【部門管理】第3篇：部門主管對剛入職新人教育訓練內容

不管新人是否有工作經驗，剛到新公司任職時，皆需主管對於工作內容與紀律加以說明以加速新人對工作熟悉的速度，以下將說明部門主管對剛到職新人建議有哪些教育訓練內容。

一、公司組織架構介紹

１．介紹組織架構與部門職掌說明

使用文件：Ａ、公司組織架構圖；Ｂ、組織職掌表

新人剛入職時並不瞭解組織架構，透過組織架構與職掌介紹可以瞭解公司大方向的營運機制。

２．介紹各部門最高主管與關鍵合作部門各層級主管

各部門最高主管與關鍵合作部門各層級主管要認得，可以協助新人在跨部門溝通時更能掌握溝通訣竅。若沒有事先介紹，很有可能新人會不小心踩雷，連帶影響到部門主管喔！

二、跨部門溝通注意事項

１．說明跨部門溝通注意事項

新人若需要做跨部門溝通，一定要先向新人說明溝通注意事項，可以讓溝通更有效率。

例如ＸＸ部門主管溝通時，一定要先準備文件，不可以空手去；ＹＹ部門要送件過去，一定要預留５天工作天．．．等。

２．說明電子郵件(Email)撰寫與發送重點

使用文件：Ｃ、【部門管理】第1篇：電子郵件(Email)撰寫與發送重點

新人寫電子郵件(Email)，結果搞不清楚狀況引起收信同事怨言，這樣的狀況在新人剛到職時屢見不鮮，建議部門主管建議部門主管要將Email撰寫與發送重點文件化列出，變成一份正式的新人教育訓練文件，提供給新人到職的第一天閱讀，讓新人先了解公司使用這個工具的要求。

三、新人要達到的KPI

１．３個月內需達到的KPI

使用文件：Ｄ、職務說明書

一般公司現在仍有「試用期機制」，通常該機制是公司在符合勞基法下（如果勞工試用期滿經雇主考核工作表現評價為不適任時，雇主須依第11條規定終止勞動契約，並依法預告及給付資遣費。）試用期內，公司不需經過績效改善計畫（PIP）就可以終止勞動契約。

因此，要讓新人知道３個月內需達到的KPI，除了當下新人可立即提問並溝通，加速幫助新人達到入職期望之外，也可減少終止勞動契約時發生糾紛的機會。

說明時，可搭配職務說明書與招募時的工作內容說明，也趁機瞭解新人是否有＂沒說出來的事＂，比較常見的就是面試時並不會提及工作內容中自己不擅長的工作項目，但在這個時間點因要符合KPI或職務要求，新人有時就會委婉提出自己不擅長的工作項目，並爭取學習或教育訓練的時間。知道這些資訊並不代表該新人不適任，但瞭解新人的優勢劣勢與想要的事，都可以幫助部門主管在人力任用調度掌握上更輕鬆。

２．該職位當年度要達到的KPI

使用文件：Ｄ、職務說明書

當說明完３個月內需達到的KPI，再來就要說明當年度要達到的KPI。

對公司而言，部門的KPI在人力補入之後就要達到（甚至沒補人也要達到），所以對部門主管的挑戰在於新人的戰力可能不如熟手，要快速拉高新人的戰力，也讓部門同仁多擔待一些（看見新人戰力努力拉高，就會內心保有希望啊～），說明部門的共同目標、共同KPI，也讓新人更有方向感。

３．各時間段內應閱讀文件與應完成之教育訓練

因應職務所需，各時間段內應閱讀哪些文件，應完成哪些教育訓練，一定要清楚列出，並指出文件存放地點、教育訓練完成方式（線上或是有同仁教），與閱讀過程中有遇到困難，可以找誰請益。

例如，３個月內要看完ＸＸＸ相關的所有作業辦法；６個月內要看完ＸＸＸ技術文件；３個月內要完成線上ＸＸＸ所有課程。

四、定期作業事項

１．週報／月報／季報等定期報告

部門管理，一定會有週報／月報／季報等定期報告，要向新人說明：

（１）以範例呈現，撰寫重點與呈現方式。第一次交付後，也要特別花時間向新人說明要調整之處，這樣才能更快符合呈現重點。

（２）文件儲存區或是交付方式：若是線上檔案共同編輯，要說明檔案在哪裡，何時要完成；若是各自Email交付給主管，也要提供交付報告的格式。

２．其他定期作業管理事項

其他定期作業事項，例如要定期版更ＸＸ技術文件，定期要版更ＸＸ專案文件，定期要檢查ＸＸＸ事項。要把定期作業事項列出，說明文件格式、時間點、文件儲存地（或交付方式）。

五、公司文件管理系統與關鍵性網站、資料夾儲存地

使用文件：Ｅ、文件管理管制程序（或是文件管理作業辦法）

公司會有文件管理系統與一些關鍵性網站、資料夾，建議要把這些列出清單並說明用途，例如文管系統、部門資料夾、專案資料夾、申請ＸＸ流程網站、公告區．．．新人有機會透過這些網站自己找到需要資訊，不須麻煩他人，也是加速新人上手的方法之一。

六、因應工作所需必要學會的專業知識與作業技巧

因應工作所需，一定要會的專業知識技巧有哪些？將相關內容清單列出。

例如一定要會Office、Office線上共同編輯文件功能、Sharepoint、Microsoft Project、Auto CAD…等因應工作所需必要學會的作業技巧

七、部門主管的工作要求

清楚列出部門主管自己對工作的要求。

例如，不接受開會遲到；若專案時程會延誤，至少需要在3天前告知；請假前一定要在定義的天數前和代理人溝通過，並設定信件自動回覆；不接受上班時間逛購物網站…等。

(代理人機制注意事項，可參考 【部門管理】第2篇：部門施行代理人機制之注意事項)

八、綜合上述內容所需文件清單

Ａ、公司組織架構圖；

Ｂ、組織職掌表；

Ｃ、電子郵件(Email)撰寫與發送重點；

Ｄ、職務說明書；

Ｅ、文件管理管制程序（或是文件管理作業辦法）

延伸閱讀：

１．【部門管理】第1篇：電子郵件(Email)撰寫與發送重點

２．【部門管理】第2篇：部門施行代理人機制之注意事項