開會---很多會議是無效率的。這些會議，浪費了太多的人力與資源。
閱讀時間約 6 分鐘
要讓更多的人如你所願完成工作，你必須具備的不是一招半式的管理技巧，而是能在千軍萬馬中指揮若定的心理素質。
以前我有一位同事，曾經在知名的韓國企業服務。他告訴我他們上班時，經常都是將近百人坐在會議室，台上不斷討論各種議程，台下各自拿著筆電忙著處理自己的工作。他說得很無奈，我也聽得很疑惑，不知道這樣做，目的何在?
我個人很排斥，花太多冗長的時間開會。但是有些會議影響重大，我就會把它當成首要工作全心投入。比如說董事會，設定年度目標或是人事檢討會議，主管工作或者財務會報。我都會花費很多時間精神準備，務求做到極致週全。
此外，像我過去一直是在販賣實體產品，一年一度的新產品發表會，也是我們每年非常重要的一場大戲。雖然我們不會像Apple發表新機那麼受人矚目，但是當天我們的通路商，跟媒體都會出席，所以我們也都辦得非常慎重。
職場上總是免不了開會，會議的形式又有很多種。
職場會議種類繁多
有公司內部的會議，像是每天早上要開的晨會，每週要開的週會，每月要開的月會，業績檢討會，收款會議，專案進度檢討會議，財務會報，市調結果分析檢討，產品開發，行銷，公司新政策宣導……..等等。
除此之外，對外也有很多的會議要應付。從拜訪客戶做簡報，與供應商檢討合作事宜，同業公會開會，媒體公關會議到參與政府機關會議……。
身為主管的人，會議更是繁多。從被老闆上司叫去一對一開會，主管經營會議，人事檢討會，內控風管，年度目標訂定與檢討，董事會等等…..。
職場上的會議，真是多得不勝枚舉。
主管需參與的會議，往往時間又很長。像是我在另一部落格”職場成功心法”「耐心」一篇所提，以前大同公司的林郭文艷女士開會，可以從晚上七點開到隔天凌晨。我自己過去需要參加的會議，也經常一開就是一整天的時間。
不過在職場上，很多會議是無效率的。這些無效會議，浪費了太多人太多時間。相對的，也排擠了提升績效的資源，甚至因此害得同仁，需要無端加班。
以前我有一位主管，很喜歡開會。昨天辦公室發現一隻小老鼠，他也要開會檢討衛生問題，要求我們不能在辦公桌內存放食物。過去我看到我手下一位主管，動不動就叫部門同事，進會議室開會，討論的，也都是芝麻綠豆大的小事。
開會要有相對效益
很多主管以為，慎重其事地召集部屬開會，就是工作認真的表現。也有很多主管，很喜歡坐在會議室主持開會，享受自己最大的權威感。殊不知，在競爭激烈的職場上，老闆上司最在意的，是績效。這樣沒事開會浪費時間，只會削弱自己團隊的戰力，損失了團隊的績效。最後倒楣的，還是主管自己。
關於何時需要召集會議，法蘭克認為，應該考慮的條件如下:
1. 議題重要性: 議題重不重要的標準，在於對工作績效影響的大小。如果只是因為辦公室出現老鼠蟑螂，你只要坐在座位，花一分鐘提醒大家，就可以了，沒必要把大家叫進會議室為了米奇小強，討論二三十分鐘。
2. 討論對象: 如果你要談的事，只跟A的工作有關，你只要把A叫來對話就可以了。不必大張旗鼓地，把BCDE全都叫來開會，讓其他人乾坐。
3. 集思廣益: 如果你要討論的議題，不是你自己可以思考出解決方案，需要找團隊討論達成共識。這時候，你才需要召集大家，開會討論。
4. 慎選時機: 你不要在月底，大家都在忙著結算的時候，叫大家開會，討論一件下個月中才要做的事。這樣分不清輕重緩急，你會惹得天怒人怨。
5. 排定會議時間: 做為主管，時間管理能力，也是你應該具備的基本能力。你應該確實掌握團隊的工作進度，除了臨時會議外，你要先排好本週、本月預計開會的時間跟議題，讓團隊成員可以事先準備。
有效會議應備條件
除了避免召開不必要的會議，浪費大家的時間，削弱團隊戰力以及績效之外，對於開會的討論進度跟議題掌握，你也要力求開會有成效。我在「溝通」一篇裡，有提過向下溝通的六大重點，在這裡就這六大重點，再提醒各位:
A. 傳達要清楚
B. 指示要明確
C. 聽話要專心
D. 困難要排除
E. 語氣要分別
F. 說話要謹慎
對於所有要開會討論的事，你都不應該任意為之，既浪費時間，也達不到開會的目的。既然你認為需要召集大家開會，你就應該慎重準備，你應該:
Ⅰ. 確認開會的目的: 你要明白開會是為了宣達指示，或者是為了集思廣益，做出結論。千萬不要只是覺得應該開會就開會，開得大家一頭霧水。
Ⅱ. 準備開會資料: 如果是大家手上都有的資料，你要提醒大家開會時要帶。如果是你手上才有的資料，你要事先發mail給大家，或者列印分發。
Ⅲ. 宣布開會議題: 不管你們要討論的議題有幾個，你要讓大家清楚知道。最好寫在會議室白板上，按著議題逐一討論，避免討論內容分散。
Ⅳ. 掌握開會進度: 討輪完一個議題做成結論後，就應該進入下一個議題。不要把所有議題，攪和在一起，討論永遠沒完沒了，永遠得不出結論。
Ⅴ. 處理交叉議題: 如果在討論當中，發現有議題的結論彼此衝突矛盾，要視為新的議題重新討論，得出一個兩全其美的結論。
