主管想開人，但人資按下暫停鍵
某天早上，一位部門主管走進人資辦公室，語氣急躁地說：「這個員工表現真的太差，我要馬上資遣他！」人資打開那位員工的紀錄，翻閱後平靜地回答：「他沒有違紀，也沒有被正式輔導過，如果現在資遣，公司可能會有法律風險。」主管皺眉：「那還要什麼輔導？浪費時間而已。」
這樣的情節，其實在人資現場並不罕見。對主管而言，績效不佳就是不適任，處理方式應該迅速果斷；但對HR而言，任何涉及解僱或資遣的決策，都必須符合「程序正義」與「合法依據」。而這兩者的交會點，就是PIP——Performance Improvement Plan，績效改善計畫。
二、什麼是PIP？它不只是「走過場」
PIP是一套正式的員工管理制度，用來針對表現未達標的員工設定具體改善目標與追蹤期程。很多人以為PIP只是公司「要開除人」前的程序，但真正的PIP，其實是「給予員工合理改善機會」的制度。它同時是主管、員工與公司之間的平衡機制。
它有三個關鍵目的：
一、明確告知員工目前的問題與期待的改善方向
二、提供公平的改善期程與支持資源
三、建立書面紀錄，作為公司後續任何人事決策的依據
PIP並不是要增加行政負擔，而是讓「不適任的判斷」變得有依據、有證明、有程序。
三、法律角度：PIP是資遣最強的法律防護
依據《勞動基準法》第11條第5款，雇主得以「履行勞務確有不能之情形」為由資遣員工。這句話的關鍵在於「確有不能」必須是客觀可證明的事實，而不是主管的主觀感覺。若公司未經正式輔導程序、未提供改善機會就資遣，很容易被勞工局或法院判定為「無正當理由解雇」。
法院在審理資遣糾紛時，常會要求企業提出文件證明，包括員工表現記錄、溝通會議紀錄、PIP執行文件、追蹤報告等。如果公司拿不出具體證據，只憑主管一句「他表現不好」，這樣的資遣幾乎註定敗訴。
對HR而言，PIP最大的價值不只是改善績效，而是「留下證據」。因為法律要的是程序正義，而不是情緒宣告。
四、沒有PIP會有什麼後果
沒有PIP紀錄的資遣，幾乎都會引發爭議。最常見的結果是員工向勞工局申訴，公司被判違法解雇。公司不僅要支付薪資補償與資遣費，還可能面臨復職命令。更嚴重的是，公司形象會受到影響，內部信任也會崩潰。
曾有企業因直接以「績效不良」為由資遣員工而被法院判賠，理由是公司未提供任何改善機會。主管口中的「表現差」，在法院眼中不構成合法資遣事由。若企業忽略程序，只會讓一場簡單的績效事件，變成人事危機與法律風險。
五、一份PIP應該包含什麼
要讓PIP具備法律效力與實際輔導意義，必須具備以下五項核心要素。
一、明確的績效目標。不能只寫「提升表現」、「加強責任感」，而要能被衡量，例如「三週內完成報告錯誤率低於3%」。
二、明確的改善時程。一般建議30至90天，時間太短會被質疑不合理，太長則失去管理效果。
三、定期追蹤與紀錄。每週或每兩週由主管與HR進行面談，討論進展與障礙，並留下簽名紀錄。
四、公司提供的協助資源。如果問題來自技能不足，HR應提供訓練、導師指導或工具支援。
五、結案與後續處理機制。若員工達標，結案並恢復正常考核；若未達標，應明確記錄並評估是否調職、降職或終止契約。
以上五項缺一不可。任何口頭約定或非書面紀錄，都無法成為法律上的「改善機會證明」。
六、PIP的真實意義：不是開除，而是救援
許多主管一聽到PIP，就覺得那是「開除前的倒數」。但在成熟的管理文化中，PIP更像是「一次正式的輔導會談」。它提供員工重新理解目標的機會，也讓主管重新檢視自己給予的支持是否充足。
有時候員工表現不佳，問題並非能力不足，而是缺乏方向感、溝通障礙、或資源配置錯誤。PIP讓雙方有機會面對問題，重新設定清晰的期望。許多公司在落實PIP後發現，一部分員工在明確指導下反而表現回升。真正該離開的人，也會因過程透明而更能接受結果。
七、為什麼許多企業仍然不執行PIP
原因往往不是不懂制度，而是不願意花時間。主管覺得麻煩，認為寫紀錄、開會都在浪費精力；公司沒有標準化表單與流程；HR被動等待主管提報，而不是主動介入。更糟的是，有些企業把PIP當作形式，隨便填寫幾句話，最後反而失去了制度意義。
PIP真正的價值，不在於「有沒有啟動」，而在於「怎麼落實」。當它變成形式，便失去了保護效果；但當它被嚴謹執行，它就成為最強的人事防線。
八、HR該如何讓PIP制度化
一、建立明確啟動條件，例如連續兩次考核不達標或主管正式提報後啟動。
二、提供統一格式的PIP表單，內容包含問題描述、改善目標、期程與輔導紀錄。
三、由HR參與每次追蹤會議，確保過程公正並具紀錄性。
四、教育主管理解PIP的重要性，讓他們知道這不只是程序，而是保護。
五、將所有PIP文件留存至少三年，以防日後發生爭議。
當制度穩定運作後，PIP不僅是解雇的依據，更是績效管理的一環。它讓「問題員工」有轉圜空間，也讓「優秀員工」感受到制度的公平性。
九、PIP是一種制度，也是一種態度
PIP的存在，是為了確保公司在面對不適任員工時，仍能維持公平、理性與合法的原則。它讓主管有依據、人資有保障、員工有機會。
一個沒有PIP文化的公司，往往只剩情緒管理；而一個懂得善用PIP的組織，才能建立真正的績效文化。資遣，不該是一種衝動；它必須是經過溝通、改善、輔導之後的最後選項。
對HR而言，PIP不只是文件，而是一種管理責任。對主管而言，它是公正用人的象徵。對員工而言，它是一扇最後的門，也是一個重新被信任的機會。
真正成熟的企業，從來不害怕面對問題員工，而是懂得用制度讓「問題被看見、被記錄、被解決」。
