1960年代，德國，釀酒商的兒子尼克拉斯．魯曼當上公務員，他下班後最喜歡的事情就是讀書，日積月累，他建構出新的筆記分類方式，他發現，一個想法、一條筆記的價值在於「你把它放置在什麼樣的上下文裡」。於是他用卡片盒收集筆記，進而引領魯曼進入學術領域，成為畢勒費爾德大學的社會學教授，30年間他出了58本書，跨足法律、政治學、經濟、溝通、藝術、教育、甚至還有愛情，更令人印象深刻的是，他似乎不費吹灰之力便完成這一切成就。
卡片盒使用統一格式紀錄，毫無花俏的裝飾，一張張連接起來形成筆記鏈，像魯曼使用A6大小的卡片去寫筆記，當空間有限、選擇變少，反而有助於提升創意及思考性，若使用電腦做筆記，也要濃縮在一個螢幕的大小。這套做法有一個優點是，不依照主題命名卡片盒，就不會被限制住，反而是由下往上，透過大量的筆記漸漸發展出各式主題。
卡片盒分成兩種
1.書目用卡片盒：參考資料、文獻內容
2.主要的卡片盒：收集想法、產生想法（回應讀過的內容）
第一步：將書目資訊寫在卡片一面，另一面寫下書裡內容的簡短筆記。
第二步：回頭查看這些筆記，思考它們對於自己的想法和寫作有什麼樣的關聯性。
第三部：將想法、評論寫在新的卡片上，每張卡片只寫一個想法，而且只能寫在一面。
第四部：將卡片背面依照關聯性編號，方便日後索引，像是10、10A、11、11B1。
寫作成功步驟1：各自分開與相互串聯的工作項目
人們沒有辦法一心多用，也不可能同時把注意力放在兩件事上，如果有人宣稱他可以辦到，那也只是他快速來回切換注意力在不同的事而已。如果我們在書寫時，一面要思考內容架構，一面又要斟酌遣詞用字，那就很難找到適當的詞彙了。這就是為什麼我們桌上一定要放內容大綱，我們必須清楚知道，這個當下我們不必處理的是什麼。專注力不是我們唯一有限的資源，短期記憶也很有限。蔡加尼克效應：還未完成的工作項目，會佔據我們的短期記憶。於是要讓大腦不去一直想某件事，只要把它記下來，然後讓自己相信「我會去處理」，這樣大腦就會停止去想它了。第三項有限的資源是意志力，意志力就像肌力一樣，使用到一定程度就需要休息恢復。
安排一個好的工作環境和系統十分重要，可以大幅提升專注力、記憶力、意志力，「做決定」是極為累人的一項工作，歐巴馬早上起床只會選擇要穿深藍色或是黑色衣服，二選一大大增加了效率，讓人有更多時間去做更重要的決定。
具有創造力的人，需要在開放、玩耍的心態，和狹隘、分析性的框架之間來回轉換。遺憾的是大多數教材都教我們，開始寫作前先做個計劃，這無疑是讓自己卡在框架內動彈不得。不要做計劃，要做專家。
寫作成功步驟2：為了理解而閱讀
閱讀的時候沒有做筆記，那幾乎跟完全沒讀一樣，卡片盒的存在，促使我們邊閱讀邊作筆記，而筆記的標準是「是否可以讓卡片盒的論述更豐富」，我們會去理解書本內容，用自己的語言轉譯，把問題、主張、訊息重新架構，甚至比知識淵博更加重要，當我們嘗試用自己的話重述一個論點，我們理解上的所有漏洞便會毫不留情地呈現在我們眼前。最後再從已經整理好的卡片盒思考，新筆記與卡片盒之間的關聯性，在此篩選的重點並不是「支持」或是「反對」，而是「相關」與「不相關」。