Ⅵ 做成會議記錄: 每個會議都要花費時間跟精神，這都是企業經營的成本。開會結論要做成紀錄，並且分發所有與會成員，甚至cc給相關需要配合的單位。這樣的會議才有成效，才能視之為工作成果。
對於商業組織來說，所有的目的都是為了賺錢。付出薪水聘僱員工工作，員工在上班時間花費的時間跟精神，也都是企業付出的成本。做為一個管理者，一切都要以績效為優先，隨時把績效放在心上，不要只想做表面功夫，沒事就找人開會演戲。
在職場上開會絕對必要，而且也有強化溝通，凝聚向心力的正面功能。基於以上的考量，管理者對於開會這件事，一定要嚴肅看待，並且能夠達到因為開會，而達成提高團隊績效的主要目的。
延伸閱讀:
1. 這樣開會最聰明，更加有效地參與每場會議---誠品
2. 你的時間都浪費在開會上，台灣IBM總經理教你有效溝通術---天下學習
Frank .Tzeng
曾經擔任日立冷氣公司經理、德商凱馳公司經理、東元關係企業藍青公司協理、叡亞環保公司副總經理。縱橫職場三十年，喜歡研究全球經濟及各產業變動情形，思考企業獲利策略、有效溝通凝聚團隊向心力，及勞資合作互利雙贏等等經營管理問題。
為什麼會看到廣告
208會員
426內容數
走過職場三十年，法蘭克想在這裡跟你分享在職場上，如何讓丹田充沛、思慮清明的內功心法。世界一直在變，商業推陳出新。唯有具備清澈澄明的正確心態，才能波瀾不興、腳步穩健地發揮你的才能，存取成就步步高升，獲得富足和諧的人生。
留言0
查看全部
你可能也想看
Google News 追蹤
徵的就是你 🫵 超ㄅㄧㄤˋ 獎品搭配超瞎趴的四大主題，等你踹共啦！還有機會獲得經典的「偉士牌樂高」喔！馬上來參加本次的活動吧！
隨著理財資訊的普及，越來越多台灣人不再將資產侷限於台股，而是將視野拓展到國際市場。特別是美國市場，其豐富的理財選擇，讓不少人開始思考將資金配置於海外市場的可能性。
然而，要參與美國市場並不只是盲目跟隨標的這麼簡單，而是需要策略和方式，尤其對新手而言，除了選股以外還會遇到語言、開戶流程、Ap
在現代職場中，頻繁的會議常被視為工作勤奮的代名詞，但小龍科技的故事卻揭露了過度開會帶來的效率下降與創意窒礙。本篇文章探討瞭如何有效地控制會議數量、確定會議目的，以及提高會議品質的建議。結合小龍科技的教訓，我們將瞭解如何平衡會議與實際工作，創造更有意義的工作方式。
過於忙碌的人
不知道你有沒有看過有一種人，上班在處理公事、午休在處理公事，連下班回到了家，還在處理公事。
俗稱的工作狂。
這種人好出現在任何一家公司的中階以上主管。
為什麼?
是只有這些人可以升上去吧?
還是純粹是一個又一個會議所導致的?
也很有可能，畢竟開完一個又一個冗長的會議後，也只剩
上個禮拜，我們部門開了跨級溝通會。
跨級溝通會是非主管級員工和+2級主管直接溝通的場合，
所有+1級主管皆不可參加。
問題是會議前匿名蒐集的，讓我們有足夠的時間思考，
用文字表達也能好好地斟酌用詞和潤飾口氣，
更重要的是匿名提問，保護所有勇敢提問的人，挺好的。
不過，這次我沒
會議，是許多中小企業最喜歡做的事情。
曾經看過一個團隊一周最少開7-10個會議，有時會更多，最後的結果大都議而不決，不斷地探討特殊個案的解方，或是調整企畫內容去符合某些小眾的需求。
換個角度來看，這些在職場的日子上，我們有多少企劃、多少的專案提報，總是過不了上面主管、頂層老闆的首肯。
為活動安排適合的工作分組，不僅可以幫助活動流暢，往更遠一點看，能幫助大家提升其專業分工上能力，例如一開始只能當一位接待員，但經驗累積後，主管就可以放手給其承擔各大領導角色。這樣的思維可能顛覆傳統職場上對下關係，但對一個組織長遠發展跟經驗傳承是好的。本文以一場200人研討會規格，試著列出所需人力分組。
小王是一家大型科技公司的產品經理，每天的日程表上總是被密密麻麻的會議填滿。他的同事常常取笑他：“你不是在開會，就是在去開會的路上。”這種情況讓他感到困惑：難道經常開會真的是沒效率的表現嗎？
在一個繁忙的廣告公司裡，有一個叫小李的項目經理。他聰明勤奮，對工作充滿熱情，但他的團隊卻經常陷入一團亂麻。原因之一，就是缺乏清晰的會議紀錄。
現代商業世界中，有效的會議管理至關重要。本文探討會議效率低下的原因，以及如何透過制定明確議程、時間管理、決策流程和溝通技巧的提升來改善會議效率，減少時間浪費，提高企業競爭力。
以前看到有書或是課程教人家怎麼開會，心裡都忍不住OS疑問：「這也需要學習？」隨著開會次數增加，這才發現台灣人真的很愛開會，矛盾的是會開的越多，就越不會，因為多數的開會都是無效，到底怎麼樣開會才能精準又快速呢？
根據研究，平均每週花費超過15個小時參加會議的高管認為，其中超過一半的時間是浪費的
如果你是主管，我這邊提供給你5個讓開會更有效率的方法，我親身體驗而且幾乎每天都用得到!
