職場上有個神祕的黑洞，專門吞噬時間、熱情與生產力，那個地方叫做會議室。
你一定經歷過這種場景
明明預定一小時的週會，主管遲到了十分鐘才拿著咖啡進來，坐下來第一句話是，那個...我們今天要談什麼？
接著，會議開始變成他的個人脫口秀。從上週末去哪裡打球，聊到對手公司的八卦，再聊到他對某個還沒成形的專案的天馬行空。
台下的同事們，有的眼神呆滯，有的在桌底下偷偷回 Email，有的在紙上畫烏龜。
兩小時過去了，主管講得口沫橫飛，最後看了看手錶說，哎呀，時間不夠了，大家回去再想想，下週再議。
走出會議室時，你覺得靈魂被抽乾，而且手上沒有任何具體的結論，只有滿滿的疲憊。
這就是典型的路障型會議。而會開這種會議的主管，通常管理能力也是一團糟。
來看看彼得與艾薇的強烈對比。
彼得是傳產公司的經理。他最喜歡開會，覺得把大家關在一起就叫團隊合作，覺得開會開很久就代表很認真。
他的會議特徵是，沒議程、沒重點、沒結論。
有一次，為了討論年終尾牙的表演節目，他拉著全部門開了三個下午的會。大家提了十幾個方案，他都說再看看。最後期限到了，他才急著隨便拍板一個方案，然後怪大家為什麼不早點定案。
他的部屬私下都叫他時光大盜。因為跟著他，白天都在開無效的會，正事只能留到晚上加班做。
反觀外商公司的總監艾薇。
艾薇是出了名的快狠準。她的會議哲學是，不開沒有準備的會，不開沒有結論的會。
每次開會前，所有人一定會收到一份 Agenda和 Pre-read。艾薇要求大家進會議室前就要看完資料，會議室是拿來做決策的，不是拿來讀書的。
會議中，只要有人開始離題（例如開始聊細節或八卦），艾薇會溫柔但堅定地打斷，這點很有趣，但不在今天的議程內，我們把它放入Parking Lot，會後再找時間聊。現在我們先回到主軸。
30 分鐘一到，鬧鐘響起，艾薇立刻總結：好，今天的結論是 A 方案。小陳負責預算，下週二交；小美負責場地，下週三回報。散會。
大家走出會議室時，雖然壓力大，但神清氣爽，因為知道下一步該做什麼。
一年後，艾薇的團隊績效是彼得團隊的三倍。彼得還在抱怨大家不積極，而艾薇已經帶著團隊去員工旅遊了。
為什麼會議是檢驗主管能力的最好標準？
因為一場高品質的會議，需要具備三種高階能力：邏輯架構力、控場引導力、以及當責執行力。
一個優秀的主管，會把會議當成一個產品來精心打磨。
想判斷你的主管（或是你自己）是否合格，請檢視這個開會心法
一：會前準備，是否有劇本意識？
平庸的主管把會議當成聊天室，想到哪講到哪。 優秀的主管把會議當成戰情室，進來就是要解決問題的。
觀察指標：
有沒有提前發議程？
有沒有定義清楚這場會議的目的是什麼？
有沒有找對人？（不該來的人別來，該來的人一個都不能少）。
亞馬遜創辦人貝佐斯甚至禁止在會議中使用 PPT，而是要求開會前先安靜閱讀 6 頁的備忘錄。這就是為了確保資訊同步。如果你的主管總是讓大家進來才開始讀資料，那他就是在浪費大家生命。
二：會中控場，是引導者還是獨裁者？
這是最考驗 EQ 的時候。
有些主管把會議當成個人演講台，誰有意見就罵誰；有些主管則是爛好人，任由大家吵架、離題，完全拉不回來。
優秀的主管是引導者。
觀察指標：
他能不能控制時間？
他能不能在大家爭執不下時，切入核心，釐清爭點？
他能不能讓沉默的人發言，讓話癆閉嘴？
高手懂得使用Parking Lot。遇到離題或暫時無解的難題，先掛起來，不要讓整車的人為了這顆石頭停在路邊。保持流動，是主持人的天職。
三：會後落地，是否有Next Steps？
這是無效會議最常見的死因：議而不決，決而不行。
聊得很開心，結果走出門，沒人知道誰該負責什麼。一週後再來開會，發現進度是零，然後把上週的話再講一遍。這叫會議輪迴地獄。
觀察指標：
會議結束前，有沒有黃金總結？
是否有明確的 Action Items？
著名的 WWW 法則：Who、does What、by When。
優秀的主管會把結論變成文字，並壓上deadline。沒有壓deadline的結論，只是願望；壓了deadline的結論，才叫任務。
回到彼得與艾薇的故事。
公司後來進行了組織重整。高層發現彼得的部門加班費最高，但產出最低，且員工滿意度極差。調查後發現，工時都耗在會議室裡。
最後，彼得被勸退，而艾薇接手了他的部門。
艾薇上任的第一件事，就是砍會議。
她規定：
所有例會縮短一半時間。
沒有議程的會議直接取消。
超過 8 人的會議需要總監特批。
起初大家很不習慣，覺得這樣沒在溝通。但一個月後，大家發現準時下班的次數變多了，專案推進的速度變快了，辦公室的氣氛也變好了。
大家才明白，原來不開會，才是最高級的溝通。
英特爾前總裁葛洛夫曾說：會議是管理的必要之惡。如果一個經理人花超過 25% 的時間在開會，那就是組織結構出了問題。
主管優不優秀，不用看他的學歷，也不用看他的口才。
只要看他能不能在 30 分鐘內，把一屋子的人從混亂帶到有序，從分歧帶到共識。
這就是領導力，最樸實無華的展現。
