2022-03-04|閱讀時間 ‧ 約 3 分鐘

主管的溝通與詢問能力(下)

去取得重要資訊,以及提出問題,這就是主管應該做的。不是只會蓋蓋章,打打考績就行。而不是主管的人,也該時時把握住原則,並保有問題意識,將資訊完整呈現出來,不管是對主管或其他團隊成員,才能真正發揮出應有的效果。
去取得重要資訊,以及提出問題,這就是主管應該做的。不是只會蓋蓋章,打打考績就行。而不是主管的人,也該時時把握住原則,並保有問題意識,將資訊完整呈現出來,不管是對主管或其他團隊成員,才能真正發揮出應有的效果。
接續上一篇文章,窗口很想幫助所有申請人,但實際上,不能遵守程序的申請人,不能隨便的開放例外,不然就對其他人不公平:
憑什麼大家都要乖乖排隊,有的人就可以任意插隊?
是因為有特別交情嗎?還是背景深厚,權勢很大?
怎麼也會引發人胡亂猜測吧!為何昨天他來申請就可以,今天換我來就不行?一定會被這樣問的。那與其如此,一開始就不該開放例外就算開放了也該說明清楚下不為例,以杜爭議。所以以申請者的角度來看,如果有難溝通的窗口,可能是有其背後的原因,先前一定有人惹毛他,讓他不斷被主管罵,所以才會把自己武裝起來,寧願讓申請者怕他,也不願讓人覺得好欺負。
除了不要輕易開先例之外,另外一點則是,窗口在向主管報告前必須要把可能會被問到的問題先準備好,才不會到時一問三不知。窗口不知道,主管就更不可能知道了,如此就是一個爛掉的徵兆。所以當主管的不能全盤接受部下所傳遞上來的訊息,必須要去思考去判斷才行。這是主管的把關作用所在。例如部下說A個股十分有潛力值得購買,那主管就這樣接受了嗎?是不是應該問一下為何不選同類的B個股?等到多一些資訊進來再做判斷,不然只想為流於聽信片面之詞,而沒有足夠的決策空間。
因此,對於部下的報告,必須要有詢問的程序才是。尤其對於和先前情況不同的案子,更有必要加以了解。如果有些資訊是部下所無法取得的,才會需要由主管親自出馬來處理。由主管出馬去了解,可以獲得更多的情報回來。主管直接對上其他部門的主管,自然可以聊的更深入,到底有什麼資料是不方便提供的?或者是這是為何又是急件?到底什麼事這麼急?是金額特別龐大嗎?還是急著要貨,所以要趕快談?這些都是主管可以特別去了解的。去取得重要資訊,以及提出問題,這就是主管應該做的。不是只會蓋蓋章,打打考績就行。而不是主管的人,也該時時把握住原則,並保有問題意識,將資訊完整呈現出來,不管是對主管或其他團隊成員,才能真正發揮出應有的效果。
月光覺得,把握原則及問題意識真的很重要,不管是在哪個部門都一樣,這樣做起事來才能順順利利,而不會成為夾心餅乾,真的是很難做!不是抱怨一下就算了,而是會影響到整個部門的運作!
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