如何有效率的開會

開會是件技術活

不論在學校還是在社會上走跳，開會總是避不可了的事情，小至中午要吃什麼，大到跨好多部門一起討論議題，總是需要開會。

會開會，做事有效率，會議總能準時開始和結束，受人感激。 懂開會，會議上進退有度，懂禮貌，讓你走跳有風，令人喜歡。

但今天，我是來講講怎麼有效率的開會。

該搶麥克風了

一個冗長的會議，通常都是被帶離了主題，或是正在鬼打牆中。

所以一個好的會議主持人，通常會這時出聲，把大家拉回原本討論的議題上，但若是連主持人都開始自亂陣腳，或是一起鬼打牆，那有幸身為並非最小輩的我們，應該主動提出，"那個，我們要不要先回來討論原本這個問題"。

切記，如果你是全場輩分最小，同時公司又比較講求輩分倫理，那還是跟著大家一起，不然很容易被討厭。

專注在重點上

會有一個會議出現，通常會有一個為主要召集大家開會的人，這個人有可能是你、我一類的小咖人物，但通常我們身為召集大家開會的人，還是得有一些必要的準備，尤其是agenda(議程)，代表了我們這次會議要討論哪些問題，也就是本次會議該專注的目標。

如果可能，在發出會議的同時，連同大致的agenda一起寄出，讓大家心中對於會議有一個底，這樣在會議一開始就可以直接討論，讓大家快速進入狀況。

該做會議紀錄，同時忘了也別怕紀錄錯

會議記錄，本就是個需要做，且通常是主要召集人該處理的事情，但若是有其他的人自告奮勇也行，另外基本上，邊做紀錄時，到了一個段落或是一個議題結束，就可以跟大家確認一下是否紀錄錯或誤解的地方，相信大家也願意提出指正。

當會議結束後，通常最好是當天或是隔天就將會議紀錄寄出，同時有時候會議很長，議題很多，每一件不可能都完全記錄到，所以沒啥印象別怕，也別怕寫錯，只要大家指正時，在修改即可。

最好約會議時間，就是在會議上

兩個人的會議好約，那有約過六個部門，餘20個人的會議嗎? 簡直是個困難的事情，大家都會忙，會議也是層出不窮，沒有提前講好，一個一個打電話去約，每講定一個會議時間，肯定都有人不行。

所以最有效率的約會議方式，通常就是在前一個會議結束前，直接先跟大家喬定好下一次的時間。