與其說是因為少子化影響大學招生率,不如說少子化這個病毒,使原本存在學校系統的長久問題,加重了病情。生源多的時候,學校可以因為財務上的充裕,刻意忽略系統上的問題,那個問題可能是這樣呈現:無視教職員生將精力放在紙上作業,數據追求,在教學與學生服務上失焦、不能有效處理教職員生的建設性意見,進一步的改善問題、管理層級無法發揮應有的功能,反而讓下屬承擔超越其所及的權限。在這樣的系統裡面,團隊士氣低落,人才持續流失。對此,我有以下的看見與想法。
員工不是沒有意見,是系統不鼓勵他們有別的意見
一言堂,在當今的世界裡是致命的。當整體的決策只有少數人在做,沒有聽取前線員工的困難並具體的去處理,問題持續存在,決策繼續僵化。系統要想辦法讓越多人越敢講,讓適合學校發揮潛能的系統被更新,這一天不到,學校經營只會更困難。
員工的工作不能只憑熱情與學習,孤立無援才是大問題
在我的理解裡,主管要做的是給下屬安心發揮潛力的空間。員工放心,工作效能就好,對學生的服務也會提升,這樣才能在留生這件事情上真正發揮效用。要是持續給第一線願意承擔的員工超出他們能力與權責的困境,然後系統持續施壓,員工處在負面情緒與工作高壓的環境裡,犧牲的是工作效能,創新空間,與學生服務的品質。主管要發揮應有的功能,讓下屬安心工作,提供必要的支援。此外,也要留意主管個人特質對下屬工作情緒的影響。我認為要去思考的是,責罵、恐嚇、威脅下屬一頓,受益的會是誰?犧牲的又會是誰?
要服務的是學生,還是學校對於招生或留生的焦慮?
當系統促使大家把有限的工作精力用在服務這樣的焦慮,就會讓系統對於學生服務失焦。簡單來說,員工原本已經承擔上述環境中的壓力,我其實不太懂在這樣的狀態下,再強調有這樣的壓力,是為了讓說話的人比較不緊張,還是其實又犧牲了員工的士氣,進而影響了工作的品質?
系統終究會面臨人才的斷層,不容忽視
系統持續的有資深員工退休(智慧流失),資淺員工的流動率也高(經驗斷層),可以推測人力斷層終究會來到。智慧與經驗才是學校的資產,如何將人力維持,讓人願意待下去,待得久,系統願意支持,也是一個必須面對的問題。要讓職員工安心待、願意待,能夠累積經驗並持續創新。留生很重要,留教職員不也很重要?
我認為,要突破現狀,就是去承認系統弱點、提供員工信任、鬆開不需要的限制、系統資訊透明、彼此正面溝通、給予員工支持(態度、情緒與相關員工福利),系統把思考放在學生福祉最大化,行政作業最簡化,我認為時猶未晚。