做一個更好的管理者：領導者應如何管理績效？填表格以外，更好的解方
2022/09/27閱讀時間約 4 分鐘
How to be an even better manager做一個更好的管理者（作者：Michael Armstrong。譯者：侯嘉珏）
一般來說傳統的績效評定會透過舉辦正式會議進行，大家會檢視目標達成度，個人也會收到績效回饋，並且會依照等級評分。
按照等級評分的好處包括他的評定會前後一致，（因為大家都是在這個評分系統下被評分）分獎金、決定升遷都讓人有跡可循，而處於非紊亂、無系統的混亂狀態。不過這種模式給予員工什麼感受呢？管理者又覺得如何？——其實一般回饋是認為這種模式在操作上顯得過於官僚、複雜，最後彷彿變成「填表格」的例行作業，反正把紙上空格填完、交給人資就萬事大吉了，至於是否達到妥善管理員工的目的，反而變成枝微末節的小事。
「先把表填完吧」、「唉 填這個又沒用，算了先填吧」這樣的心態淹沒大家後，現在許多大型組織已經放棄這種評等作業模式，轉向「非正式溝通」的做法。
5大要素，思考管理績效更好的做法
英國就業研究中提到5大要素影響成功管理者管理績效的方式：
- 管理者是否了解自己的期望（有期望才有重點與使命感
- 管理者是否可以有效描述團隊如何為組織目標與方向帶來貢獻（加強成員被重視、信任的感受，有助於團隊成員了解自己如何物組織達成目標）
- 了解團隊成員的狀態：管理者善於判斷成員是否了解自己的任務。他們的管理並不會事必躬親，而是在說明內容、預期成果與任務原因/重要性後，才讓人們實行
- 管理者是否有明確的品質與行為標準：管理者對於規則制定可提出明確內容，團隊對於如何實踐、應到什麼程度會有更具體的認識
- 了解團隊表現的同時，不忘正面回饋：正面積極的回饋或者事情不順時的補救回饋會對團隊有正向心理影響。讓回饋這件事提升品質與效果，可以另外著重於：即時、頻繁的回饋面向。
所以，非正式溝通應該是怎樣的？
對我來說，關鍵在於一對一的時間，他們知道自己的目標，我們也會定期討論。因此，從來沒有真的像要一本正經坐下來，然後說「我們來看你所做的每件事」的狀況
所以其實「非正式」真的不用一本正經，主要是以週的頻率，可能2週一次進行一對一談話，以聊天方式談論工作情況。因為管理者要了解團隊在做什麼，才能輔導或者給建議、幫助或其他支援。最重要的是，做這些非正式溝通的時候，有效的關鍵是讓這些談話達到「管理績效」的目的，而非又身不由己的執行某項系統作業。
提高談話品質，獲取有用的資訊以了解並給予團隊幫助，真正做到績效管理對於管理相當重要。從表格改為非正式溝通來管理，就是要提高管理者在與團隊互動中的能動性，因此更應該好好運用、規劃非正式溝通的內容。
表現不佳者怎麼管理？我該如何處理這個情況？——管理表現不佳者的思路
在團隊中相較於表現優異、不需操心者，也有績效表現徘徊於中下游者，以下是思考宇訂定如何管理績效不佳者的計畫流程。
- 何謂「表現不佳」，當你想要與團隊成員聊聊對方不佳的近況，你也應該具體界定不佳的範疇，避免成為你一廂情願的溝通，而對方充耳不聞
- 找找原因：對方的才能沒有被放對職位？技巧欠缺/不熟練？對方努力不足，僅追求得過且過？或者因為沒有獲得適當指導而搞砸？ 你必須先找到原因，才能採取有效的應對措施
- 因應之道的前置作業：當你可能因此要對該成員進行調動或工作內容調整等措施，注意先取得對方和更上層管理者的同意（尤其當你的安排因為法律因素需要對方也知情並同意，必須注意對方的意願）不管是對方或上層管理的同意，都是在需要被授權的情況下再進行即可。當然你也可以考量這種事先溝通有助於建立上下之間信任資本，而每次都會先行溝通（這方面可依照個人管理需求調整
- 因應對策：確認自己有給予必要資源，並讓輔導、額外培訓等協助都到位。除此之外，也衡量職務分配是否有可改善之處，思考更好的方案與可行性。
- 對於表現不佳者的追蹤與回饋：給予必要的協助後，也記得持續跟進該名團隊成員後續表現是否有改善，並給予回饋（在此也可評估是否要持續監督表現、再給予額外指導，或對方情況已經漸入佳境，可不必過度關注）
- 最後手段：從一開始的非正式警告，到以「能力依據程序」或「紀律處分程序」進行懲處
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