專注漏斗|時間管理的誤區,職場必備的心法

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我們在時間管理上常常都會犯下一些狀況,第一、列出待辦事項,讓自己壓力超大,結果更加地拖延,拖延後更加的罪惡,就算我們真可以用意志力去執行,長期下來,大腦依舊存在這巨大的壓力;第二、Rory Vaden在演講中,我們過去對時間管力的理解都是錯誤的,過去都是建構邏輯,並追求效率,過去學者對於行動的假設,彷彿認為人的能量永遠都是高峰,但事實上,我們不是機器,我們行動的能量更加複雜,意識上雖然控制著邏輯,但潛意識控制著能量,是個複雜的系統。

一、時間管理的變遷

1. 效率掛帥:忽略人不是機器的現實,造成理想與現實的落差
2. 時間管理矩陣:成功學大師史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)提出,加入了急迫性重要性的二維矩陣,排列出事情的優先順序,看似很好用,實際上也讓忙亂的人們有個具體的排序,讓人們去做真正重要的事情。

但沒有然後了,單純的排序而已,無法增加執行效率,如果花更多時間在上面,最後會發現,不過是浪費更多時間。其實可以單純內化,不需要思考太多在這上面。
依舊還是像個忙亂的倉鼠,不停工作。
Rory Vaden提出乘法的思維,在急迫性重要性加入具體性,重視現實上更重要的事情,人想不想做。
3. 專注漏斗:考量到我們執行的動力,並非邏輯而是情緒,在正面情緒強大可以讓時間更有效率地完成,進而增加更多時間,做自己認為價值最高的事情,讓今天的行動創造明天更多的時間。

二、專注漏斗

專注漏斗的有四個層次
1. 拒絕和消除:你每個決定的背後,都是在拒絕另一個選擇,你接受了別人賦予你的任務,同一個時間你就沒辦法做其他事情了,因為時間和精力是有限的,不論你是否意識到,這件事情永遠都在發生。所以,拒絕掉那些無法讓你成長的事情,或是不屬於你的專案的事情,那是你把事情做好的責任。(延伸閱讀:責任分屬)
不要當該死的好人,還自以為公司的救世主,只會把自己累死。
2. 自動化:不要浪費時間在重複性的任務上,你可以試著帳單設定自動付款設計固定的簡報模板把所有需要重複性的任務,為此設計出自動化的流程,減少過程的思考和重複性的行為,那些都非常浪費時間,儘管為此,你需要製造自動化的系統,他會很花時間及精力,但一勞永逸的舒服絕對值得,這就是時間的複利。
3. 委託他人:當有些事情無法自動化時,委託他人是個好辦法。當我在聆聽Rory Vaden敘述他遇到她的養父的事情時(影片11:40-14:20),他說到:「他意識到原來任何事情都可以委託,他向觀眾一笑,「就像我媽委託我找到我爸一樣」。

委託他人,有兩種情況,一是你並非專業,所以你委託專業;二是你是專業,但你沒有時間了,這時候你可以教育他人,用他的時間來幫你做事情。
4. 專注或是有目的的拖延:在這個階段剩下的任務就會讓你思考什麼事情應該要現在做或是未來再做,真正的不好的拖延就是卡在中間你同時間什麼都想做,但結果就是什麼都做不好,這才是糟糕的,而有目的的拖延可以讓這件任務重新回歸到漏斗上,或是成為等等在做的事項,取決於你,讓你專注在一件事情上,甚至可以產生心流狀態,這才是種美德,在工作上才會有前進的感覺。

三、時間管理目標

1. 最重要的是讓人發揮他最大的情緒動力
2. 做最重要的事情
3. 寧願一次把事情做好,好到不需要再次重工,而非被壓力趕出來結果品質很爛的作品

四、時間管理真正背後的思維:不是時間,而是人生管理

1. 價值排序:選出最重要的價值
2. 能量管理:保持身體、情緒、意識的平衡,保持健康很重要
3. 專注漏斗:運用上述的專注漏斗來進行專案
4. 專注:行動的複利,讓事情有品質到你可以內化成為經驗,讓成長成指數成長
最後,誠摯的建議,不要隨意的專注,請專注在你有動力的事情上,當你沒有任何動力時,學會放鬆休息是很重要的。
資料來源:
特此感謝,凱西姊姊分享與糰子大人的整理。

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昆陽 Peace 2021.6.19
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世界很大、我們的內心也很深,我們常常在往外尋找有價值的事物,但卻忘記往內尋, 認識自己一直是我們的責任,但往往我們也是傷害自己最深的人。 我是昆陽,我希望用我的觀點為你帶來點新的想法,
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 出社會有幾個心態我認為需要建立起來,對未來的發展都會很有幫助。 1.把自己位置升至與對方平視的地位:自信但不自傲 2.請把自己當作老闆,而你提供的是一個合理的服務,你該審思對方的需求,而你是否能夠提供對方需要的服務。 3.誠實為上,畢竟你也不會想要對方用演戲的方式欺騙你。
進入市場,朋友你得明白這就是場修練,現實的市場、資源的分配、大局的變化種種都影響著你,不論你在哪個產業,不論你月薪多少,高或低,你必須把自我價值脫離於這些結果。 並非沒有賺錢就代表你沒有價值,而是你的策略失敗或是這個產業就是低薪,如此單純;賺很多錢,又如何,也從來不代表你做人成功。
從非財務的角度看,薪酬和認可可能更加微妙。例如:身為團隊的一員,得到公平待遇和重視的感覺,是你會想要在工作中尋求賞識的訊息。你的主管和同事邀請你參加重要會議,將你分配到更具影響力的訊息,尋求你對工作上的看法,或單純對你個人表現感到個人興趣,都可以傳達這些訊息,而不是只把你當作小角色。-Roger
不論是想要理想的人生,能量的運用是非常重要,時間和錢就是我目前最重要的資源,能不能逐漸走向自己理想的生活?能不能在工作中感受到意義感? 職涯規劃和財務管理成為目前我的生活很重要的事情,如何在安全的情況下,逐步轉職成我所理想的工作,成為我目前正在努力的事情。如果一年後的生活還是一樣,我絕對會打死自己。
事實上,大家想要逃避的工作,是逃不掉的,沒有不工作就能存活的道理,如果想要投機取巧,最終還是會遇到一個哲學命題:「你想要怎樣的理想生活?」 套一句上一輩很愛說的話:「你的興趣無法賺錢,你還是去考公務人員吧」。 我們要的生活難道一定會跟工作衝突嗎?而工作一定是痛苦的嗎?
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