「王大明!你提出的報告,重點到底在哪裡?!整份報告沒有符合本次專案所需要的!立刻拿回去重寫。」陳經理情緒激動的說。而大明只能不斷點頭說是,以及摸摸鼻子在心裡低估著–「我明明寫的很詳細,很清楚...!是陳經理看我不順眼,所以才推翻我的想法。」
根據上述的案例,不知道有沒有常常在職場當中,聽到同事們說到與之相關的事呢?對於上級主管所提出的要求,我們已經盡力的配合,甚至想要做的更好,為此將報告內容紀載著非常詳細,深怕主管不懂我們想要表達的含意。拚了命把手頭中的報告,從1頁A4型的報告,補充到5頁,甚至到20幾頁都有...!
而筆者過去也曾犯過這樣的毛病。希望上頭能夠清楚知道我們想要表達的內容,拚了命的把報告內容不斷擴展。結果到了最後,主管不但找不到重點,自己還會因為報告寫得過於複雜,導致在解釋上沒有辦法發揮到預期的結果...!實在可惜。後筆者透過練習,將一份報告的內容,從20幾頁,慢慢縮減到5頁,甚至到用1頁A4就能表達這份企劃的目標與需求為何,以此減少讀者在閱讀上的障礙。以下是筆者常用的方法,可以供大家使用:
- 先釐清目標與現況:首先,必須先釐清做事情的目標,找出目標與期望之間的差距,並建構合適的改善方法。
- 把握3個重點:大腦記憶本身沒有辦法一次紀載過多的記憶,根據研究,大腦一次大約為7±2個項目,筆者習慣講述重點用3項。
- 結論先行且正面表述:建議結論先行,原因隨後補上,其用意在於現代人時間緊湊且專注力沒有辦法維持得太久。因此,建議在陳述報告的表述上,先把預計完成這個計畫的結果先行展出,並隨後附上具體作法與原因作補充說明。
以上3點是筆者常用的方法,筆者發現在表達事情的結構上,若以重點為三的方式,在每一次講述與交辦事務上,能比以往更加明確與清晰。對於在職場上的我們來說,如何快速的把你想表達的重點,放入到對方的腦袋裡,建議,一次就以3個重點來描述!除了能把事情產生效率化之外,更能夠帶給他人一種能被交辦的感受,筆者祝福大家成為在職場當中,成為一位可值得信任的大將。