很多人做活動企劃書，第一頁就開始放議程。
然後主管翻到第三頁就問：「所以這場活動的目的是什麼？」
活動企劃書不是流程表，而是一份幫助主管做決策的文件。如果你希望簡報講完不是「再看看」，那結構真的很重要。
以下是我實務上建議一定要有的章節。
1️⃣ 活動目的(Event Purpose)
開宗明義說清楚：
- 為什麼要辦？不辦會怎樣？
- 辦了會解決什麼問題？
例如：
- 溝通組織策略
- 凝聚共識
- 激勵創新
- 提升團隊動能
👉 可加入「背景現況說明」一頁，讓主管知道這不是為了辦活動而辦活動，而是回應實際需求。
2️⃣ 活動主軸與整體設計(Event Planning & Theme)
這一段回答的是：「這場活動的靈魂是什麼？」
包含：
- 核心主軸（例如：願景擘劃、營運主軸）
- 整體設計概念
- 預期效益
活動效益請具體寫，例如：
- 全員清楚營運方向
- 強化參與感
- 建立歸屬感
👉 效益最好對應KPI或可觀察指標，主管比較容易判斷投資價值。
3️⃣ 單元設計(Module Design)
這一部分不要只列流程。
請寫：
- 每個單元的目的
- 操作方式
- 為何這樣安排
例如：
- 長官開場願景分享（定調）
- 營運主軸說明（資訊傳達）
- 小組活動（內化與行動轉化）
👉 每個單元後加一句「預期帶走什麼」，讓主管看到邏輯鏈。
4️⃣ 議程表(Agenda)
這頁一定要清楚。包含：
- 時間
- 內容
- 主講人
- 操作形式
例如：
- 雙主持人互答
- AI工具互動
- 播放剪輯影片
👉 同時準備「壓縮版議程」，方便立刻理解議程區塊。
5️⃣ 日期與地點規劃(Date & Location Proposal)
不要只寫日期。請說明：
- 為何選這天（避開重大會議）
- 是否分梯次
- 場地優勢
場地頁面建議包含：
- 交通說明
- 容納人數
- 照片
- 粗估費用
6️⃣ 講師或嘉賓介紹
如果有外部講師：
- 教學特色
- 過去企業案例
- 滿意度數據
如果是內部長官：建議說明其發言定位與角色，避免看起來只是「排進議程」。
7️⃣ 活動示意圖(Visual References)
主管需要「看到畫面」、「具體想像」。
可以放：
- 過往活動照片
- 示意圖
- 互動設計畫面
👉 圖片旁可加上「本次如何升級」，顯示不是複製貼上或因循往例。
8️⃣ 活動預算（Event Budget）
條列式預算包含：
- 場地費
- 場佈費
- 餐飲費（單價×人數）
- 講師費
- 獎勵品
- 雜支
- 保險
👉 可加一頁「成本效益說明」。 【為何如此建議】幫主管解釋這筆錢值不值。
9️⃣ 附件與歷年比較(Appendices)
包含：
- 歷年形式
- 預算比較
- 靜態/動態比例
- 特色差異
主管最常問：「之前怎麼辦理的？」「上一次花多少錢？」你如果先準備好，會顯得非常周全。
🔟 風險控管與備案
- 雨備
- 設備備援
- 長官臨時缺席
- 時程壓縮
真正成熟的企劃，一定有風險意識。
結語
一份好的活動企劃書，不是把事情排好。
而是：
- 讓主管知道為什麼要做
- 讓主管看到畫面
- 讓主管放心風險
- 讓主管理解預算
當你開始用這種架構寫簡報，你就不是「做活動的人」， 而是「能設計活動策略的人」。