通常在我們還不太知道該如何回答之前，就嘗試去回答該問題，那麼就算是答錯了，也會更牢牢記住答案。研究證實「重複曝光效應」會讓我們在重讀、複習的時候，產生「我早就知道了！」的錯覺，因此不要只是畫重點，試著把文字寫下來，是我們加強理解及學習的唯一機會。
寫作成功步驟3：聰明的卡片盒筆記
卡片盒筆記就是一種思考的過程，將思考儲存在外部記憶，可以促進長期學習，越來越多研究亦發現，我們需要的不是「儲存強度」等「填鴨式教育」，而是「回溯強度」（在訊息之間建立橋樑，在必要的時候喚醒它們。）因此我們要將片段的訊息連接到大量有意義的脈絡中，盡可能越多越好。
寫作成功步驟4：發展想法
當使用卡片盒一段時間，你會發現，有時候冒出的新想法，其實已經是別人的，幸運的是你仍然可以修正、補充或是進一步擴充。連結的擴充與發展是至關重要的一點，檔案管理員想的是怎麼存筆記？原創作家想的卻是怎麼用筆記？檔案管理員會問的是：哪個關鍵字最符合？而作家問的是：在哪種情況下，我會想要偶然發現到這條筆記？
舉個例子，假設我想要新增一條筆記：「康納曼在實驗中證明，如果人把某事做了周延、具體的思考，那麼會更有可能高估此事件發生的可能性。」如果用存檔的想法在思考，「誤判」可能是你的關鍵字。以創作者的角度思考，如果你是經濟學家，「資產配置的問題」或許就會成為你的關鍵字，你可能會想到，偏好管理常導致「容易看到結果的案子」比「能獲利的案子」更受青睞。如果你是政治學家，關鍵字或許會是「政治策略」，這可以解釋為什麼「倡導容易視覺化的解決方案」，會比「真正有用的方案」，在政治上更有效果。
發展想法有一些特點及故事供參考：
1.看不到的地方才是最重要的：二戰期間，英國皇家空軍請數學家亞伯拉罕‧沃德評估飛機機體最容易中彈之處，以便加裝更多防護裝甲，但沃德沒有去計算返航飛機身上哪裡中彈，反而建議在返航飛機上完全沒有中彈的地方加裝裝甲，因為英國皇家空軍沒有把「看不到」的飛機考量進來，這些飛機再也回不來了。
2.簡單不等於容易：逢低買進、逢高賣出，這句話大家都懂，但若是著眼於價格，反而會陷入賭徒的心態，巴菲特深諳其道，不必在乎昨天的價格或是明天的價格，只有當價錢跟價值之間的關係來到他滿意的位置，他才出手。
寫作成功步驟5：分享見解
最後我們將「寫出內容」這個龐大工作切分成比較小的、具體的項目，先把內容架構好，按順序排列卡片盒筆記，擬出目錄，並且保持彈性，這不是指決定好哪些章節或段落要寫什麼，而是決定哪些東西不必寫進稿子裡，因為你有太多東西可以寫，必須克制自己。另一個關鍵點：請嘗試同時進行不同的寫作。閱讀與寫作必然會產生許多意料之外的產物，它可能適合別個特定項目，當我們碰上瓶頸，那就寫別的書吧！
將巨大挑戰工作切成細項，能使我們容易完成工作、快速獲得反饋，以此來設定務實的目標，研究顯示要在經驗發生之後快速獲得反饋，而且頻率要密集，我們才能夠從自身經驗中學到東西。而對於一次行能完成的工作，「開始動手」是重要的步驟，弄點開工儀式來幫助自己吧！
寫作成功步驟6：養成習慣
養成閱讀時隨手筆記的習慣十分重要，若是能從這一小部分著手，它會轉為動力，漸漸發展成卡片盒筆記。習慣的養成往往是從一個小動作、小儀式開始，像是慢跑3公里或許很困難，但繫上慢跑鞋帶出門，絕非難事，每天看10頁書或許要人命，但打開書本亦非難事，我們此時此刻需要的是從小地方開始改變，而且用新的習慣取代舊的！
