打造超級幕僚#15|幕僚的管理力:會做事也要懂做人!提出需求、爭取資源不踩雷

2022/08/26閱讀時間約 9 分鐘
(本文發表於生鮮時書劉奕酉專欄
做好向上管理,不只是聽懂主管的期待與決定,也包含懂得應對批評、累積信任感的方式。
有時在完成任務的過程中,我們需要向主管爭取資源;有時我們也希望主管能看到自己的工作成果、為自己爭取加薪或獎勵,但該如何向主管提出需求呢?不說出口,自己覺得委屈;說得不好,又怕打壞了與主管的信任關係,真的好難呀!
在這篇文章中,我將告訴你向主管提出需求、爭取資源不踩雷的眉角。
...
讓我先說一個故事。
阿文是一家行銷公司企劃部門的助理,到這家公司也滿三年了,希望在薪資上能有所調整,但又不知道該如何開口。他掙扎了很久,終於在一次會議結束後,鼓起勇氣向主管提出了加薪的需求。
「主管,你看我們最近做了不少大型的企劃活動,公司高層也很滿意。」
「但案子越來越多,我真的忙不過來了,再這樣下去我擔心自己會失去工作的熱情與動力。」
「辛苦了!找時間好好休息。」主管瞧了阿文一眼,留下這句話就匆匆走進會議室了。
阿文怕直接提出加薪的需求太尷尬,所以想用委婉的方式暗示主管,沒想到得到這樣的反應。
「早知道就不提了,這下主管會不會對我有不好的觀感?」阿文心裡有點忐忑不安。
其實,阿文的需求不但沒有被主管接收到,還可能已經踩到主管的雷了。
...

向上級主管提需求時,當心落入三個情緒勒索的陷阱

在職場上,我們為了完成工作、或是取得資源,或多或少都需要向別人提出需求。
但是當對象換成主管或老闆時,提出需求這件事似乎變得十分困難,因為擔心需求不被接受、又或者是害怕對方因為這樣而對自己產生不好的觀感,所以在提需求時小心翼翼,結果反而弄巧成拙。
在對主管或老闆提需求這件事上,別掉入三個情緒勒索的陷阱中。
第一個陷阱,是以「抱怨」的方式提需求
「我真的太難了!這個任務我一個人根本做不來。大家都說自己很忙,沒人願意配合我。」
或許你覺得自己撐不住了,想要吐吐苦水討拍,希望主管能在這個任務上多給一點支持,至少讓大家可以配合自己。你以為自己對主管提出了需求,但其實主管聽到的只是一句抱怨而已,結果可想而知。
除非你的主管是個明察秋毫、善解人意的大好人,能從你的話語中洞察出真正的問題;否則,他不僅不會意識到你在提出需求,反而會認為你在抱怨,甚至因此對你留下壞印象。
第二個陷阱,是以「曖昧」的方式提需求
「如果可以的話,這份報告有機會晚幾天給嗎?拜託~」
「不行的話也沒關係,我只是擔心在時間內沒辦法完成,如果有多一些時間或是調整我手上的工作應該就沒問題了。」
沒有明確的主張和態度,又因為擔心對方否定或有不好的觀感,所以自己打預防針,改口提出不同的說法。這樣的提需求方式,不僅無法達成目的,更會讓對方覺得「看來也是隨口提提而已。說法這麼容易變,以後這傢伙提出的需求我也不用太認真看待。」
第三個陷阱,是以「威脅」的方式提需求
「這個任務如果大家還是不願意配合,我也只能放給它爛了。」
沒有人喜歡被威脅,讓對方在接受需求的過程中感覺到了威脅,可能會導致主管和你的互動關係變得很微妙。如果這個需求會影響到主管或組織的利益,或許你的主管還會想辦法處理,但得搞清楚的是,並不是因為你的威脅,而是主管感受到事態嚴重、不得不處理。
以後,他也不會讓你有機會再提出威脅了。
這三個情緒勒索的陷阱,不曉得你有沒有不自覺地踩過?
掉落陷阱的結果就是:你希望的達成的目標、想要得到的資源與配合,都不會達成。更糟的是,你自以為是提出需求不被同意,但你的主管或老闆,並沒有接收到需求,而是覺得你是個愛抱怨、情緒化的人。
現在回過頭來看看在阿文的故事裡,在提需求的過程中,他落入了哪些陷阱?
「主管,你看我們最近做了不少大型的企劃活動,公司高層也很滿意。」
「但案子越來越多,我真的忙不過來了,再這樣下去我擔心自己會失去工作的熱情與動力。」
你有沒有發現,阿文在第二句話中,一次把抱怨、曖昧與威脅的情緒勒索全用上了?
  • 抱怨:我真的忙不過來了
  • 威脅:我擔心自己會失去工作的熱情與動力
  • 曖昧:到頭來,主管還是不知道阿文的需求是什麼?
阿文現在覺得,早知道就不要提加薪了,但是不提,心裡又覺得悶、很不舒服。你是不是也像阿文有同樣的煩惱?
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別把自己當作商品,雇傭關係不是銀貨兩訖的買賣

