終結待辦事項地獄：GTD工作法，讓你輕鬆搞定所有事

你是否也常常感到工作和生活像一團亂麻，每天都被各種待辦事項追著跑？會議、報告、家事、帳單，好像永遠都有處理不完的事情，讓你感到心力交瘁？這本書告訴我們，要擺脫這種混亂的狀態，關鍵在於建立一套有效的系統，將所有的事情都「搞定」。而這一切，就從學習「GTD」（Getting Things Done）方法開始。

什麼是GTD？

GTD 不只是一種時間管理方法，更是一種思維模式。它的核心概念是將所有「未竟事宜」（open loops）從你的大腦中釋放出來，整理成有條理的系統，讓你可以專注於當下最重要的事。

簡單來說，GTD 就是一套可以幫助你清空思緒、掌握全局、並有效執行的流程。

為什麼要學GTD？

• 釋放大腦空間： 就像電腦的 RAM 一樣，大腦的記憶體也是有限的。當你把所有待辦事項都記在腦中，大腦就會不斷運轉，消耗能量，讓你感到疲憊。GTD 可以幫助你將這些事項記錄下來，釋放大腦空間，讓你可以更專注地思考和工作。
• 建立掌控感： 當你清楚知道自己有哪些待辦事項，並將它們整理成有條理的清單時，你就會對自己的生活和工作更有掌控感，不再感到焦慮和茫然。
• 提升效率： 當你不再需要花時間擔心忘記事情，也不再需要浪費時間在混亂中摸索，你就能更有效率地安排時間，完成任務。
• 減少壓力： 當你不再被無止盡的待辦事項追趕，壓力自然會減輕，心情也會變得輕鬆。
• 更專注於當下： 當你把所有事情都整理好，並且知道下一步該做什麼時，你就能更專注於當下正在做的事情，享受每一個時刻。

GTD的五大步驟

GTD 方法主要分為五個步驟，它們彼此相連，形成一個完整的循環：

1.收集 (Capture)：

• 將所有「未竟事宜」都收集到一個「收件匣」中。
• 「收件匣」可以是實體的籃子、筆記本、手機應用程式，或是任何你方便使用的工具。
• 「未竟事宜」包括所有你認為需要完成、想要完成、或是需要做決定的事情。
• 不要在收集階段進行整理或判斷，只需將所有事情都放入「收件匣」。
• 清空你的腦袋，把所有想法都寫下來，不要讓任何事情遺漏。
• 你可以使用「不完全事件的啟動器」清單，幫助你回想可能遺漏的事項。
• 將所有「未竟事宜」都放入「工作籃」，包括實體的雜物、電子郵件、會議紀錄、腦海中的想法。

2.理清 (Clarify)：

• 檢視「收件匣」中的每一個項目，並問自己：「這是什麼？」（What is it?）
• 判斷這個項目是否可以執行 (Actionable)。
• • 如果不能執行，就將它歸類為垃圾 (Trash)、「將來/也許」 (Someday/Maybe)，或是參考資料 (Reference)。
• • 如果可以執行，就判斷它是否可以在兩分鐘內完成。如果可以在兩分鐘內完成，就立即執行。如果不能在兩分鐘內完成，就決定它的下一步行動。
• 決定下一步行動時，要具體、明確、可執行。
• • 不要只是寫「買東西」，而是寫「去家樂福買衛生紙」。
• • 不要只是寫「準備簡報」，而是寫「上網搜尋簡報範本」。
• 對每個項目都進行處理，不要把它放回「收件匣」。

3.整理 (Organize)：

• 將可執行的項目放入適當的清單中。
• • 「下一步行動」清單：列出所有你需要執行的具體行動。
• • 「專案」清單：列出所有需要多個步驟才能完成的目標。
• • 「等待」清單：列出所有你已經委派給別人，或正在等待回覆的事項。
• • 「將來/也許」清單：列出所有你現在不想做，但將來可能想做的事情。
• • 「參考資料」：用來存放你可能會用到的資訊。
• 建立不同情境的行動清單，例如「在家」、「辦公室」、「電話」、「電腦」等。
• 使用合適的工具，例如紙筆、應用程式、或是專案管理軟體。

4.回顧 (Reflect)：

• 定期檢視你的清單，確保它們是最新的狀態。
• 每週進行「週檢視」，重新檢視你的專案、行動、和目標。
• 評估進度，並更新你的清單。
• 檢查「將來/也許」清單，看看是否有任何項目可以開始執行。

5.執行 (Engage)：

• 根據你的時間、精力、和情境，選擇要執行的項目。
• 專注於當下正在做的事情，不要讓其他事情分心。
• 相信你的系統，知道你已經把所有事情都安排好了。
• 開始行動，並享受完成任務的成就感。

我該如何開始應用?

1. 今天就開始： 準備好你的「收件匣」，並開始檢查你的周圍環境。
2. 清空你的腦袋： 把所有想法都寫下來，不要讓它們佔據你的思考空間。
3. 收集所有事情： 無論大小、輕重，把所有你腦海中浮現的事情都記錄下來。
4. 不要怕麻煩： 剛開始可能需要一些時間和精力，但它絕對值得。
5. 持續練習： 養成定期收集、理清、整理、回顧的習慣。
6. 選擇適合你的工具： 不要過度追求完美，選擇你喜歡且方便使用的工具即可。
7. 1. 信任你的系統： 相信你所建立的系統可以幫助你管理所有的事情。
   2. 不斷檢視和調整： 定期檢視你的系統，並根據你的需求做出調整。
7. 相信自己： 透過這個步驟，你會更清楚地了解自己所面對的任務，並開始建立起對自己能力的信心。

結論

《搞定！》這本書不僅僅是教你如何管理時間，更是在教你如何管理自己。透過 GTD 方法，你可以將生活和工作都「搞定」，不再被雜事追著跑，而是成為自己生活的主人。現在就開始你的 GTD 之旅吧！你會發現，原來生活可以如此輕鬆自在。