的回顧與復盤，為了讓自己能隔天就修正自己的行動；周回顧則處理以周為單位的事情，或是短時間內看不出問題的事情。

其中一個有效的工具是自我提問，透過不斷自我提問，可以讓自己更了解自己行動背後的動機和原則。釐清自己的行為為什麼和計畫有落差，並且應用自己的發現、做出更好的計劃。

從哪裡開始