用四個工作習慣幫你成為高效工作者
大家早，我是最愛和你一起讀商業好書的老查。你是否也有這樣的困惑：
明明跟同事進公司的時間差不多，能力也不相上下，為什麼同樣的專案，別人總能提早完成，你卻得加班趕工？為什麼年度績效面談時，主管總對你說「再加油」，卻對另一位同事讚不絕口？
也許你會認為那是運氣，事實是：拉開兩個人能力差距的原因，往往是工作習慣。對多數職場工作者來說，能力其實沒有本質上的天壤之別。真正造成差異的，是那些看似微不足道，但日積月累的工作細節。一、寫工作日記：把經驗真正變成自己的資產
也許你會覺得寫「工作日記」很老套，但認真記錄可以幫自己培養一種「覺察」的能力。這份日誌不是給主管看的，是寫給自己的。
「工作中有的人是累積十年經驗，也有的人只是十個「一年」的經驗」。工作經驗不是指你做一件事做了多久，而是你花了多少時間去思考、優化、改善它。工作日誌，就是將這個思考過程具體化的最佳方法。
可以在下班離開辦公室前，用5分鐘問自己：「今天在工作上我有什麼學習？」今天犯的錯誤，明天如何修正？哪些流程可以優化？學到什麼新技能，如何應用在下個任務？持續思考這些問題，工作能力才能獲得紮實的進步。
記錄的內容可大可小。大到一門新技能的學習心得，小到一個客服電話的應對話術，都值得記下來。只有把這些細節寫下來，才會真正內化成你的能力。可以參考《筆記的方法》書中的三個關鍵方法作為基本原則：
- 用自己的話作筆記（而不是單純抄錄、摘要）
- 用標籤為筆記分類，由點而線而面，找到關聯知識（發展出知識樹、知識網絡）
- 透過定期回顧，持續刺激、加深記憶（要重讀自己的筆記）
二、即時記錄：釋放你的大腦，提升專注力，高效執行
人的短期記憶非常短暫，最多只能維持幾分鐘。如果一件事沒有立刻記下來，只會有兩種結果：要嘛忘記，要嘛一直在腦海裡盤旋，干擾你的工作和思緒，讓你煩躁不安。
寫下來，不讓腦袋記瑣事，可以提升專注力與高效執行力，減輕心理壓力。無論何時，只要聽到重要資訊、接到新任務，第一反應不是馬上執行，也不是開始思考，而是先記下來。記下來之後，再來考慮什麼時候做、怎麼做。
不論是運用手機完全數位化，或是隨身帶著紙筆（例如OpenAI創辦人奧特曼習慣隨身攜帶A6 大小的筆記本），想到任何待辦事項，第一時間快速記下要點。等不忙的時候，再拿出來仔細補充、完善、思考。
你甚至可以發展自己的速記法。比如用驚嘆號表示優先級，用 DL 表示截止時間，用箭頭標註對接人等等。這套系統可以根據自己的習慣設計，重點是要能快速記錄。
三、追蹤時間運用方式：戳破「瞎忙」幻覺，實現真正的高效
你是否常感到困惑：明明一整天都在工作，為什麼進度還是落後？明明沒做什麼，怎麼一下就天黑了？如果有記錄時間運用，你會驚訝地發現，浪費時間的情況比想像中嚴重得多。
你以為自己專注寫了三小時的報告，但實際上，你發了 20 分鐘的呆，上網找資料時逛了半小時網頁，構思時思緒飄散又分心了半小時⋯⋯真正用在正事上的時間，可能連一半都不到。
怎麼發現這個問題？方法很簡單，養成習慣：當你從工作狀態切換出去時，看一眼時間；重新進入工作時，再看一眼時間。把這兩個時間點記下來。一天結束後，你會記下許多時間點。將它們兩兩配對，加總起來，就是你浪費的時間。
透過這個方法，每天重複、檢查、對比，你會清楚知道自己的控制能力有多薄弱。從而更有意識地、主動地管理注意力。
下次在網上亂逛時，也許你會猛然驚醒，提醒自己：「我正在浪費時間，該收心了。」，或者會開始有意識地控制休閒時間，像是告訴自己：「只能滑 5 分鐘社群，時間到就放下手機。」
進一步，你會發現某些工作的時間遠超預期，為什麼？是能力不足、經驗不夠，還是被壞習慣拖累？如何在品質不變的情況下縮短時間？這時候，你才有可能實現真正的高效。
四、製作「檢查清單」：系統性杜絕重複錯誤且備忘
工作中犯錯難免，最糟的是相同錯誤一再發生，在同一個地方跌倒好幾次。要避免重複犯錯，最好的解決方式就是建立 Checklist (檢查清單)。
《為什麼精英都是清單控》書中提到，頂尖人士即便身兼數職，都能保持高效與安定，是因為他們擁有「清單式思考」這項習慣，把工作、目標、靈感與生活大小事都變成可以快速瀏覽、方便執行的清單。名人如 富蘭克林、達文西、瑪當娜、瑪莎史都華等，都熱愛清單管理，就是靠清單養成高效率與跨領域成就。
那麼Checklist 的內容該如何設計？可以根據這些：曾犯的錯、上級指示、跨部門需求、隱性規範（特別要註明），為每項重複發生的任務列出檢查清單，執行時調出來，逐項對照，確認沒有任何遺漏。好處在於：
- 建立固定模板與習慣，例如驗收程序、行銷活動準備等，讓清單幫自己簡化複雜流程，提升整體效率。只要 Checklist 做得夠完整，執行時嚴格確認每一條，任務就不會出問題。
- 透過打勾、回顧已完成事項，有助於「心理加分」，幫助你看到自己一天的進展，減少「忙碌卻一事無成」的壓力感。讓自我管理更具體與有成效。
- 藉由累積工作執行上的「肌肉記憶」將清單項目內化，漸漸不用對照也能逐條執行，甚至能用來指導新人，這也是你專業的展現。
結語：從「單兵能力」到「系統性競爭力」
能力決定你能否拿到門票，但習慣決定你能否走得多遠。
這些「微習慣」的養成，不會一蹴可幾，但只要從今天開始，持續、有意識地去實踐、紀錄、反思，建立起這些系統化、可複製的工作方法，工作將不只是完成任務，過程中也在建立自己的專業資產。這些系統化的累積，終將成為你在職場上無可取代的競爭力。真正成為職場中高效、從容、不斷成長的卓越職人。
你覺得工作能力的提升靠的是
我是 vocus 週三的官方主題專家老查，歡迎追蹤我的沙龍「與老查一起讀商業好書」
💡 vocus 近期主題活動
💡想成為官方主題專家？歡迎加入我們！
