寫好年終績效評估, 幫自己加分
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接近第三季的尾聲了, 很多公司應該就要開始啟動年終績效評估的流程, 這個流程的第一步是由員工針對年初設定的主要指標先寫一版自我評估, 再提交給直屬主管點評打分。很多人, 包含我自己初入職場的時候, 都對撰寫績效自我評估感到頭痛, 心裡懷著這樣的疑問: 平常的工作進度都定期匯報給主管了, 績效自我評估還要多寫什麼?
在擔任主管的12年間, 我從早期的自己以及看過的下屬自我評估中總結出下面三個大部分人對績效自我評估有的誤解:
1. 自我評估簡單寫就好, 主管應該很清楚我一整年做得怎麼樣: 自己的績效要靠自己銷售。一整年是很長的時間, 主管知道你今年主要負責了哪些工作, 對於你的表現也會有個一整年累積下來的初步判斷, 但不見得能記得或看到你職掌範圍裡的每個亮點。這些工作上的亮點經由你在自我評估裡呈現, 就有機會提醒主管並進一步影響他, 讓他覺得應該在原本設想的分數基礎上再加一點。
2. 把事情做完就應該是滿分績效: 做完該做的事是盡本分, 如果滿分是5分, 正常的情況下可以拿到3分。主管的評分會以3分為中線, 進一步評估“這件事是怎麼被完成的”以及“完成後產出的成果”來決定是否需要往下扣分或往上加分。有可能該做的事情完成了, 但只得到2分的成績, 因為你在過程中有疏失造成團隊的負擔, 透過主管以及其他人的協助才完成了整個事項。也有可能在做這件事時展現了超出預期的能力或者多承擔了一些額外的責任, 因此主管覺得可以給4分。如果再加上超出預期的成果產出, 就有機會進一步拿到滿分5分。
3. 公司的成績就是我的成績: 公司業績好不見得代表你個人的表現好, 需要知道自己的工作職掌影響的是公司的哪些指標, 才能清楚判斷哪部分的公司成績算自己的, 哪些不算。曾經有個下屬因為過去兩年拿到的成績都是4分而對今年拿到的3分感到不滿意, 他說: 我今年負責了8月的重點活動規劃, 當月公司的業績成長那麼多, 為什麼這不是超出預期的表現? 我的回應是: 因為那個月公司業績的增長是來自於電商, 你負責規劃的是線下的活動, 單看線下的業績其實是沒有增長的。這就是常看到的對於自我績效的誤判。
大部分的人都在意績效評估的結果, 因為它影響了隔年的升遷機會以及加薪的幅度, 但卻不是很多人願意花時間來用心撰寫自我評估。從帶人主管的角度來看, 會讓我感到加分的自我評估應該展現出一種想要爭取高分的積極性, 而這個積極性需要建立在以下這些客觀的證據上, 而不只是自我的描述與吹捧。
1. 內外部的追蹤數據: 公司在年初時會設定年度各部門的主要指標, 針對這些指標, 每個月都會有內外部的進度追蹤數據, 例如:內部業績達成狀況、新客戶開發數、產品鋪貨率、費用比例、庫存率以及外部的市場佔有率報告等。從追蹤報表中提取與你個人職責相關的部分來說明績效, 這是最基本的。
2. 嘗試量化沒有數據追蹤的表現: 從事行政支援工作的人常常不知道該怎麼凸顯自己的工作績效, 因為工作職掌並不直接跟業務掛鉤, 沒有現成的數據來呈現自己的績效。如同我在<如何在面試時應對需要量化的問題? >這篇文章中提到的, 在這樣的狀況下可以自己搭建邏輯來幫助別人了解狀況。之前有一位在大型證券公司人資部門負責行政工作的求職者就提出了這樣的疑問, 在跟他的對談中, 我幫他梳理出來的量化績效如下(括弧中說明為什麼這個描述可以作為績效):
-支援35家分公司的人資行政事務, 與負責分公司35＋位聯繫窗口溝通順暢, 分行相關行政事務皆如期完成。(對比其他同事會與部份分行的聯繫窗口起爭執)
-與招募團隊合作, 根據員工組成及流動數據分析, 提出3項關於人才發展及招募的方案, 並協助推動執行。（公司要求的是他負責提供數據給招募團隊, 進一步參與分析及方案的發想會是額外的表現）
這兩點也是“把一般日常工作表現做量化呈現”以及“從支援性質的工作中凸顯額外表現”的案例。
3. 重要利益關係人(Key Stakeholder)的反饋: 平常在工作上就需要主動收集重要利益關係人的反饋, 這可以作為另一個角度的證據來支持自己的表現。以前面提到的證券公司人資部行政人員來說, 分行的對接窗口以及招募團隊的同事就是他工作中的重要利益關係人, 如果在平常的合作裡, 他能以具體的形式(例如: 郵件)收集到這些人對他工作表現的讚賞或感謝, 這就會是額外的資料來支持他的自我評估。不需要坐等來自重要利益關係人的反饋, 可以自己主動發郵件來徵求意見, 例如: 在寫績效自我評估前, 他可以主動發郵件給各分行的聯繫人, 請他們針對這一年的合作提供反饋和建議。
這一年對某些人來說可能是順風年, 手邊負責的工作事項都很有進展, 好的績效自我評估內容可以幫助你在和主管進行績效對談時更有所本。也許今年對你來說是個逆風年, 負責的工作沒有很好的產出, 那麼你就更應該花心思做好績效評估的內容, 提醒主管在不如預期的工作成果中仍然有哪些亮點, 找到機會幫自己再往上提升幾分。
Cindy Lu 美國紐約大學(NYU)研究所畢業, 20年500強外商品牌行銷工作經驗, 熟悉B2C及B2B商業模式, 管理過台灣、香港、中國市場, 目前從事英文履歷及面試諮詢輔導工作。Email聯繫: cindylu1125@hotmail.com, FB/IG: 職場C引力
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