曾經有一位年輕朋友告訴我,跟老闆提調薪好難喔!
我問他為什麼會有這樣的想法?
結果他一臉不可置信的說「這還用問嗎?有哪個老闆會同意這種事啊!不都是希望員工多做事少拿錢,要他調薪就會增加成本,老闆當然不會樂意囉!」
我相信有許多職場工作者,也有著同樣的想法。但是這樣的想法,已經預設了員工贏就是老闆輸、老闆贏就是員工輸的觀點,當然不會有好的結果。很多人不敢提向主管或老闆需求,是因為把自己當成了商品,而支付的薪資就是成本;他們沒有意識到對方和自己是合作關係。
不妨先來思考一個問題「老闆為什麼要花錢請你來工作?
「因為老闆需要我工作」
不少人可能會這麼說。這句話更完整地說,應該是這樣的
「我在幫老闆完成一些工作、達成某項目標,實現他的商業價值。」
「所以他需要我,我們是合作關係。」
這樣的心態轉變,會決定你提出需求的姿態。
姿態很重要,也會影響你與主管的溝通過程。你坦蕩,主管也會被你的坦蕩影響;如果你說話緊張、預設立場,那麼主管也會被你影響,認為你心虛,同意的機會也就更低了。
提出需求,關鍵就在於你是否想清楚了自己的需求是什麼?說出需求,才能達成真正的合作。
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三個問題,釐清需求、更好的向主管爭取同意

想清楚自己的需求是什麼?是搞清楚「我需要」與「我想要」的區別。
如果我們自己都搞不清楚深層的需求是什麼,就無法清楚向主管表達需求;那麼,又怎麼能期待對方知道如何配合你、滿足我們的需求呢?
你可以透過三個問題,釐清自己的需求、更好的向主管爭取同意。
第一個問題是「我的深層需求是什麼?」
要如何找到自己的深層需求呢?很簡單,想像一下如果你的需求被滿足了,會有什麼感受?
比方說,我希望向主管提出加薪的需求。
那麼我會想想如果主管同意我加薪,我會有什麼樣的感受呢?
我想,我會認為自己的工作能力與成果被主管肯定了,因為我值得。另外,我也可以讓生活品質獲得提升,會有幸福感吧!
所以,我知道了我的深層需求,是希望工作能力與成果被肯定,同時也希望生活品質能因此獲得提升,而不是加薪。加薪只是滿足深層需求的一種方式而已;反過來說,主管要讓我感受到工作能力與成果被肯定,不一定要靠加薪,提升生活品質也是如此。
我需要被滿足的,是我的深層需求。在這樣的認知下,我向主管提出加薪的需求會更有底氣;即使主管不同意加薪,我們仍有機會找到滿足深層需求的其他方式。
第二個問題是「誰能滿足我的需求?為什麼他要配合?」
我們的需求,要依靠對方的配合才能實現,不論是爭取資源、還是提出加薪這樣的需求。所以必須先找出誰能滿足自己的需求?除了自己,還有誰可以從這件事中受益?
比方說,加薪可以讓我認為工作能力與成果被肯定,我就會更努力提升自己的工作能力、拿出更好的成果,我的主管、組織與公司也可以間接受益。換句話說,主管在這件事上,與我的立場不是對立的,只要我能向主管證明,他滿足我的需求對他也有好處。
找出共同利益的交集點,需求也就有了談下去的可能性。
第三個問題是「如何說服對方滿足我的需求?」
當我們找出了深求需求(真正想要的)和願意滿足需求的對象(與他何關)時,剩下的就是如何開口表達自己的需求,讓對方感受到並同意?
不妨參考這樣的結構來鋪陳需求的表達:
  1. 主管想要什麼?
  2. 我和主管的共同目標是什麼?
  3. 我的深層需求是什麼?滿足我的需求,如何幫助彼此更好地達成共同目標?
所以,我會這樣提出加薪的需求
  1. 我理解主管希望大家都能順利完成今年的工作任務,我也是這樣認為。
  2. 我相信我們的共同目標,就是為部門創造最大價值,讓公司順利達成今年的營運目標。這是我今年的工作規劃、目標與預期的成果效益。
  3. 但我更希望能獲得公司與主管的更多認同與肯定,加薪能讓我感受到被肯定,也能激發我更大的工作與成長動力。
在這個表達需求的內容中,有一些重點希望你能注意到
在「主管想要什麼?」這一段的描述,我們要看到並肯定主管的需求,不是自以為的需求。而在「彼此的共同目標是什麼?」這一段的描述,要盡可能找到彼此的利益共通點,而且能具體量化更好;同時也要讓主管看到我們在實現這個共同目標上的可能性與不可替代性。
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向上管理,其實是向上影響的過程

當你採用這樣的方式來表達需求,主管就會同意滿足你的需求嗎?不一定。
但是,我想主管會更願意和你討論出一個替代方案,來滿足你部分的需求;或是給你一個新的挑戰目標,換取需求實現的機會。無論如何,在這個過程中,你已經持續在向上影響了。
這是一個很好的建立影響力過程,也是做好向上管理的必經之路。

劉奕酉|鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者
擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷,為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問,專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家,多家出版社、社群媒體指定邀稿對象;一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章,以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
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鉑澈行銷顧問策略長。擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷,為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問,專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家,以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
幕僚不是一個職稱或頭銜,而是一種對人負責的角色。 每個人或多或少都扮演某種程度上的幕僚角色,只是比例上的不同。在這個專題中,我將會分享關於幕僚的商業思維,什麼是幕僚應該具備的素養?又該如何創造價值、彰顯價值?從主管與老闆的好幫手,成為獨當一面的神隊友!
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