明確的議程
徵的就是你 🫵 超ㄅㄧㄤˋ 獎品搭配超瞎趴的四大主題，等你踹共啦！還有機會獲得經典的「偉士牌樂高」喔！馬上來參加本次的活動吧！
隨著理財資訊的普及，越來越多台灣人不再將資產侷限於台股，而是將視野拓展到國際市場。特別是美國市場，其豐富的理財選擇，讓不少人開始思考將資金配置於海外市場的可能性。
然而，要參與美國市場並不只是盲目跟隨標的這麼簡單，而是需要策略和方式，尤其對新手而言，除了選股以外還會遇到語言、開戶流程、Ap
在現代職場中，頻繁的會議常被視為工作勤奮的代名詞，但小龍科技的故事卻揭露了過度開會帶來的效率下降與創意窒礙。本篇文章探討瞭如何有效地控制會議數量、確定會議目的，以及提高會議品質的建議。結合小龍科技的教訓，我們將瞭解如何平衡會議與實際工作，創造更有意義的工作方式。
過於忙碌的人
不知道你有沒有看過有一種人，上班在處理公事、午休在處理公事，連下班回到了家，還在處理公事。
俗稱的工作狂。
這種人好出現在任何一家公司的中階以上主管。
為什麼?
是只有這些人可以升上去吧?
還是純粹是一個又一個會議所導致的?
也很有可能，畢竟開完一個又一個冗長的會議後，也只剩
上個禮拜，我們部門開了跨級溝通會。
跨級溝通會是非主管級員工和+2級主管直接溝通的場合，
所有+1級主管皆不可參加。
問題是會議前匿名蒐集的，讓我們有足夠的時間思考，
用文字表達也能好好地斟酌用詞和潤飾口氣，
更重要的是匿名提問，保護所有勇敢提問的人，挺好的。
不過，這次我沒
會議，是許多中小企業最喜歡做的事情。
曾經看過一個團隊一周最少開7-10個會議，有時會更多，最後的結果大都議而不決，不斷地探討特殊個案的解方，或是調整企畫內容去符合某些小眾的需求。
換個角度來看，這些在職場的日子上，我們有多少企劃、多少的專案提報，總是過不了上面主管、頂層老闆的首肯。
為活動安排適合的工作分組，不僅可以幫助活動流暢，往更遠一點看，能幫助大家提升其專業分工上能力，例如一開始只能當一位接待員，但經驗累積後，主管就可以放手給其承擔各大領導角色。這樣的思維可能顛覆傳統職場上對下關係，但對一個組織長遠發展跟經驗傳承是好的。本文以一場200人研討會規格，試著列出所需人力分組。
小王是一家大型科技公司的產品經理，每天的日程表上總是被密密麻麻的會議填滿。他的同事常常取笑他：“你不是在開會，就是在去開會的路上。”這種情況讓他感到困惑：難道經常開會真的是沒效率的表現嗎？
在一個繁忙的廣告公司裡，有一個叫小李的項目經理。他聰明勤奮，對工作充滿熱情，但他的團隊卻經常陷入一團亂麻。原因之一，就是缺乏清晰的會議紀錄。
現代商業世界中，有效的會議管理至關重要。本文探討會議效率低下的原因，以及如何透過制定明確議程、時間管理、決策流程和溝通技巧的提升來改善會議效率，減少時間浪費，提高企業競爭力。
以前看到有書或是課程教人家怎麼開會，心裡都忍不住OS疑問：「這也需要學習？」隨著開會次數增加，這才發現台灣人真的很愛開會，矛盾的是會開的越多，就越不會，因為多數的開會都是無效，到底怎麼樣開會才能精準又快速呢？
根據研究，平均每週花費超過15個小時參加會議的高管認為，其中超過一半的時間是浪費的
如果你是主管，我這邊提供給你5個讓開會更有效率的方法，我親身體驗而且幾乎每天都用得到!
明確的議程