專注漏斗｜時間管理的誤區，職場必備的心法

2021/06/19閱讀時間約 4 分鐘

我們在時間管理上常常都會犯下一些狀況，第一、列出待辦事項，讓自己壓力超大，結果更加地拖延，拖延後更加的罪惡，就算我們真可以用意志力去執行，長期下來，大腦依舊存在這巨大的壓力；第二、Rory Vaden在演講中，我們過去對時間管力的理解都是錯誤的，過去都是建構邏輯，並追求效率，過去學者對於行動的假設，彷彿認為人的能量永遠都是高峰，但事實上，我們不是機器，我們行動的能量更加複雜，意識上雖然控制著邏輯，但潛意識控制著能量，是個複雜的系統。

一、時間管理的變遷

1. 效率掛帥：忽略人不是機器的現實，造成理想與現實的落差

2. 時間管理矩陣：成功學大師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）提出，加入了急迫性和重要性的二維矩陣，排列出事情的優先順序，看似很好用，實際上也讓忙亂的人們有個具體的排序，讓人們去做真正重要的事情。

但沒有然後了，單純的排序而已，無法增加執行效率，如果花更多時間在上面，最後會發現，不過是浪費更多時間。其實可以單純內化，不需要思考太多在這上面。

依舊還是像個忙亂的倉鼠，不停工作。

Rory Vaden提出乘法的思維，在急迫性、重要性加入具體性，重視現實上更重要的事情，人想不想做。

3. 專注漏斗：考量到我們執行的動力，並非邏輯而是情緒，在正面情緒強大可以讓時間更有效率地完成，進而增加更多時間，做自己認為價值最高的事情，讓今天的行動創造明天更多的時間。

二、專注漏斗

專注漏斗的有四個層次

1. 拒絕和消除：你每個決定的背後，都是在拒絕另一個選擇，你接受了別人賦予你的任務，同一個時間你就沒辦法做其他事情了，因為時間和精力是有限的，不論你是否意識到，這件事情永遠都在發生。所以，拒絕掉那些無法讓你成長的事情，或是不屬於你的專案的事情，那是你把事情做好的責任。(延伸閱讀：責任分屬)

不要當該死的好人，還自以為公司的救世主，只會把自己累死。

2. 自動化：不要浪費時間在重複性的任務上，你可以試著帳單設定自動付款、設計固定的簡報模板、把所有需要重複性的任務，為此設計出自動化的流程，減少過程的思考和重複性的行為，那些都非常浪費時間，儘管為此，你需要製造自動化的系統，他會很花時間及精力，但一勞永逸的舒服絕對值得，這就是時間的複利。

3. 委託他人：當有些事情無法自動化時，委託他人是個好辦法。當我在聆聽Rory Vaden敘述他遇到她的養父的事情時(影片11:40-14:20)，他說到：「他意識到原來任何事情都可以委託，他向觀眾一笑，「就像我媽委託我找到我爸一樣」。

委託他人，有兩種情況，一是你並非專業，所以你委託專業；二是你是專業，但你沒有時間了，這時候你可以教育他人，用他的時間來幫你做事情。

4. 專注或是有目的的拖延：在這個階段剩下的任務就會讓你思考什麼事情應該要現在做或是未來再做，真正的不好的拖延就是卡在中間，你同時間什麼都想做，但結果就是什麼都做不好，這才是糟糕的，而有目的的拖延可以讓這件任務重新回歸到漏斗上，或是成為等等在做的事項，取決於你，讓你專注在一件事情上，甚至可以產生心流狀態，這才是種美德，在工作上才會有前進的感覺。