幫助自己知道自己在做什麼，簡單調整工作習慣找回工作中的專注力

我看到一篇文章分享兩個研究資訊：(我沒有去考究)

我們很常分心嗎?答案可能是肯定的。

學習上的專心，是考研究所的前半年，該半年應該是腦袋塞最多書本知識的時刻。

出社會後，雖然我保持了相對大部分人而言算是很好的閱讀習慣，但念書沒辦法像之前那樣專心很久，平常因為事情太多，很難有很長的空檔可以專注在書本的內容中，只有當出差時，在飛機才有時間可以看很久的書，或者是出差的周末，找個城市的公園角落坐下來閱讀，順便欣賞不同國家城市的活力。利用這個題目自己檢視自己，目前我覺得我最容易專注於專心的活動，應該是身體運動與進行比賽的時候。比賽可能是球類、麻將、桌遊、電玩等。

每天我們的注意力都要被打斷非常多次，專注在做某件事情時，一旦被打斷，要回到狀態內可能要花不少的時間。我記得有研究指出要重新將思緒拉回到原本專注的事情中，回到重樣的專注度，需要20分鐘左右。而我們很難在20分鐘內都不被其他事情打擾，不論是電話、郵件、同事、噪音等。也有另一個研究指出，企業主管在工作時，平均不到10分鐘會就會受到一次打擾。

我覺得，難免啦。身為主管本來就雜事多多。

我在文章「新手主管的課題」中有寫到，丟工作與授權是一個很重要的課題，主要就是我們時間有限，若不能空出來自己的時間，我們就很難有比較長的不被打擾時間來專心處裡重要的事情。關於授權其實已經有很多文章可以看，我這邊就不贅述了，重點就是我們要放得下心，相信同仁其實也可以做得很好。

授權或丟工作是主管才能做的事情，若我們身為員工，有哪些方式可以幫助我專注? 以下有幾個方法，是我嘗試過或者教過同仁，可以提升自己工作效率的方式。

1.每天離開公司之前，列下今日所做的事情與明日要做的事情。不要小看這個小小的動作，它可以幫助我們知道今天做了什麼，不會讓我們回到家之後，「啊我今天好忙，但我不知道自己在忙什麼」。每天都知道自己在忙什麼，有兩個好處：「有助於重新檢視自己的工作方式」、「不會再抱怨事情做不完」。

2.每天進公司第一間事情，不要打開電腦收件夾，看看昨晚寫的代辦清單，重新排序重要度，依重要度執行。一旦我們開啟了電腦收件夾，等於突然多了好多事情進來，此時若看到一封很想回覆的信，就會開始回覆，然後忘記自己的代辦清單。等到email處理完畢已經下午了。避免這樣狀況的發生，最簡單的方式就是先不要開email。等到代辦清單中的前幾項事情完成後，再開啟email，這樣至少原本排定要處理的重要事情已解決。

3.不要先處理簡單的瑣事，將瑣事集中到一天同一時段處理。很多人的習慣會是簡單的先做，這樣會比較有時間做困難的事情。但卻忘記簡單的事情會源源不斷的出現，這些簡單的事情就是日常必要處理的事項如轉信、零件報價、KEY單等。這類型的工作應該集中在某一個時刻同時處理，而不要看到就處理。

4.安排屬於自己的安靜時刻。讓同仁知道自己的工作排程，安排不被打擾的時段。如果公司允許，或許可換個位置工作，找個安靜的角落處理事情。

5.一次只處理一件事。我們多工習慣了，時常開啟多個視窗，一下處理A、一下處理B。但比較有效率的方式應該是先處理A再處理B。盡量不要同時進行兩件事情。就可以縮短平均工作時間。同時進行好像兩邊同時有進度，但實際上不一定會比較快喔。但老實說這件事情很難改。

以上都是觀念，實務上還需要知道利用更好用的管理工具、學習真的知道如何使用軟體來提升效率；甚至調整工作環境讓自己可以比較不被打擾都是有必要的。

身為一個主管，我認為做重要的是第四點，要安排不被打擾的時刻。才有辦法思考重大決策的各個面向，進而提升決策的正確性。

以上。

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